Keuze payrollbedrijf

U wilt met uw medewerkers gaan payrollen en heeft inmiddels alle voordelen en nadelen van payroll naast elkaar gelegd en zoekt nu alleen nog een payrollbedrijf niet te ver uit uw buurt en die bekent in uw branche is. Om u in uw keuzetraject verder te helpen, geven wij hieronder in 10 stappen aan waar u, als u een goed payrollbedrijf voor u en uw medewerkers wilt kiezen, op moet letten.

Stap 1:
Wat is de reden dat u wilt gaan payrollen? Ofwel, wat is uw voornaamste koopmotief?

Wilt u namelijk alleen uw medewerkers laten verlonen en juridisch zelf in dienst houden. Kiest u dan voor de payroll services van een payrollbedrijf zoals ADP, Raet, SD Worx of Centric (zie ook payroll vormen).

Heeft u echter meer behoefte aan ontzorging op gebied van personeelsadministratie en juridische arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s, v.w.b. ziekte en ontslag, en/of wilt u het juridisch werkgeverschap van uw werknemers uitbesteden, dan kiest u voor payroll bij een eigen payrollbedrijfs-CAO, ABU of NBBU payrollbedrijf.

Wij gaan in ons onderstaande stappenplan van de laatste vorm van payroll, waarbij een payrollbedrijf de juridische werkgever van uw personeel wordt, uit.

Stap 2:
Welk soort medewerker(-s) wilt u gaan payrollen?

Zijn dit studenten/scholieren, parttimers/fulltimers, oproepkrachten, bepaalde of onbepaalde tijdscontract, uitzendkrachten/gedetacheerden, AOW-gerechtigden, kennismigranten, buitenlandse of grenswerknemers, zzp’ers of freelancers? Dit is namelijk van belang in uw keuze, die u straks tussen een gecertificeerd ABU, NBBU of eigen bedrijfs-CAO payrollbedrijf gaat maken.

Beide brancheorganisaties en payrollbedrijfs-CAO payrollbedrijven hebben namelijk nu nog een eigen CAO en vaak een pensioenregeling, die voor uw werknemers anders is geregeld.

Wilt u echter de primaire arbeidsvoorwaarden, als in uw eigen branche CAO, zoveel mogelijk hetzelfde voor uw medewerkers hebben geregeld, dan maakt het niet veel uit of u nu gaat payrollen bij een ABU-, NBBU- of eigen bedrijfs-CAO payrollbedrijf. Met de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WBA) dienen zij namelijk allemaal vanaf dag 1 de gehele inlenersbeloningsstructuur vanuit uw eigen CAO over te nemen en voor wat betreft het ontslagrecht aan de bepalingen vanuit de Wet werk en Zekerheid te voldoen. Daarnaast zijn de regelingen v.w.b. ziekte en ontslag bij hen duidelijk en goed vastgelegd en beschikken zij over een degelijk pensioen (StiPP of sommige payrollbedrijven hebben zelfs een aansluiting bij uw eigen bedrijfstakpensioenfonds, BPF).

Ziet u uw (flex-)medewerkers meer als uitzendkrachten en/of werkt u voor deze groep al met een uitzendbureau samen. Dan adviseren wij u qua payrolltarieven met een eigen payrollbedrijfs-CAO, ABU- of NBBU-payrollbedrijf te gaan praten. U werft dan uw werknemers zelf en zij vallen dan onder de eigen payrollbedrijfs-, ABU- of NBBU-CAO, maar u betaalt wel een aanzienlijk lager payrolltarief dan uw huidige uitzendtarief (zie ook payrollberekening).

Stap 3:
Op welke keurmerken, certificering of verklaringen moet u bij een payrollbedrijf letten?

Allereerst kijkt of vraagt u naar de certificering, waar u met uw medewerkers op dit moment ook aan moet voldoen. Het payrollbedrijf dient hier namelijk (vaak) ook over te beschikken, als zij uw medewerkers straks volgens de laatste wet- en regelgeving wil payrollen. Voorbeelden zijn VCA, VCU, ISO, erkend beveiligingsbedrijf etc.

Vervolgens is het belangrijk dat het payrollbedrijf over een recente NEN-4400 certificering (voor inhoud keurmerk, zie NEN-4400 certificering) beschikt en bij 1 van de bovenstaande brancheorganisaties is aangesloten.

