Payroll factor

Voor alle werkzaamheden en arbeidsrechtelijke werkgevers risico’s zal een payroll bedrijf u een toeslag doorberekenen. Deze toeslag of vergoeding zit in een payroll factor, ook wel loonsom of omrekeningsfactor genoemd, van een payroll bedrijf verwerkt. Een payroll factor bestaat in de basis uit twee kostensoorten en dus een toeslag voor het payroll bedrijf.

Payroll factor en tarief

Een payroll factor in Nederland ligt ongeveer tussen de 1,50-1,80. Zij bestaat uit verschillende componenten. Die u zelf ook heeft. Wanneer u in Nederland werknemers in dienst heeft. O.a. netto loon, een deel UWV, afdrachten Belastingdienst, premies verzekeringen, pensioen, RIE, arbodienst, reserveringen etc.

Checkt u bij een payroll offerte dus altijd eerst de payroll factor of tarief van het payroll bedrijf. Zie hiervoor ook onze payroll tarief checklist.

Als u het payroll tarief voor een werknemer wilt berekenen. Moet u de aangeboden payroll factor met een bruto “exclusief uurloon” van €10,- (dus zonder reserveringen vakantiegeld en dagen) vermenigvuldigen. Op deze wijze kunt u voor ieder gewerkt uur van een payroll werknemer zo een payroll kostprijs berekening maken.

Ook kunt u het bruto exclusief uurloon op de loonstrook van uw payroll werknemer of vanuit uw CAO voor uw payroll berekening gebruiken.

Verschillen eigen personeelskosten en payroll kosten

De grootste verschillen met uw eigen bovenstaande personeelskosten zijn echter dat de verplichte afdrachten. Op verschillende momenten door u dienen te worden betaald en uw arbeidsrechtelijke werkgevers risico’s v.w.b. ziekte en ontslag niet vooraf zijn afgebakend.

Doordat een payroll bedrijf de ziekte en ontslag risico’s omtrent uw werknemers bij payroll van u overneemt. Bakent u deze risico’s met payroll af. Wist u dat een dag verzuim of ziekte een werkgever in Nederland gemiddeld €250 kost!!

Voor een werkgever en ondernemer in Nederland is de post personeelskosten vaak de grootste en onzekerste kosten post. Dit komt, zoals u al heeft kunnen lezen, o.a. door de onvoorspelbare kosten door ziekte. B.v. extra consults Arbo arts, re-integratie kosten, arbeidsdeskundig of werkplek onderzoek, loondoorbetaling bij ziekte, verbruik eigen risico en hogere premie verzuimverzekering. Maar ook door kosten bij ontslag. B.v. dossier opbouw, proces kosten, ontslag en transitievergoedingen.

Payroll kosten vooraf inzichtelijk

Maakt u echter van payroll gebruik. Dan regelt het payroll bedrijf dus niet alleen uw personeel en salarisadministratie. Maar neemt zij ook deze onzekere arbeidsrechtelijke werkgevers risico’s met betrekking tot ziekte en ontslag van u over.

Hierdoor weet u op 1 januari op twee cijfers nauwkeurig vooraf. Wat een payroll werknemer u per daadwerkelijk gewerkt uur en over het hele jaar gaat kosten. Niets is namelijk zo gevaarlijk voor een ondernemer om achteraf of halverwege met tegenvallende personeelskosten te worden geconfronteerd!

Geen ziekte en ontslag risico’s bij payroll

Bij ziekte, maar ook kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) verlof, vakanties, feestdagen, ADV en ATV, kortdurend zorgverlof, geboorte verlof of senioren dagen ontvangt u in principe dus geen rekening hierover bij payroll. Let u wel op na calculaties!

Mocht uw payroll werknemer ziek worden, dan heeft u dus bij payroll ook geen dubbele kosten. Dit omdat u bij payroll uw zieke payroll werknemer niet hoeft door te betalen.

Komt u daarnaast bij payroll in een arbeidsconflict met 1 van uw payroll werknemers terecht. Dan regelt het payroll bedrijf als het goed is, zonder extra kosten het eventuele ontslag van deze payroll werknemer. U ziet dat payroll per definitie dus niet meer of minder hoeft te kosten dan wanneer u het zelf doet!

Opbouw payroll factor

Hieronder ziet u hoe een payroll factor bij een payroll bedrijf in Nederland hoort te zijn opgebouwd.

