Payroll tips en tricks

Om het juiste payrollbedrijf te kiezen. Vindt u hieronder onze payroll tips en tricks, die u bij uw keuze kunt gebruiken.

Payroll tips en tricks in Nederland

1. Is het payrollbedrijf bekent met uw branche?!

Een van de belangrijkste payroll tips en tricks is dat uw een payrollbedrijf kiest, die weet wat er in uw branche, bijvoorbeeld qua wet- en regelgeving of CAO bepalingen speelt. Daarnaast is het echter ook mooi als zij payroll in uw eigen plaats aanbiedt. De mentaliteit bij u in de buurt, b.v. Rotterdam, kan namelijk nogal verschillen met die van ondernemers of werkgevers in Zwolle en omgekeerd.

2. Vraag meerdere payroll offertes aan!

Vraagt u vooral meerdere payroll offertes aan en vergelijk goed wat u wordt aangeboden. Gebruik hiervoor onder andere onze payroll tarief checklist. Let u hier vooral op de punten voor wat betreft de regelingen en afspraken aangaande ziekte (na calculatie?), ontslag (welke juridische kosten worden door belast) en pensioen! Daardoor komen u en uw werknemers niet met payroll straks voor verrassingen te staan. Weet echter dat bij een payroll offerte van ons deze check al volledig voor u is gedaan!!

3. Wat zit er wel en niet in uw payroll factor of tarief.

Kortom, check de payroll factoren van uw payroll aanbieders. Allereerst kijkt u dus hierbij wat er in (1.) de payroll factor van het payrollbedrijf zit (zie onderstaande opbouw payroll factor).

Daarna doorloopt u onze (2.) payroll tarief checklist (indien nog niet bij 2. gedaan). Maar let u dus vooral op de punten voor wat betreft de regelingen en afspraken aangaande ziekte (na calculatie, arbodienst en ziekteverzuim verzekering?), ontslag (welke juridische kosten worden door belast en eigen jurist ter beschikking?) en pensioen (eigen of BPF?).

Maakt u ten slotte diverse payroll tarief berekeningen (zie 4.) voor de verschillende werknemers, die u in dienst heeft of op de payroll wilt plaatsen. Daardoor weet u namelijk exact wat uw werknemers u straks bij payroll per gewerkt uur gaan kosten.

Opbouw payroll factor

Hieronder ziet u hoe een payroll factor in Nederland minimaal dient te zijn opgebouwd.

Bruto loon medewerker:

Netto salaris medewerker;
Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. WW premies, Arbeidsongeschiktheid fonds (Aof), Uniforme opslag kinderopvang (Aof), Werkhervattingskas (rekenpremie) (Whk), Werkgeversheffing ZVW = totaal circa 27%) en pensioen (minimaal 14,6%), evt. scholing;

+

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:

Vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
Vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
Feestdagen (2,6%, 5-7 dagen);
Ziekte dagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
ADV of ATV, senioren- en kortdurend zorgverlofdagen, geboorteverlof (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo) (0,4%));
Indirecte werkgeverslasten: Bijvoorbeeld verzuimverzekering (premie), RIE, salarisadministratie (accountant), arbodienst;

+

Toeslag (marge) payrollbedrijf:

Bijvoorbeeld: Juridische kwesties, uren verwerking, contract beheer, ziekte begeleiding, risico’s, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en medewerkers.

= PAYROLL FACTOR

Uitleg payroll factor

Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van uw CAO) en indirecte werkgeverskosten (bijvoorbeeld boekhouder, accountant, arbodienst, verzekeringen en hard en software systemen (verzuim, salaris en personeelsadministratie)) omtrent een medewerker, zonder de toeslag van een payrollbedrijf, voor u als werkgever in eigen dienst circa 50-60%.

Uw exacte payroll factor (v.w.b. opslag) bij een payrollbedrijf is dus per aanbieder verschillend en bovenal afhankelijk van a. de functie van de werknemer, b. de geldende CAO, c. het aantal gewerkte uren (het werk rond 1 payroll werknemer is verhoudingsgewijs duurder dan bij 20) en d. het ziekteverzuim onder uw werknemers over de afgelopen jaren binnen uw bedrijf.

Vraagt u daarnaast bij het payrollbedrijf wat uw payroll factor is, als er e. een koppeling voor wat betreft de uren registratie en verwerking, met uw kassa of uren registratie systeem kan worden gemaakt. In verband met minder werkzaamheden en kans op minder fouten bij het payrollbedrijf. Is hierdoor een lagere payroll factor en dus ook een lager payroll tarief bij het payrollbedrijf niet meer dan logisch.

