Payroll tips en tricks lijst

Om tot de juiste payrollbedrijf keuze te komen. Hebben wij hieronder nog even enkele payroll tips & tricks voor u op een rijtje gezet.

Payroll tips en tricks

1. Check de financiële betrouwbaarheid van een payrollbedrijf

Check de financiële betrouwbaarheid van een payrollbedrijf (bij twijfel vraag via de Kamer van Koophandel de laatste jaarcijfers op!) en doe alleen zaken met payrollbedrijven waarvan u zeker weet dat ze financieel betrouwbaar en solide zijn.

Hiervoor geldt minimaal het keurmerk NEN-4400, een recente WKA-verklaring van de Belastingdienst en de beschikking over een G-rekening.

Payrollbedrijven die bij de brancheorganisaties ABU en NBBU zijn aangesloten. Moeten sowieso over een NEN-4400 certificering beschikken (zie ook payroll brancheorganisaties).

2. Check de CAO verschillen bij payroll

Voor de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans per 1 januari 2020 was het goed om de mogelijke verschillen voor uw werknemers, vanuit uw eigen huidige CAO ten opzichte van die bij een payrollbedrijf te checken.

Dit gold voor o.a. wachtdagen, loondoorbetalingspercentages bij ziekte, kortverzuim, bijzonder verlof en kortdurend zorgverlofregeling, gehanteerde salarissen en toeslagen en pensioenregeling (check ook o.a. onze pagina’s payrolltarief checklist, payroll en pensioen en payroll en ziekte).

De genoemde verschillen mogen er met de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans echter niet meer zijn. Payrollbedrijven dienen namelijk vanaf 2020 de gehele inlenersbeloningsregeling vanuit uw CAO over te nemen.

Daarnaast is het voor payrollbedrijven per 1 januari 2021 ook verplicht om in eerste instantie voor haar payrollwerknemers een aansluiting bij het voor uw branche geldende bedrijfstakpensioenfonds (Bfp) te regelen.

Is dit niet mogelijk dan dienen payrollbedrijven zelf een ‘adequaat’ pensioenregeling (14,6% werkgeverspremie) voor hun payrollwerknemers te regelen. In het laatste geval is het nog wel goed om na te gaan bij wie en onder welke voorwaarden dit is geregeld.

Tenslotte, controleer ook altijd welk secundaire arbeidsvoorwaarden het payrollbedrijf voor uw werknemers heeft geregeld (b.v. collectiviteitsregelingen voor verzekeringen, kortingen op telefoons, vakanties, sportscholen of concerten).

3. Vraag om referenties van het payrollbedrijf

Vraag om referenties en schroom niet die na te bellen!

4. Schakel uw financieel adviseur of accountant bij payroll in

Betrek uw financieel adviseur of accountant bij de besluitvorming rond payroll.

Zij kennen immers uw bedrijf, verzekeringen en personeelskosten vaak door en door en weten hoe de volgende zaken bij u zijn geregeld of kosten: verzuimverzekering, rechtsbijstandverzekering, aansprakelijkheidsverzekering, arbodienst, kosten ziekte- en re-integratiebegeleiding, arbeidsdeskundigonderzoeken, werkplek aanpassingen, RIE, kosten loonadministratie, werkgeverslasten (eigen risicodragerschap), pensioenpremies, kosten uitzendbureaus, juridische bijstand bij arbeidsovereenkomsten opstellen of arbeidsconflicten, transitie- of ontslagvergoedingen, boetes UWV, arbeidsinspectie of Belastingdienst …

5. Vraag meerdere payrolloffertes aan

Vraag meerdere payrolloffertes aan en vergelijk goed wat u wordt aangeboden. Gebruik hiervoor onze payrolltarief checklist.

Bij een payrollofferte via ons van payrollsite.nl is deze check al voor u gedaan!!

6. Check de regelingen bij ziekte en ontslag

Let u vooral in het aanbod van payrollbedrijven op de regelingen voor wat betreft ziekte en ontslag.

Voor het punt ziekte geldt de mogelijke nacalculaties van de kosten of een verhoging van uw payrollfactor bij veel voorkomend ziekteverzuim in een bepaalde periode binnen uw bedrijf.

Bij ontslag moet u goed opletten wat er met betrekking tot dossiervorming bij ontslag van u wordt verlangd, wat uw kosten bij een herplaatsingstraject en uw eventuele kosten bij een ontslagvergoeding (o.a. transitievergoeding) zijn.

7. Check de verlof, vrije en ziektedagenreserveringen

Let u in uw aanbod er ook op of alle ziektedagen (nacalculatie), vakantie-, feest-, bijzonder verlof-, kort verzuim-, senioren of ADV- of ATV-dagen en overige vrije dagen of uren reserveringen door het payrollbedrijf in haar payrollfactor zijn verwerkt/versleuteld. En dus niet achteraf door het payrollbedrijf aan u in rekening worden gebracht. Goedkoop is bij payroll dan duurkoop!

8. Vraag naar een dienstverleningsvariant van payroll

Vraagt u vooraf of het payrollbedrijf over een “Dienstverleningsvariant” beschikt. De benaming hiervan kan anders zijn (bijvoorbeeld Jobtimize bij Fortium Payroll in Almelo, zie ook payrollvormen).

Van payrollbedrijven eisen wij dat zij een “Dienstverleningsvariant” kunnen aanbieden en regelen! Deze “Dienstverleningsvariant” dient namelijk voor soms oudere werknemers te worden toegepast. Dit zodat zij eventuele VUT-rechten bij een overstap naar payroll niet zullen verliezen.