Brutoloon werknemer:

Netto salaris werknemer;
Werkgeverslasten (CAO): loonbelasting, sociale premies (o.a. WW premies, Arbeidsongeschiktheid fonds (Aof), Uniforme opslag kinderopvang (Aof), Werkhervattingskas (reken premie) (Whk), Werkgeversheffing ZVW = totaal circa 27%) en pensioen (minimaal 14,5%), evt. scholingsregeling;

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:

Vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
Vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
Feestdagen (2,6%, 5-7 dagen);
Ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
Kort verzuim (calamiteiten verlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
Evt. ADV of ATV, senioren en kortdurend zorgverlof dagen, geboorte verlof (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo) (0,4%));
Indirecte werkgeverslasten o.a. verzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

Toeslag payroll bedrijf:

= PAYROLL FACTOR

Alles bij elkaar opgeteld. Zijn de loongerelateerde en indirecte werkgeverskosten (o.a. accountant, arbodienst, verzekeringen) voor een werknemer, zonder de toeslag van een payroll bedrijf, circa 50-60%.

Payroll factor in een payroll berekening

Misschien heeft u het al reeds op o.a. de pagina’s payroll berekening, payroll tarief checklist en payroll tarieven kunnen lezen. Maar de beste wijze om de payroll factoren en tarieven van diverse payroll bedrijven met elkaar te vergelijken. Is o.b.v. de onderstaande payroll berekening. Hierdoor zijn alle payroll bedrijven, qua payroll berekening namelijk sowieso gelijk. E vergelijkt u dus geen appels met peren.

Payroll tarief per daadwerkelijk gewerkt uur =

Bruto “exclusief uurloon” (bijv. €10,-, CAO loon of WML) x payroll factor*

*Payroll factor is v.w.b. het brutoloon, werkgeverslasten, reserveringen en toeslag bij payroll bedrijven afhankelijk van: O.a. (1.) opbouw brutoloon, (2.) soort werknemers, (3.) functies payroll werknemers, (4.) CAO, (5.) aantal gewerkte uren en werknemers, (6.) ziekte, (7.) juridische kosten, (8.) kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof, (9.) pensioen, (10.) betalingstermijn, (11.) koppeling systemen en (12.) scholingsregeling.

1. Opbouw brutoloon

Het (kale) bruto “exclusieve uurloon” (of Wettelijk Minimum Loon (WML)) in berekeningen moet o.b.v. exclusief reserveringen vakantiegeld en dagen (wettelijk minimaal 20 dagen) zijn.

Dit is het eerste trucje dat payroll bedrijven uithalen om de goedkoopste te lijken. Zij geven u namelijk payroll factoren zonder reserveringen vakantiegeld en dagen en soms zelfs ook zonder reservering ziekte, kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) verlof en feestdagen.

Hierdoor liggen de payroll factoren bij exclusief reserveringen vakantiegeld en dagen circa 20% (zie opbouw payroll factor) lager. En zonder reserveringen voor ziekte 4,2%, kort verzuim en bijzonder (buitengewoon) verlof 0,6% en feestdagen 2,6% lager.

Met betrekking tot evt. opbouw ADV of ATV, geboorte verlof, kort durend zorgverlof en senioren dagen. Moet u ook altijd vragen of het payroll bedrijf deze in haar payroll factor heeft meegenomen.

ADV of ATV dagen zijn namelijk per CAO en opbouw verschillend. Daarnaast wordt zorgverlof in Nederland ook steeds belangrijker (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo)). Hierdoor vormt het een steeds grotere reservering in de payroll factor van een payroll bedrijf.

2. Functies payroll werknemers

U zult dus begrijpen. Dat door het hogere bruto “exclusief uurloon” i.v.m. een functie van een payroll werknemer. Het uiteindelijke payroll tarief voor deze werknemer hoger zal liggen, dan voor iemand met het Wettelijk Minimum Loon per uur!

3. Soort payroll werknemers en payroll factor

Aangaande het soort werknemers i.r.t. een payroll factor. Moet u altijd een onderscheid tussen de volgende werknemers maken: 1. studenten en scholieren, 2. oproepkrachten en 3. vaste werknemers.