Als het payrollbedrijf een NEN-4400 certificering heeft, mag zij het keurmerk van de SNA (Stichting Normering Arbeid) en/of VRO (Vereniging tot Regulering Onderaanneming) voeren. Dit certificaat biedt u zekerheid over de bonafiditeit van het payrollbedrijf en bewijst dat de personeelsadministratie op orde is en alle belastingen en premies correct zijn afgedragen door het payrollbedrijf. Alle gecertificeerde payrollbedrijven zijn opgenomen en terug te vinden in het Register Normering Arbeid.

Tot slot vraagt u naar een recente WKA-verklaring (verklaring betalingsgedrag Belastingdienst), waarover een ieder gerespecteerd payrollbedrijf in Nederland dient te beschikken, en/of checkt u de jaarverslagen bij de KVK van het payrollbedrijf.

Stap 4:
Wat is mijn bedrijfsactiviteit en waar ben ik gevestigd? 

Het is belangrijk om een payrollbedrijf te kiezen, die weet wat er in uw branche speelt, b.v. qua wet- en regelgeving of CAO-bepalingen en daarnaast zijn payrolldiensten in uw vestigingsplaats aanbiedt. De mentaliteit in het westen van ons land, b.v. Den Haag, verschilt nogal met die van ondernemers en werkgevers in Zwolle en omgekeerd.

Stap 5:
U vraagt een payrollofferte of adviesgesprek aan?

U kunt alle bijna 3.000 payrollbedrijven in Nederland individueel gaan benaderen en vervolgens door de bomen het bos niet meer zien. Of u vraagt een scherpe transparante payrollofferte van een payrollbedrijf in uw branche en bij u in de buurt via Payrollsite.nl aan.

Doet u de zoektocht toch zelf. Checkt u dan allereerst het payrolltarief (payrollfactor) in uw payrolloffertes en vermenigvuldigt u dit met € 10 brutoloon excl. reserveringen (dus zonder vakantiegeld en -dagen, idem het bruto uurloon uit uw CAO of Wettelijk Minimum Loon (WML))!! Is de payrollfactor of tarief veel lager dan uw eigen personeelskosten per uur (eigen payrolltarief), circa 1,40-1,50, dan klopt er al iets niet.

Dit zou namelijk betekenen, dat het payrollbedrijf op ieder uur verlies zou draaien. Wat natuurlijk dus niet logisch is! Of dat het payrollbedrijf reserveringen en/of kosten uit uw aangeboden payrollfactor heeft weggelaten. Dit laatste is dus eerder het geval en zij zal dan aan u alsnog b.v. de begeleiding bij ziekte en ziektedagen (nacalculatie) of vakantie-, feest-, bijzonder verlof-, kort verzuim- of ADV- of ATV-dagen en/of kosten met betrekking tot ontslag doorbelasten.

Vervolgens kijkt u wat er wel en vaak niet in uw payrolltarief en payrollfactor van uw payrollaanbieder zit (zie payrolltarief checklist). Let u hier vooral op de punten voor wat betreft de regelingen en afspraken rond ziekte (nacalculatie?), ontslag (welke juridische kosten worden door belast) en pensioen!

Stap 6:
Waar moet u op letten bij uw verschillende payrollaanbiedingen, c.q. offertes?

Allereerst kijkt u dus wat er in (1.) de payrollfactor van het desbetreffende payrollbedrijf zit (zie onderstaande opbouw payrollfactor), daarna doorloopt u onze (2.) payrolltarief checklist (let u dus hier vooral op de punten voor wat betreft de regelingen en afspraken rond ziekte (nacalculatie?, welke arbodienst en/of ziekteverzuimverzekering?), ontslag (welke juridische kosten worden door belast, eigen jurist ter beschikking?) en pensioen (eigen/StiPP/BPF)) en maakt u diverse (3.) payrolltariefberekeningen voor de verschillende werknemers, die u in dienst heeft/op de payroll wilt plaatsen.

1. Opbouw payrollfactor:

Brutoloon werknemer:
* Netto salaris werknemer;
* Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. WW-premie, basispremie WAO/WIA, gedifferentieerde premie Whk, ziektekosten Verzekeringswet, eigen risicodrager ziektewet) (24%), scholingsfonds (1,02%) en pensioen (gemiddeld (11%);

+

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:
* Reservering vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
* Reservering vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
* Reservering feestdagen (2,6%, 5-7 dagen);
* Reservering ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
* Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
* Evt. ADV of ATV, senioren- en kortdurend zorgverlofdagen (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo));
* Wachtdagcompensatie;
* Indirecte werkgeverslasten o.a. ziekteverzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

+

Toeslag (marge) payrollbedrijf:
* O.a. Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico’s, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en werknemers.