Daarnaast kan deze variant van pas komen als een werknemer pertinent weigert over te stappen naar payroll. En hij/zij hierdoor de overgang van een ondernemer en andere werknemers naar payroll blokkeert. Voor hem/haar wordt dan in eerste instantie deze variant van payroll (tijdelijk) toegepast. Hij/zij blijft dan nog (even) in dienst van de ondernemer en/of werkgever.

9. Vraag het lage-inkomensvoordeel (LIV) of jeugd-LIV terug

Bent u of is uw payrollbedrijf wel bekend met het lage-inkomensvoordeel (LIV)? Wij van payrollsite.nl merken ieder jaar weer dat werkgevers en payrollbedrijven hier niet mee bekend zijn. En dat terwijl dit belastingvoordeel tot wel € 1.000 per payrollwerknemer kan opleveren.

Hoe werkt het lage-inkomensvoordeel (LIV) precies?

Vrij eenvoudig. Het payrollbedrijf ontvangt dit automatisch. Als uit de loonaangifte blijkt dat uw payrollwerknemer:

    1. 22 jaar of ouder is;
    2. tot maximaal 125% van het minimumloon verdient;
    3. en minimaal 1248 uur heeft gewerkt in een kalenderjaar (±24 uur per week).

Lage-inkomensvoordeel (LIV) bij payroll

Let dus goed op of uw payrollwerknemers dit urencriterium behalen. Het zou namelijk jammer zijn als uw payrollwerknemers nét onder dit criterium zitten. En u het uiteindelijke LIV zou mislopen. Als juridisch werkgever bij payroll ontvangt het payrollbedrijf het LIV. Laat uw payrollbedrijf dit 1:1 netjes naar u terugvloeien of laten zij u in het ongewisse? Voor jongeren tot 22 jaar geldt het jeugd-liv!

Jeugd-LIV en payroll

Met ingang van 1 januari 2018 is de regeling van het jeugd-LIV in werking getreden. Werkgevers en dus ook payrollbedrijven met payrollwerknemers van 18 tot en met 20 jaar worden via het jeugd-LIV gedeeltelijk gecompenseerd voor de toegenomen loonkosten.

Om aanspraak te maken op het jeugd-LIV is een aantal zaken belangrijk om te weten:

    1. De jeugd-LIV regeling geldt vanaf 1 januari 2018;
    2. De regeling compenseert werkgevers/payrollbedrijven met terugwerkende kracht vanaf 1 juli 2017;
    3. Het voordeel wordt berekend per uur;
    4. Het voordeel verschilt per leeftijdsgroep;
    5. Het voordeel is gebonden aan een maximum bedrag per payrollwerknemer per jaar;
    6. Het voordeel is niet gebonden aan een minimum aantal verloonde uren van de payrollwerknemer in tegenstelling tot het LIV.

Aan het jeugd-LIV zijn voorwaarden verbonden. Deze regeling kijkt met name naar leeftijd en het minimum uurloon dat de payrollwerknemer verdient. Voorwaarden zijn:

    1. De payrollwerknemer is verzekerd voor werknemersverzekeringen;
    2. De payrollwerknemer op 31 december 2019 18, 19 of 20 is;
    3. De payrollwerknemer een gemiddeld uurloon heeft dat past bij het wettelijk minimumloon voor zijn/haar leeftijd.

Bij onze geselecteerde payrollbedrijven ontvangt u het ontvangen lage-inkomensvoordeel (LIV) en jeugd-LIV 1:1 terug!

10. Kondig uw overstap naar payroll op tijd aan

Communiceert u tijdig met uw werknemers. Zodat uw besluit om van payroll binnen uw bedrijf gebruik te gaan maken. Niet voor verrassingen en onrust op uw werkvloer zorgt.

Meer payroll informatie

Wilt u naast de genoemde payroll tips & tricks nog meer over o.a. de voordelen, tarieven en kosten van payroll weten? Vraagt u dan nu snel een gratis geheel vrijblijvend payrolladviesgesprek of payrollofferte op maat bij ons aan.

NEN-4400 gecertificeerde payrollbedrijven in Nederland

De volgende onderstaande, erkende en NEN-4400 gecertificeerde payrollbedrijven, op alfabetische volgorde, ontzorgen duizenden ondernemers en werkgevers in Nederland en hebben hierdoor enkele 10.000en werknemers op de payroll bij hen staan (zie ook payroll brancheorganisaties, ABU- en NBBU-ledenlijst): Abflexkracht payroll, Adecco Payroll, BC Group Payroll, Com.pas Payrolling, Connexie Payroll, Devocare Payroll, Driessen Payroll, FlexExpert Payroll B.V., Fortium Payroll B.V., Get Payrolling BV, GJ Pay-Roll BV, Holland Payroll B.V., Koers Oost Payroll B.V., Kolibrie Payroll, Lean Payroll Service B.V., Level One Payroll, Manpower Payroll Solutions, Nedflex Payrolling, Next Payroll B.V., One Payroll, Pay to Payroll, Pay for People Payroll B.V., Pay for People Payroll, Payroll Nederland, Payper, Payroll Professionals B.V., Payroll Select, Persoonality Payrolling, Please Payroll B.V., Pro Payroll, P-services Payroll, Randstad Payroll Solutions, Renew Payroll B.V., Repay HRM B.V., Select Payrolling, Servorg Payroll BV, Smart Payroll Services BV, Tempo-Team Payroll Services, Tentoo Payroll B.V., WePayPeople Payroll, Wijco Payrolling B.V.

Vraag direct een offerte aan!
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.