Studenten en scholieren en payroll

Voor de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) was er nog een aparte studenten en scholieren regeling bij payroll. Hierdoor waren studenten en scholieren op vertoon van een studenten en scholieren verklaring bij payroll tijdens vakanties of het gehele jaar goedkoper. Nu geldt deze studenten en scholieren regeling alleen nog bij uitzenden!!

Als u de studenten en scholieren regeling bij studenten en scholieren bij payroll toepast. Is dit nu alleen voor de studenten en scholieren zelf gunstig. Het payroll bedrijf mag namelijk bij het berekenen van de in te houden loonheffing van een kwartaal, in plaats van het werkelijke loontijd vak uitgaan.

Dit betekent dat een payroll bedrijf veel minder of helemaal geen loonheffing hoeft in te houden. Dat is voor de student of scholier, die bij u als vakantiekracht aan het werk is dus voordelig. Hij of zij houdt dan immers netto veel meer over.

Studenten, scholieren, 50 plus en AOW gerechtigden

De payroll factor voor studenten en scholieren moet ook lager dan voor werknemers met bepaalde of onbepaalde tijdscontracten zijn. Dit komt doordat zij vaak i.v.m. hun leeftijd geen pensioen opbouw en bijna geen ziekte en ontslag risico’s kennen.

Bij nieuwe payroll werknemers van boven de 50 jaar moet u altijd goed kijken. Hoe een payroll bedrijf de loonkosten subsidies eventueel in haar payroll factor heeft verwerkt. En bij payroll werknemers met het WML moet u op het Lage inkomensvoordeel LIV en jeugd LIV bij hen letten. Het transparantst voor u is dat een payroll bedrijf de voordelen van deze regelingen 1:1 aan u overmaken!

Voor payroll werknemers met een vangnet vanuit het UWV moet voor u ook een lagere payroll factor gelden. Bij hen loopt u immers geen ziekte risico’s. Ten slotte, AOW gerechtigden hebben geen pensioen opbouw meer en kennen daardoor lagere werkgeverslasten. Als het goed is geldt voor hen dus ook een lagere payroll factor bij een payroll bedrijf.

4. Branche CAO en payroll factor

Voordat de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) er per 1 januari 2020 kwam. Was het belangrijk om te weten bij welke payroll brancheorganisatie (ABU of NBBU) een payroll bedrijf was aangesloten. Of over een eigen payroll bedrijf CAO beschikte.

Hierdoor was het duidelijk onder welke CAO en arbeidsvoorwaarden een payroll bedrijf zijn dienstverlening payroll in Nederland aanbood. Iedere CAO had namelijk andere regels. Voor b.v. het aantal bepaalde tijdscontracten en loondoorbetaling percentages bij ziekte de eerste 2 jaar.

Vanwege de nieuwe en duidelijke regels vanuit de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) omtrent payroll hebben de ABU, NBBU en eigen payroll bedrijf CAO echter geen toegevoegde waarde meer bij payroll. Daarom is toen dan ook besloten dat payroll overeenkomsten per 1 januari 2020 niet meer onder deze CAO’s vielen. Er gold in 2020 nog wel overgangsrecht voor al lopende overeenkomsten.

Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) en CAO

Door de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) heeft een payroll werknemer per januari 2020 dezelfde rechten gekregen. Als een werknemer die (nog steeds) bij u in dienst is. Een payroll werknemer heeft namelijk vanuit deze wet recht op alle elementen van de inlenersbeloning. O.a. salarissen, reiskosten, geldende 13de maand, vakantiedagen, scholingsregelingen, verlof regelingen, netto vergoedingen, loonsverhogingen en opbouw van periodieken en vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren.

Daarnaast gold voor een payroll werknemer met de komst van de Wet Werk en zekerheid in 2015, voor wat betreft ontslag al dezelfde regels. Ook gelden per 1 januari 2020 alle nieuwe regels omtrent ontslag en transitievergoedingen vanuit de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) voor beide soort werknemers.

NEN 4400 certificering, reiskosten en sector

Wel is belangrijk dat een payroll bedrijf over een NEN 4400 certificering van de Stichting Normering Arbeid beschikt.

Bovendien vinden wij dat de payroll factoren over reiskosten (1:1 tegen kostprijs!) en toeslag uren bij payroll bedrijven altijd lager, i.v.m. geen eventuele reserveringen, ziekte en ontslag risico’s, dan over standaard daadwerkelijk gewerkte uren dienen te liggen!