Let u ten slotte bij een payrollbedrijf ook goed op de mogelijke verschillende payroll factoren door f. het verschil in betalingstermijnen. Het payrollbedrijf financiert bijvoorbeeld de salarissen van uw werknemers bij payroll voor. Met andere woorden, hoe sneller u dus betaalt (automatische incasso). Hoe lager de payroll factor vaak zal zijn!

4. Maak of laat diverse payroll tarief berekeningen maken!

Nu u dit alles over een payroll factor weet (3.). Kunt u transparante payroll berekeningen maken of door uw payroll aanbieders laten maken. Dit alles echter met als doel dat u straks exact weet wat uw payroll werknemer u per daadwerkelijk gewerkt uur gaat kosten.

Het meest overzichtelijk om uw payroll factor bij een payrollbedrijf met uw eigen payroll kosten te vergelijken of berekenen (dus inclusief al uw directe en indirecte werkgeverslasten). Is door een payroll berekening op basis van € 10 bruto “exclusief uurloon” (idem uw bruto uurlonen of CAO lonen) te laten maken.

Een payroll tarief berekening bij een payrollbedrijf ziet er dan als volgt uit.

Payroll tarief (= payroll kosten werkgever per daadwerkelijk gewerkt uur):

€10,- bruto uurloon (CAO loon of WML) x b.v. 1,65 (payroll factor) = €16,50

Wilt u bovenstaande payroll tarief echter met uw eigen interne payroll tarief
(= personeelskosten per uur) vergelijken. Dan dient u bovenstaande uitkomst vervolgens met 0,87 te vermenigvuldigen.

Dit is namelijk ongeveer het percentage dat uw medewerkers bij u of het payrollbedrijf ook daadwerkelijk productief voor u zijn (260 werkbare dagen per jaar minus (bijvoorbeeld vakantiedagen, feestdagen, ziekte, bijzonder verlof, zorg verlof en kort verzuim) : 260= circa 87%)

De vergelijking van payroll kosten bij u en een payrollbedrijf ziet er in de praktijk dan bijvoorbeeld als volgt uit:

Payroll kosten:

€ 10 x b.v. 1,65 (payroll factor*) = € 16,50 x 0,87 = € 14,36

Zelf verlonen

€ 10 x 1,40-1.50 (directe werkgeverslasten (b.v. pensioen, sociale premies, scholing) + indirecte werkgeverslasten (bijvoorbeeld arbodienst, ziekteverzuim verzekering, accountant etc.) =
€ 14,00 – € 15,00

Indien u echter deze payroll berekeningen bij een payrollbedrijf laat maken. Doet u er verstandig aan, dit voor al uw verschillende medewerkers te laat doen.

De payroll factoren voor studenten en scholieren dienen namelijk lager dan voor medewerkers met bepaalde of onbepaalde tijdscontracten binnen uw bedrijf te liggen. Dit komt doordat zij vaak in verband met hun leeftijd geen pensioen opbouw, zeker scholieren, en bijna geen ziekte en ontslag risico’s kennen.

Tevens vermenigvuldigt u bij studenten en scholieren de uitkomst niet met 0,87 maar met 0,90. Dit is dus in verband met onder andere nihil of bijna geen ziekte risico’s.

U ziet voor een minimaal verschil per uur, bent u met payroll van al uw administratieve rompslomp en arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s v.w.b. ziekte en ontslag verlost. Hoe dit kleine verschil kan? Dit komt doordat payrollbedrijven duizenden payroll werknemers (meer dan 200.000 payroll werknemers in Nederland momenteel) in dienst hebben. Hierdoor kunnen zij verzekeringen en arbodienst goedkoper inkopen.

Zij kennen ten slotte met betrekking tot de salaris en personeelsadministratie (uren verwerking) een hoge automatisering graad. En hebben een strakke ziekte begeleiding. Waardoor hun verzuim percentages vaak lager dan het landelijk gemiddelde liggen.

5. Hoeveel verlof, vrije en ziektedagen!

Let u in uw aanbod er dus goed op of alle ziektedagen (na calculatie), vakantie, feest, bijzonder verlof, kort verzuim, senioren of ADV of ATV dagen en overige vrije dagen of uren reserveringen door het payrollbedrijf in haar payroll factor zijn verwerkt. En deze dus niet achteraf door het payrollbedrijf aan u in rekening worden gebracht. Goedkoop is bij payroll dan duurkoop!

6. Doe alleen zaken met een betrouwbaar payrollbedrijf!

Hiervoor geldt dat een payrollbedrijf minimaal over het keurmerk NEN 4400 certificering, een recente WKA verklaring van de Belastingdienst en een afgeschermde G-rekening dient te beschikken. Heeft u echter nog steeds twijfels. Vraagt u dan via de Kamer van Koophandel de laatste jaarcijfers op! Payrollbedrijven die bij de brancheorganisaties ABU of NBBU zijn aangesloten, moeten sowieso over een NEN 4400 certificering beschikken.