= Payrollfactor

Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten en indirecte werkgeverskosten (boekhouder, accountant en verzekeringen) rond een werknemer, zonder de opslag van een payrollbedrijf, voor u als werkgever in eigen dienst dus circa 40-50%.

Uw exacte payrollfactor (v.w.b. opslag) bij een payrollbedrijf is per aanbieder verschillend en zoals u zult begrijpen, afhankelijk van a.) de functie van de werknemer, b.) de geldende CAO, c.) het aantal gewerkte uren (het werk rond 1 payrollwerknemer is verhoudingsgewijs duurder dan bij 20) en d.) het ziekteverzuim onder uw werknemers over de afgelopen jaren binnen uw bedrijf.

Vraagt u daarnaast bij het payrollbedrijf wat uw payrollfactor is, als er een e.) koppeling v.w.b. de urenregistratie- en verwerking, met uw kassa of urenregistratiesysteem kan worden gemaakt. I.v.m. minder werkzaamheden en kans op minder fouten bij het payrollbedrijf hierdoor, is een lagere payrollfactor en dus ook een lager payrolltarief bij het payrollbedrijf niet meer dan logisch.

Tot slot, let u bij een payrollbedrijf ook goed op de mogelijke verschillende payrolltarieven door het f.) verschil in betalingstermijnen. Het payrollbedrijf financiert namelijk de salarissen van uw werknemers bij payroll voor en hoe sneller u dus betaalt (automatische incasso), hoe lager de payrollfactor vaak zal zijn.

3. Payrolltariefberekeningen

Nu u dit alles over een payrollfactor weet, kunt u een payrollberekening maken. Zodat u weet wat uw payrollwerknemer u als werkgever per daadwerkelijk gewerkt uur kost (kostprijs per uur is nl. het payrolltarief).

Het meest transparant is deze payrolltariefberekening altijd op basis van de bovenstaande opgebouwde payrollfactor (dus incl. alle kostenposten en reserveringen) en deze te vermenigvuldigen met een bruto excl. uurloon van €10,-. U kunt het exacte bruto exclusief uurloon voor uw werknemer ook vaststellen vanuit de voor u geldende-CAO of het Wettelijke Minimum Loon (WML) per uur voor uw medewerker hanteren en deze te vermenigvuldigen met de payrollfactor van het payrollbedrijf. De payrolltariefberekening bij een payrollbedrijf ziet er dan als volgt uit.

Payrolltarief (=payrollkosten werkgever per daadwerkelijke gewerkt uur):

€10,- bruto uurloon (CAO-loon/WML) x b.v. 1,65 (payrollfactor) = €16,50

Wilt u bovenstaande payrolltarief met uw eigen interne payrolltarief (=personeelskosten per uur) vergelijken, dan vermenigvuldigt u het bovenstaande payrolltarief met 0,88 en voor studenten en/of scholieren met 0,90 (minder reserveringen en ziekterisico).

Studenten kennen namelijk een studententarief. Studenten mogen tijdens vakantieperiodes namelijk zes weken in Nederland (uitzondering hierop is de duur van 12 maanden voor studenten in de eigen payrollbedrijfs-CAO’s en NBBU-CAO) achtereen voor een lager payrolltarief in dienst van een payrollbedrijf zijn. Hierdoor hebben zij gedurende deze periode lagere sociale premies, geen pensioen i.v.m. leeftijd en geen ziekterisico.

De genoemde percentages zijn ongeveer de percentages dat uw payrollwerknemer daadwerkelijk productief voor u is (zie o.a. reserveringen vakantiedagen, feestdagen, kortverzuim, bijzonder verlof, zorgverlof, ADV en ATV dagen, seniorendagen en ziektedagen). De berekeningen zien er dan als volgt uit:

Payrolltarief werkgever per uur =

€10,- bruto uurloon (CAO-loon/WML) x b.v. 1,65 payrollfactor x 0,88 = €14,52

en

Kostprijs personeelskosten ondernemer per uur =

€10,- bruto uurloon (CAO-loon/WML) x 1,4-1,5 (directe werkgeverslasten (b.v. pensioen/belastingen) + indirecte werkgeverslasten (b.v. ziekteverzuimverzekering, accountant, arbodienst etc.) = €14,00 – 15,00

U ziet voor een minimaal verschil per uur, bent u van al uw administratieve rompslomp en arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s voor ziekte en ontslag verlost.