Ten slotte, was voor de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) ook de sector (payroll = 45), waarin uw payroll werknemers door het payroll bedrijf werden verloond, van belang voor een payroll factor. Er was voor de komst van deze wet immers enige ruimte om payroll werknemers onder mogelijke andere goedkopere sector en daardoor tegen lagere payroll factoren te verlonen. Om dit te kunnen doen. Vroeg dit laatste punt om de nodige payroll kennis. Voor ons was dit bij iedere prijs onderhandeling echter weer lonend!

Per 1 januari 2020 zijn alle payroll bedrijven echter in sector 45 geplaatst en uitzendondernemingen in sector 52.

5. Aantal gewerkte uren en payroll factor

U zult begrijpen dat het werk en bijbehorende kosten met betrekking tot b.v. 2 parttimers verhoudingsgewijs hoger liggen, dan voor 15 vaste werknemers. Een tip is om verschillende payroll offertes o.b.v. 0-5, 5-15 en 20 werknemers bij payroll bedrijven aan te vragen. Hierdoor ziet u de mogelijke verschillende payroll factoren en kunt u over deze onderhandelen. Wij van payrollsite.nl hebben dit bij onze payroll offertes al voor u gedaan.

6. Ziekte en payroll factor

De belangrijkste vraag, naast bruto “exclusief uurloon” bij een payroll factor is. “Hoe is de regeling met betrekking tot ziekte bij een payroll bedrijf geregeld?”

Ziekte is namelijk, naast juridische kosten (zie ontslag) het grootste vraagteken v.w.b. de kosten voor een payroll bedrijf. Alle andere kosten zijn namelijk vooraf zo goed als al bekend. Waardoor een payroll bedrijf deze kosten vooraf 1:1 in haar payroll factor kan door calculeren of verwerken.

Wanneer het echter over ziekte gaat. Zijn payroll bedrijven net verzekeringsmaatschappijen en zullen zij de kosten v.w.b. ziekte risico’s op voorhand in hun payroll factoren proberen in te calculeren of verwerken.

Afspraken omtrent doorberekenen

Maar wat zijn de afspraken bij een hoger ziekteverzuim of (extra) ziekte of re-integratie begeleiding. Doorberekenen?

De twee manieren van doorberekenen, die wij veel zien, zijn:

Met betrekking tot de ziekte en re-integratie begeleiding uit de Wet verbetering poortwachter (Wvp) is het dus goed om te weten of de kosten hiervan aan u worden doorbelast. Vaak zien wij namelijk bij payroll bedrijven in de kleine lettertjes dat u hiervoor te allen tijde, qua kosten, zelf verantwoordelijk voor bent en blijft.

Vraagt u daarnaast ook altijd hoe hoog het ziekteverzuim percentage bij een payroll bedrijf is? En welke arbodienst en verzuimverzekering het payrollbedrijf zij heeft?

Deze zaken zeggen namelijk iets over hoe een payroll bedrijf haar verzuim beleid straks voor u en uw werknemers bij payroll heeft geregeld. U betaalt, middels een reservering in uw payroll factor, namelijk immers indirect uw ziekte door een verhoging of na calculatie zelf!

Ziekmelden bij payroll

Tot slot, is ook een veel voorkomend twistpunt tussen werkgevers en payroll bedrijven onderling. Het feit wanneer payroll werknemers zich bij een payroll bedrijf zijn vergeten ziek te melden.

Payroll werknemers dienen zich namelijk bij payroll, naast bij de werkgever ook bij het payroll bedrijf ziek te melden. Het payroll bedrijf is immers als juridische werkgever voor wat betreft ziekte en eventuele re-integratie begeleiding en mogelijke boetes bij payroll verantwoordelijk.

Vergeet een payroll werknemer zich namelijk bij het payroll bedrijf ziek te melden. Dan ontvangt deze payroll werknemer geen ziektegeld over zijn of haar contract uren. Maar krijgt u deze uren wel gewoon als gewerkte uren door gefactureerd!!

U zult begrijpen wat dan de discussie is of wordt. Let u er daarom dus bij payroll altijd goed op of uw payroll werknemers zich wel of niet ook bij het payroll bedrijf hebben ziekgemeld!!