7. Vraag om referenties van het payrollbedrijf!

Vraag altijd om 2 of 3 referenties en schroom niet om die na te bellen! Dit is 1 van de payroll tips en tricks die vaak wordt vergeten. Maar u ten slotte veel informatie kunt opleveren.

8. Pensioenregeling en secundaire arbeidsvoorwaarden!

Uw payroll werknemers bouwen bij een payrollbedrijf gelukkig nu ook een degelijk pensioen op. Voor uw payroll werknemers geldt namelijk per 1 januari 2021 v.w.b. hun pensioen het volgende.

Is het voor een payrollbedrijf niet mogelijk om voor uw payroll werknemers bij de pensioenregeling, die vanuit uw branche of sector (Bpf) geldt, aan te sluiten. Dan dient het payrollbedrijf voor uw payroll werknemers per 1 januari 2021 over een ‘adequaat’ pensioen (14,5% werkgeverspremie) te beschikken.

Laat in het laatste geval het payrollbedrijf dan altijd een aparte voorlichting sessie of individuele afspraken met een pensioen adviseur voor uw werknemers regelen.

Controleer ten slotte ook altijd welk secundaire arbeidsvoorwaarden het payrollbedrijf naast haar pensioenregeling eventueel voor uw medewerkers heeft geregeld. B.v. collectiviteit regelingen voor verzekeringen, kortingen op scholing, telefoons, vakanties, sportscholen of concerten.

9. Regelingen omtrent ziekte en ontslag!

Nogmaals en wij kunnen het niet vaak genoeg benadrukken! Zeker met de komst van het Corona virus. Let u bij een payrollbedrijf vooral in haar aanbod op de regelingen voor wat betreft ziekte en ontslag. Deze regelingen zijn namelijk 9 van de 10 keer de reden van een welles nietes discussie tussen een klant en een payrollbedrijf.

Voor het punt ziekte zien wij vaak grofweg twee regelingen bij payrollbedrijven:

1. Na calculaties van de kosten achteraf (welke kosten?) of
2. een verhoging van uw payroll factor bij veel voorkomend ziekteverzuim in een bepaalde periode binnen uw bedrijf (hoogte en grondslag verhoging?).

Bij ontslag moet u goed op de volgende punten letten:

1. Wat er met betrekking tot dossier vorming bij ontslag van u wordt verlangd?;
2. Kosten bij een herplaatsingstraject voor u?;
3. Eventuele kosten bij een ontslag vergoeding (o.a. transitievergoeding) voor u?

10. Beschikking dienstverlening variant!

Vraagt u vooraf of het payrollbedrijf over een “dienstverlening variant” beschikt. De benaming hiervan kan anders zijn (bijvoorbeeld Jobtimize bij So Toff in Almelo, zie ook payroll vormen).

Van payrollbedrijven eisen wij dat zij een “dienstverlening variant” kunnen aanbieden en regelen! Deze “dienstverlening variant” dient namelijk voor soms oudere werknemers te worden toegepast. Dit zodat zij eventuele VUT rechten bij een overstap naar payroll niet zullen verliezen.

Daarnaast kan deze variant van pas komen als een werknemer pertinent weigert over te stappen naar payroll. En hij of zij hierdoor de overgang van een ondernemer en andere werknemers naar payroll blokkeert. Voor hem of haar wordt dan in eerste instantie deze variant van payroll (tijdelijk) toegepast. Hij of zij blijft dan ten slotte nog (even) in dienst van de ondernemer of werkgever.

11. Controleer de regels Jeugd LIV en payroll!

Met ingang van 1 januari 2018 is de regeling van het jeugd LIV in werking getreden. Werkgevers en dus ook payrollbedrijven met payroll werknemers van 18 tot en met 20 jaar worden via het jeugd LIV gedeeltelijk gecompenseerd voor de toegenomen loon kosten.

Om aanspraak te maken op het jeugd LIV is een aantal zaken belangrijk om te weten:

1. De jeugd LIV regeling geldt vanaf 1 januari 2018;
2. De regeling compenseert werkgevers en payrollbedrijven met terugwerkende kracht vanaf 1 juli 2017;
3. Het wordt berekend per uur;
4. Verschilt per leeftijdsgroep;
5. Gebonden aan een maximum bedrag per payroll werknemer per jaar;
6. Niet gebonden aan een minimum aantal verloonde uren van de payroll werknemer in tegenstelling tot het LIV.