Hoe dit kleine verschil kan? Dit komt doordat payrollbedrijven veel payrollwerknemers (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland momenteel) in dienst hebben en zij hierdoor verzekeringen en arbodienst goedkoper in kunnen kopen. Daarnaast kennen zij een hoge automatiseringsgraad m.b.t. de salaris- en personeelsadministratie (urenverwerking) en hebben zij een strakke ziektebegeleiding, waardoor hun verzuimpercentages lager dan het landelijk gemiddelde liggen.

Stap 7:
Schakel uw financieel adviseur of accountant in voor een objectieve kijk.

Zeker bij fulltime medewerkers adviseren wij u om de overgang naar payroll met hen te bespreken.

Zij kennen immers uw bedrijf, verzekeringen en personeelskosten vaak door en door en weten hoe de volgende zaken bij u zijn geregeld of kosten: verzuimverzekering, rechtsbijstandverzekering, aansprakelijkheidsverzekering, arbodienst, kosten ziekte- en re-integratiebegeleiding, arbeidsdeskundigonderzoeken, werkplek aanpassingen, RIE, kosten loonadministratie, werkgeverslasten (eigen risicodragerschap), pensioenpremies, kosten uitzendbureaus, juridische bijstand bij arbeidsovereenkomsten opstellen of arbeidsconflicten, transitie- of ontslagvergoedingen, boetes UWV, arbeidsinspectie of Belastingdienst ….

Eigenlijk als u dit allemaal zo bekijkt, komt er rond personeel heel wat op u als werkgever af. Vandaar dat accountants payroll vaak aan hun klanten aanbevelen. Zij weten namelijk dat de personeels- en salarisadministratie en zaken rond ziekte en ontslag door het payrollbedrijf voor hun klanten professioneel wordt geregeld en zij zich met hun expertise op gebied van cijfers (core business) nog steeds bij payroll binnen het bedrijf van een ondernemer/werkgever kunnen bezighouden.

Stap 8:
U hebt uw keuze gemaakt maar vraagt zich af hoe het traject nu verder gaat en waar u eventueel nogmaals op moet letten?

Hieronder treft u enkele punten aan, die voor u en uw medewerkers in het vervolgtraject bij payroll van belang kunnen zijn:

1. Laat het payrollbedrijf een voorlichtingssessie aan uw medewerkers geven;
2. Laat het payrollbedrijf pro forma berekeningen aan de hand van de laatste loonstroken van uw medewerkers maken. Hierdoor zien uw medewerkers dat hun nettolonen straks niet verschillen;
3. Is er behoefte voor een pensioenvoorlichting aan uw medewerkers? Laat het payrollbedrijf een aparte sessie of individuele afspraken met een pensioenadviseur voor uw medewerkers regelen;
4. Geef duidelijk door aan het payrollbedrijf, dat zij er voor moeten zorgen dat voor de eerste verloning alle administratieve zaken zijn geregeld. Een veel gehoorde klacht bij veel payrollbedrijven bij de (eerste) verloning is namelijk: “We kunnen uw medewerkers niet verlonen, want we hebben het arbeidscontract, kopie ID, inschrijfsetje etc. nog niet terugontvangen. Het payrollbedrijf moet u bij payroll ontzorgen i.p.v. belasten!;
5. Worden uw studenten of scholieren voor het afgesproken studententarief verloond? Geef aan dat het payrollbedrijf verantwoordelijk is voor het verkrijgen van de studenten- en scholierenverklaringen en dat u geen hoger payrolltarief gaat betalen als deze voor de eerste verloning nog niet binnen zijn;
6. Waar kunnen u en uw medewerkers straks met vragen terecht? Werkt het payrollbedrijf met 1 aanspreekpunt voor al uw vragen of heeft u met diverse personen en interne afdelingen te maken? Vraag daarnaast ook of uw contactpersoon fulltime of parttime werkt. Niets is namelijk zo vervelend om straks te horen dat hij of zij op die dag niet werkt!;
7. Hoe wilt u uw uren aanleveren? Online, email, telefonisch of per fax;
8. Kan er een koppeling met uw urenregistratiesysteem en het verloningssysteem van het payrollbedrijf worden gemaakt en wat wordt het payrolltarief dan? Laat het payrollbedrijf i.v.m. mogelijke fouten altijd een test run/schaduw verloning voor de eerste verloning doen!;
9. Laat het payrollbedrijf u en uw werknemers een training of handleiding geven, zodat u straks de uren online kunt doorgeven en managementrapportage vanuit het systeem kunt inzien/downloaden en uw werknemers b.v. hun loonstroken, jaaropgave, payroll contract en (boven) wettelijke vakantiedagen kunnen bekijken;
10. Hoe wilt u uw medewerkers laten verlonen? Wekelijks, 4-wekelijks of maandelijks (op nacalculatie of o.b.v. daadwerkelijke gewerkte uren in de maand);
11. Hoe wilt u betalen? Automatische incasso (gangbaar in de payrollbranche) of een betalingstermijn (let hierbij op een eventuele opslag/hogere payrollfactor!);
12. Informeer of het payrollbedrijf over een afgeschermde G-rekening beschikt, zodat u hierop eventueel een deel van het factuurbedrag kunt storten (welke %)?;
13. Hoe wilt u uw factuur ontvangen? Digitaal en/of per post;
14. Hoe willen uw medewerkers hun loonstroken ontvangen? Digitaal in een afgeschermde omgeving via het internet of per post/email;
15. Kan het payrollbedrijf u als DGA ook verlonen en wat zijn de kosten hiervoor (meestal gratis)?;
16. Helpt het payrollbedrijf u ook gratis met functionerings- en/of beoordelingsgesprekken, indien u dit wilt gaan doen en nog nooit heeft gedaan?;
17. Helpt het payrollbedrijf u ook gratis met het regelen van een risico-inventaris en -evaluatie (RI&E)?;
18. Waar melden uw medewerkers zich ziek, welke arbodienst heeft het payrollbedrijf en welke arts doet de controles?
19. Vraag na welk arbodienstcontract en/of verzuimbegeleidingspakket het payrollbedrijf heeft (standaard of uitgebreid). Dit geeft aan hoe het payrollbedrijf op verzuim en ziekte- en/of re-integratiebegeleiding bij/van uw werknemers is voorbereid;
20. Maak afspraken wanneer u uw scholingsfondsfacturen kunt indienen (1,02 % van uw brutoloonsom wordt namelijk door het payrollbedrijf voor scholing van uw medewerkers gereserveerd). Vaak vergeten payrollklanten dit aan hun payrollaanbieder terug te vragen;
21. Communiceert u tijdig met uw medewerkers dat u wilt gaan payrollen en bij welk payrollbedrijf u dit wilt gaan doen. Dit zodat uw besluit niet voor verrassingen op de werkvloer zorgen en uw werknemers de tijd krijgen zich in te lezen en voor te bereiden;
22. Tot slot, maak een afspraak met het payrollbedrijf voor een evaluatie na de eerste of tweede verloning. Zo kunt u bovenstaande punten nog een keer, v.w.b. naleving door het payrollbedrijf, controleren.

Heeft u twijfels bij enkele bovenstaande punten, stel de verloning bij het payrollbedrijf dan met 1 of 2 periodes uit of zoek een professioneler payrollbedrijf voor u en uw werknemers. Bij dit laatste besluit kunt u dit doen door een payrollofferte of adviesgesprek bij ons aan te vragen!

Stap 9:
Check de voorwaarden en afspraken voor wat betreft beëindiging of opzegging van uw payrollovereenkomst bij het payrollbedrijf.

Aan ieder goed payroll huwelijk kan ook een einde komen. Meestal geldt hier een opzegtermijn van 2/3 periodes. Dit heeft alles te maken met het netjes terugleveren van de personeels- en salarisadministratie aan u en dat u de tijd heeft om alles weer zelf netjes voor uw personeel te kunnen regelen (aanmeldingen, arbeidscontracten etc.).

Stap 10:
Ga iets doen, wat u al tijden had willen doen (bucket list)!

Want u zult als ondernemer en/of werkgever merken dat payroll u meer vrije tijd zal opleveren.

Enkele erkende en gecertificeerde payrollbedrijven in Nederland zijn (zie ook payroll brancheorganisaties, ABU- en NBBU-ledenlijst): Persoonality Payrolling, Driessen Payroll, Randstad Payroll Solutions, Adecco Payroll, Kolibrie Payroll, Tempo-Team Payroll, Connexie Payroll, Repay Payroll, Ziezzo Payroll, E-payroll, Payroll Select, Payroll Talent, Tentoo Payroll, Please Payroll , One Payroll, Prokx Payrolling, Luba Payroll, Cardan Payroll, Payper, Easy Staff Payroll Services, Fortium Payroll, Pay for People Payroll, Payroll Company, Nedflex Payrolling, Direct Payrolling, WePayPeople en PRO Payroll.

Vraag direct een offerte aan!
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.