Loondoorbetaling bij ziekte

Een vraag die u zich met de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) per 1 januari 2020 niet meer hoeft te stellen. Maar in het verleden zeker belangrijk voor het vergelijken van de arbeidsvoorwaarden van uw payroll werknemers i.r.t. een payroll factor was.

Hoe worden de wachtdagen en loondoorbetaling verplichting bij ziekte de eerste twee jaar bij een payroll bedrijf toegepast?

Bijna alle payroll bedrijven kenden namelijk voor de invoering van de WAB verschillende aantal wachtdagen en regelingen v.w.b. de percentages loondoorbetaling verplichting bij ziekte gedurende de eerste twee jaar.

Met de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) heeft een payroll werknemer echter per 1 januari 2020 dezelfde rechten gekregen. Als een werknemer die (nog steeds) bij het bedrijf in dienst is. Een payroll werknemer heeft daardoor dus recht op dezelfde percentages loondoorbetaling verplichting bij ziekte vanuit uw CAO gedurende de eerste twee jaar. “Uw werknemer gaat er bij payroll en ziekte dus niet meer op achteruit!”

7. Juridische bijstand en kosten

Voor wat betreft ontslag en payroll is het belangrijk dat u de volgende vraag bij payroll i.r.t. een payroll factor stelt. “Wat zijn de kosten voor juridische bijstand en ontslag bij een payroll bedrijf?” Vooral als u werknemers met onbepaalde tijdscontracten heeft. Is ontslag van belang.

Met payroll koopt u namelijk juridische bijstand in en een deel van uw ontslag risico’s af. Stel dat de vraag in uw branche afneemt. Of iemand doet zijn werk niet goed. Dan zou u relatief eenvoudig. Maar wel met het in acht nemen van een in het payroll contract vastgestelde opzegtermijn. Van iemand afscheid moeten kunnen nemen. Het payroll bedrijf is immers in juridische zin de werkgever van deze payroll werknemer. Zij dient dus het ontslag zonder verdere kosten voor u af te handelen.

Payroll en ontslag

U zult begrijpen dat ontslag en juridische bijstand de nodige risico’s en kosten voor payroll bedrijven met zich mee kunnen brengen. Payroll bedrijven zijn, zoals u bij ziekte heeft kunnen lezen, net verzekeringsmaatschappijen. Zij zullen de kosten van ontslag en juridische bijstand dus ook in hun payroll factoren en tarieven vooraf zo veel mogelijk verwerken. Maar bij mogelijke onduidelijkheden deze kosten zoveel mogelijk aan u proberen door te berekenen.

Vandaar dat wij altijd adviseren om in uw payroll offertes het volgende te checken:

U mag als werkgever bij payroll namelijk op gebied van zowel ontslag als ziekte full service van een payroll bedrijf verwachten!

Bij onze payroll offertes hebben wij deze check al voor u gedaan. Hierdoor komt u achteraf bij het ontslag van een payroll werknemer niet voor verrassingen te staan.

8. Kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon), zorgverlof, geboorte verlof, senioren dagen en payroll factor

Al lijkt de reservering van deze regelingen, tussen de 0,6%-1,0% niet hoog. Toch kan zij naast ziekte en ontslag binnen uw bedrijf per jaar flink oplopen.

Kort verzuim (calamiteiten) verlof bij payroll

Bij kort verzuim verlof moet u denken aan bijzondere persoonlijke of onvoorziene omstandigheden, zoals kind ziek van school of overlijden nabestaande.

Er geldt echter geen onvoorwaardelijk recht op doktersbezoek. Meestal is de afspraak dat werknemers zo veel mogelijk in hun eigen vrije tijd naar de dokter of tandarts gaan. Als een doktersbezoek buiten werktijd niet mogelijk is. Kan een payroll werknemer vanuit uw CAO wel recht hebben op kort verzuim verlof. In uw CAO kunnen dus afspraken over kort verzuim verlof staan.

Let u dus bij payroll er goed op of kort verzuim in de payroll factor van een payroll bedrijf is verwerkt. Of dat zij deze dagen en uren aan u doorberekenen. Met als doel om op het eerste oog dus goedkoper te lijken!