Aan het jeugd LIV zijn voorwaarden verbonden. Deze regeling kijkt met name naar leeftijd en het minimum uurloon dat de payroll werknemer verdient. Voorwaarden zijn:

1. De payroll werknemer is voor werknemersverzekeringen verzekerd;
2. Op 31 december 18, 19 of 20 jaar;
3. Een gemiddeld uurloon heeft, dat past bij het wettelijk minimum loon voor zijn of haar leeftijd.

Bij ons ontvangt u het ontvangen lage inkomensvoordeel (LIV) en jeugd LIV 1:1 altijd terug!

12. Schakel uw financieel adviseur of accountant in!

Zeker bij fulltime werknemers adviseren wij u om de overgang naar payroll met uw financieel adviseur of accountant te bespreken.

Zij kennen immers uw bedrijf, verzekeringen en personeelskosten vaak door en door. En weten hoe de volgende zaken bij u zijn geregeld of kosten. Verzuim, rechtsbijstand, aansprakelijkheid verzekering, arbodienst, kosten ziekte en re-integratie begeleiding, werkplek aanpassingen, RIE, kosten loonadministratie, werkgeverslasten (eigen risicodragerschap), pensioen premies, kosten uitzendbureaus, juridische bijstand bij arbeidsovereenkomsten opstellen of arbeidsconflicten, transitie of ontslag vergoedingen, boetes UWV, arbeidsinspectie of Belastingdienst etc.

Eigenlijk als u dit allemaal zo leest. Komt er in Nederland voor wat betreft werknemers of personeel eigenlijk heel wat op een werkgever af. Vandaar dat er accountants in Nederland zijn, die payroll juist aan hun klanten aanbevelen.

Zij weten namelijk dat de personeel en salarisadministratie en risico’s omtrent ziekte en ontslag bij een payrollbedrijf voor hun klanten professioneel wordt geregeld. Daardoor kunnen zij bij payroll zich als accountant nog steeds en juist voor hun klant met hun expertise op gebied van cijfers (core business) bezig blijven houden.

13. Kondig uw overstap naar payroll op tijd aan!

Communiceert u tijdig met uw werknemers. Zodat uw besluit om van payroll binnen uw bedrijf gebruik te gaan maken. Niet voor verrassingen en onrust op uw werkvloer zorgt.

14. Beëindigingsvoorwaarden!

Controleer altijd de voorwaarden en afspraken voor wat betreft beëindiging of opzegging van uw payroll overeenkomst bij een payrollbedrijf.

Aan ieder goed payroll huwelijk kan namelijk ook een einde komen. Meestal geldt hier een opzeg termijn van 2 tot 3 periodes. Dit heeft alles te maken met het netjes terug leveren van de personeel en salarisadministratie aan u. Zodat u ook de tijd heeft om alles weer zelf netjes voor uw werknemers te kunnen regelen (aanmeldingen, arbeidscontracten etc.).

Meer informatie en payroll tips en tricks

Wilt u naast de genoemde payroll tips en tricks nog meer over onder andere de voordelen, tarieven en kosten van payroll weten? Vraagt u dan nu bij ons een adviesgesprek of payroll offerte over de dienstverlening payroll bij ons aan.

NEN 4400 gecertificeerde payrollbedrijven in Nederland

De volgende payrollbedrijven kunnen u ook payroll tips en tricks geven. Zij ontzorgen immers ondernemers en werkgevers met payroll door heel Nederland. Daardoor hebben zij dan ook gezamenlijk enkele 10.000en werknemers bij diverse bedrijven in verschillende branches en plaatsen in Nederland op de payroll staan.

Payrollbedrijven en payroll tips en tricks

Abflexkracht payroll B.V., Adecco Payroll en HR BV, BC Group Payroll BV, Com.pas, Connexie Payroll, Devocare Payroll B.V., Driessen Payroll en HR, FlexExpert Payroll B.V. Fortium Payroll en HRM B.V., Get Payroll BV, GJ Pay-Roll BV, Zebra HRM en Payroll B.V. Holland Payroll en HRM B.V. Koers Oost Payroll B.V., Kolibrie Payroll BV, Lean Payroll Service B.V., Level One Payroll en HRM BV, People Payroll en HRM 2.0, Manpower Payroll Solutions, Nedflex Payroll, Next Payroll B.V., One Payroll BV, So Toff Payroll HRM en Payroll BV, Pay to Payroll, Pay for People Payroll B.V. Pay for People Payroll BV, Payroll Nederland, Payper Payroll, Payroll Professionals B.V. Payroll Select BV, Persoonality Payroll BV, Please Payroll B.V., Pro Payroll, P-services Payroll, Randstad Payroll Solutions, Renew Payroll B.V. Repay Payroll HRM B.V. Select Payroll, Servorg Payroll BV, Smart Payroll Services BV, Tempo-Team Payroll Services, Tentoo Payroll B.V., WePayPeople Payroll, Wijco Payroll BV.