Bijzonder (buitengewoon) verlof

Voor wat betreft bijzonder verlof zijn er ook geen wettelijke regels. Maar wordt dit verlof in een CAO, arbeidsovereenkomst of bedrijfsreglement vastgelegd. U moet hierbij denken aan familie omstandigheden of een bijzondere gebeurtenis. Zoals de begrafenis van een familielid of huwelijk. Ook hier geldt. Zijn deze dagen en uren in de payroll factor van een payroll bedrijf verwerkt of worden ze aan u doorberekend?

Geboorte verlof

Geboorte verlof wordt ook wel kraam, vaderschap of partner verlof genoemd.

Sinds 1 januari 2019 hebben payroll werknemers als partners recht op eenmaal het aantal werkuren per week aan geboorte verlof. Zij hebben sinds 2 augustus 2022 zelfs recht op vijf dagen doorbetaald geboorte verlof.

Het payroll bedrijf moet het loon tijdens dit verlof volledig doorbetalen. De payroll werknemer kan deze dagen naar eigen inzicht opnemen. Maar moet dit wel binnen 4 weken na de geboorte van het kind doen. Wederom geldt hierbij. Zijn deze dagen en uren in de payroll factor van een payroll bedrijf verwerkt of worden ze aan u doorberekend?

Aanvullend geboorte verlof

Per 1 juli 2020 kunnen payroll werknemers als partners ook maximaal 5 weken (5 keer het aantal werk uren per week) aanvullend geboorte verlof opnemen. Tijdens dit verlof heeft de payroll werknemer geen recht op salaris doorbetaling. Maar komt hij of zij wel in aanmerking voor een uitkering van het UWV. Het aanvullend geboorte verlof moet echter wel binnen 6 maanden na de geboorte van het kind worden opgenomen.

Kortdurend zorgverlof

Ten slotte, heeft u als werkgever en een payroll bedrijf ook nog met verlof regelingen vanuit De Wet Arbeid en Zorg (Wazo) en uw CAO te maken.

Het belangrijkste verlof hierbij is het “kortdurend zorgverlof”. Hieronder valt dat uw payroll werknemer b.v. een ziek kind, partner of ouder moet verzorgen. Het payroll bedrijf als juridische werkgever moet dan minimaal 70% van zijn of haar salaris gedurende tweemaal het wekelijks aantal arbeidsuren van uw werknemer doorbetalen.

Ook hier geldt weer. Zijn deze dagen en uren in de payroll factor van een payroll bedrijf verwerkt of worden ze aan u doorberekend?

Senioren dagen en payroll factor

Bij oudere payroll werknemers die al langere bij u in dienst zijn. Dient u bij hen naast de vervroegd pensioen en vut regelingen vanuit uw pensioen regeling (zie payroll en pensioen) ook met een eventueel hogere payroll factor rekening te houden.

Dit komt door de eventuele extra senioren dagen vanuit uw CAO. Wij vinden dat een payroll bedrijf i.v.m. transparantie deze eventuele vrije dagen ook in haar payroll factor dient te verwerken. Let hier dus ook op!

U ziet dat bovenstaande regelingen voor een payroll bedrijf het verschil tussen een positieve of negatieve marge kunnen betekenen. Vandaar dat sommige payroll bedrijven niet alle, maar enkele regelingen in hun payroll factor verwerken.

Hierdoor lijken zij op het eerste gezicht goedkoper. Maar bent u misschien uiteindelijk juist veel duurder uit. Zeker bij bedrijven met veel parttime vrouwelijke werknemers zijn bovenstaande regelingen voor payroll factoren een belangrijk issue.

9. Pensioen en payroll factor

Naast ziekte, ontslag en bovenstaande verlof regelingen is pensioen ook een punt dat van groot belang is bij een payroll factor. De vraag die u zichzelf dan ook altijd moet stellen. “Hoe is het pensioen voor mijn werknemers bij een payroll bedrijf geregeld (aansluiting bij Bpf of een adequate pensioen regeling)?”

Omdat per 1 januari 2021 payroll werknemers recht op een ‘adequaat’ pensioen hebben. Was het StiPP pensioen niet meer toereikend (geen 14,5% werkgeverspremie) en is zij daarom per 1 januari 2021 dus als payroll pensioen in Nederland komen te vervallen.

Voor uw payroll werknemers bij een payroll bedrijf geldt per 1 januari 2021 dus nu v.w.b. pensioen het volgende.

Is het voor een payroll bedrijf niet mogelijk om voor uw payroll werknemers bij de pensioen regeling aan te sluiten, die vanuit uw branche of sector geldt. Dan dient het payroll bedrijf voor uw payroll werknemers per 1 januari 2021 over een ‘adequaat’ pensioen regeling (14,5% premie voor de werkgever) voor uw payroll werknemers te beschikken.

Vakkrachten binnen de bouw moesten al verplicht bij het pensioenfonds voor de bouw (Bpf bouw) bij payroll worden aangemeld.

Brand New Day is een voorbeeld van een pensioen aanbieder in Nederland. Die een adequaat WAB proofed payroll pensioen regeling voor payroll bedrijven en hun payroll medewerkers heeft ontwikkeld en aanbiedt.

Pensioen adviseur bij payroll inschakelen

Wij adviseren echter wel nog steeds, dat een payroll bedrijf een pensioen adviseur bij de overgang naar payroll moet inschakelen. Dit om haar pensioen regeling aan uw payroll werknemers uit te leggen. Daarnaast kan deze pensioen adviseur dan ook beoordelen of een waardeoverdracht voor iedere individuele payroll werknemer zinvol is.

Laat uw werknemers hiervoor dan wel even het pensioen register raadplegen. Dit i.v.m. mogelijke pensioenpotjes bij andere Bedrijfstak pensioenfondsen (Bpf).

Ook zien wij voor wat betreft pensioen ten slotte nog steeds vaak bij payroll bedrijven. Dat er door hen niet samen met een pensioen adviseur secuur naar de eventuele negatieve gevolgen van het overstappen naar een andere pensioen regeling bij payroll wordt gekeken.
De gevolgen zijn dan in de (nabije) toekomst voor uw payroll werknemers soms dan niet te overzien. Bijvoorbeeld lager of minder (nabestaanden) pensioen of verlies van evt. vervroegd pensioen regeling of vut rechten!

Een goed en erkend payroll bedrijf (kaf van het koren) zal u en deze werknemers namelijk dan adviseren geen gebruik van ‘gewoon’ payroll te maken. Waarbij het payroll bedrijf dus de juridische werkgever van uw werknemer wordt en hij of zij hierdoor aan een andere pensioen regeling moet gaan deelnemen. Hij of zij is dan namelijk niet meer aan b.v. het Bpf in uw branche verbonden en verliest hierdoor mogelijk eventuele opgebouwde rechten.

Dienstverlening variant bij payroll

In zo’n geval dient naar onze mening een payroll bedrijf over een “dienstverlening variant” te beschikken (zie payroll vormen).

10. Betalingstermijnen en payroll factor

Heeft een payroll bedrijf een staffel voor wat betreft betalingstermijnen? Of gaat zij sowieso van automatische incasso in haar payroll factor uit?

I.v.m. uw liquiditeit en afspraken met uw debiteuren kan het voor u gunstig zijn om een langere betalingstermijn met een payroll bedrijf af te spreken. U betaalt dan wel vaak een hogere payroll factor.

Vraagt u daarom altijd aan een payroll bedrijf de verschillende payroll factoren bij automatische incasso, 7, 14, 21, 30 of meer dan 30 dagen betalingstermijn. U kunt dan vanuit de aangeboden payroll factoren voor uzelf de beste keuze maken.

Wij hebben dit al voor u in onze payroll tarieven gedaan!

11. Koppeling systemen en payroll factor

Kosten besparingen door automatisering is met de komst van internet ook bij payroll bedrijven steeds belangrijker geworden. Waar vroeger werkgevers nog wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks telefonisch of met een fax de gewerkte uren van hun payroll werknemers doorgaven. En deze bij het payroll bedrijf dan vervolgens handmatig werden ingevoerd. Gebeurt dit nu vaak in een afgeschermde internet omgeving.

Echter u moet nog wel steeds vaak bij payroll bedrijven zelf de uren vanuit uw systeem in het systeem van hen handmatig ingeven en accorderen. De vraag die u daarom hierbij altijd moet stellen: “Wat zijn de payroll factoren, als uw uren systeem aan het systeem van het payroll bedrijf kan worden gekoppeld?”

Vaak zien wij dat een goed en professioneel payroll bedrijf dan lagere payroll factoren, i.v.m. minder werkzaamheden en kans op fouten, hanteert. Wij van payrollsite.nl hebben dit punt al in onze payroll factoren meegenomen. U heeft daardoor altijd automatisch de scherpste payroll factor bij ons!

12. Scholingsregeling bij payroll factor

Als laatste heeft een payroll werknemer vanuit de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) per 1 januari 2020 ook recht op de scholingsregeling uit uw CAO bij payroll.

DOORZAAM en payroll

In de payroll branche werd voor de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) 1,02% van de bruto loonsom door payroll bedrijven aan de Stichting DOORZAAM afgedragen. Met behulp van dit geld konden payroll werknemers dan een opleiding volgen. Echter met de komst van de WAB geldt de reservering voor deze scholingsregeling nu alleen nog bij uitzenden.

Dit houdt dus in dat u naast de opleidingen en cursussen die het payroll bedrijf, gratis of b.v. via de LOI, aan uw werknemers (b.v. BHV) bij payroll aanbiedt. Ook bij het payroll bedrijf naar haar standpunt voor wat betreft de eventuele scholingsregeling vanuit uw CAO informeert.

U ziet dat u uw secundaire arbeidsvoorwaarden pakket voor uw werknemers bij payroll ook in 1 klap gratis als werkgever regelt!

Om niet voor verrassingen achteraf te komen staan en weet wat u bij payroll koopt. Adviseren wij u wel altijd om onze payroll tarief checklist te doorlopen.

Payroll factor en zgn. goedkoop payroll bedrijf

Kortom, zoals u ziet en heeft kunnen lezen. Is het altijd zeer belangrijk om bij een payroll factor in uw payroll offerte goed naar bovenstaande punten te kijken. Een payroll factor bij een zgn. “goedkoop” payroll bedrijf onder de 1,5 voor vaste werknemers is dus niet realistisch! De directe en indirecte personeelskosten voor een werkgever en dus ook een payroll bedrijf in Nederland zijn al hoger.

Dit zou dan betekenen. Dat het payroll bedrijf op ieder uur verlies gaat draaien. Dit lijkt ons niet echt logisch! Logischer is dat het payroll bedrijf dan reserveringen en kosten in haar aangeboden payroll factor heeft weggelaten. Dit laatste, zoals u nu weet, is dan eerder het geval!

Meer payroll informatie

Om niet bij alle payroll bedrijven individueel naar hun payroll factoren te informeren. Kennen wij de meest voornaamste en betrouwbaarste NEN 4400 gecertificeerde payroll bedrijven in Nederland. Zo kunnen wij er voor zorgen dat u een scherpe payroll offerte voor uw branche of plaats in Nederland van ons ontvangt. Vraagt u daarom nu bij ons een advies gesprek of payroll offerte op maat aan!

Payroll bedrijven in Nederland

Onderstaande payroll bedrijven kunnen u net als ons ook alles over een payroll factor vertellen. Zij hebben niet voor niets gezamenlijk enkele 10.000en werknemers van diverse bedrijven in verschillende branches en plaatsen in Nederland bij hen op de payroll staan.

Payroll bedrijven

Ab flexkracht payroll B.V., Adecco Payroll en HR BV, BC Group Payroll BV, Com.pas, Connexie Payroll, Devocare Payroll B.V., Driessen Payroll en HR, Flex Expert Payroll B.V. Fortium Payroll en HRM B.V., Get Payroll BV, GJ Pay-Roll BV, Zebra HRM en Payroll B.V. Holland Payroll en HRM B.V. Koers Oost Payroll B.V., Kolibrie Payroll BV, Lean Payroll Service B.V., Level One Payroll en HRM BV, People Payroll en HRM 2.0, Manpower Payroll Solutions, Nedflex Payroll, Next Payroll B.V., One Payroll BV, So Toff HRM en Payroll BV, Pay to Payroll, Pay for People Payroll B.V. Pay for People Payroll BV, Payroll Nederland, Payper Payroll, Payroll Professionals B.V. Payroll Select BV, Persoonality Payroll BV, Please Payroll B.V., Pro Payroll, P-services Payroll, Randstad Payroll Solutions, Renew Payroll B.V. Repay Payroll HRM B.V. Select Payroll, Servorg Payroll BV, Smart Payroll Services BV, Tempo-Team Payroll Services, Tentoo Payroll B.V., WePayPeople Payroll, Wijco Payroll BV.

Payroll Informatie

Laatste payroll nieuws