Payroll tips en tricks
Om het juiste payroll bedrijf te kiezen. Vindt u hieronder onze payroll tips en tricks, die u bij uw keuze kunt gebruiken.
Payroll tips en tricks in Nederland
1. Is het payrollbedrijf bekent met uw branche?
Een van de belangrijkste payroll tips en tricks is. Dat uw een payrollbedrijf kiest, die weet wat er in uw branche speelt. B.v. qua wet- en regelgeving of CAO bepalingen. Daarnaast is het een pluspunt als zij ook nog eens payroll in uw eigen plaats aanbiedt. De mentaliteit in b.v. Rotterdam (westen), kan namelijk nogal verschillen met die in Zwolle (oosten) en omgekeerd.
2. Vraag meerdere payroll offertes aan
Vraagt u vooral meerdere payroll offertes aan. En vergelijk goed wat u wordt aangeboden. Gebruik hiervoor onder andere onze payroll tarief checklist. Let u hierbij vooral op de regelingen en afspraken m.b.t. ziekte, ontslag en pensioen! Daardoor komen u en uw werknemers met payroll niet straks voor verrassingen te staan. Weet echter dat bij een payroll offerte van ons deze check al volledig voor u is gedaan!!
3. Wat zit er wel en niet in uw payroll factor en tarief?
Allereerst kijkt u hiervoor hoe de payroll factor (zie onderstaand) van het payroll bedrijf is opgebouwd.
Doorloop onze payroll tarief checklist (indien nog niet bij tip 2. gedaan). Waarbij u vooral op de regelingen en afspraken m.b.t. ziekte (na calculatie, arbodienst en ziekteverzuim verzekering?), ontslag (welke juridische kosten worden door belast) en pensioen (eigen of BPF?) i.r.t. uw payroll factor let.
Uw payroll tarief per daadwerkelijk gewerkt uur is dan bruto “exclusief uurloon” (b.v. €10,-, CAO loon of WML) x payroll factor. Maak ten slotte op deze wijze diverse payroll tarief berekeningen voor iedere werknemer, die u in dienst heeft of op de payroll wilt plaatsen. Hierdoor weet u namelijk exact wat uw werknemers u straks bij payroll per gewerkt uur gaan kosten.
Opbouw payroll factor
Hieronder ziet u hoe een payroll factor in Nederland minimaal dient te zijn opgebouwd.
Bruto loon medewerker:
Netto salaris medewerker;
Werkgeverslasten (CAO): loonbelasting, sociale premies (o.a. WW premies, Arbeidsongeschiktheid fonds (Aof), Uniforme opslag kinderopvang (Aof), Werkhervattingskas (rekenpremie) (Whk), Werkgeversheffing ZVW = totaal circa 27%) en pensioen (minimaal 14,6%), evt. scholing;
+
Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:
Vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
Vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
Feestdagen (2,6%, 5-7 dagen);
Ziekte dagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
ADV of ATV, senioren- en kortdurend zorgverlof dagen, geboorte verlof (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo) (0,4%));
Indirecte werkgeverslasten: B.v. verzuimverzekering (premie), RIE, salarisadministratie (accountant), arbodienst;
+
Toeslag payroll bedrijf:
= PAYROLL FACTOR
Uitleg payroll factor
Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde en indirecte werkgeverskosten (b.v. boekhouder, accountant, arbodienst, verzekeringen en verzuim, salaris en personeelsadministratie omtrent een medewerker, zonder de toeslag van een payrollbedrijf, voor u als werkgever in eigen dienst circa 50-60%.
Uw exacte payroll factor bij een payrollbedrijf is dus per aanbieder verschillend en bovenal afhankelijk van a. de functie van de werknemer, b. CAO, c. aantal gewerkte uren (het werk rond 1 payroll werknemer is verhoudingsgewijs duurder dan bij 20) en d. ziekteverzuim.
Vraagt u daarnaast bij het payrollbedrijf wat uw payroll factor is. Als er e. een koppeling met uw uren registratie systeem kan worden gemaakt. In verband met minder werkzaamheden en kans op fouten bij het payroll bedrijf. Is hierdoor een lagere payroll factor en dus ook een lager payroll tarief bij het payroll bedrijf niet meer dan logisch.
Let u ten slotte bij een payroll bedrijf ook goed op de mogelijke verschillende payroll factoren door f. het verschil in betalingstermijnen. Het payroll bedrijf financiert de salarissen van uw werknemers bij payroll voor. Met andere woorden. Hoe sneller u dus betaalt (automatische incasso). Hoe lager de payroll factor vaak zal zijn!
Maak of laat payroll tarief berekeningen maken
Nu u dit alles over een payroll factor weet. Kunt u zelf of door uw payroll aanbieders payroll berekeningen laten maken. Dit alles met als doel dat u straks exact weet wat uw werknemer u per daadwerkelijk gewerkt uur bij payroll gaat kosten.
Het meest overzichtelijk om uw payroll factor bij een payroll bedrijf met uw eigen kosten te vergelijken. Is door een payroll berekening op basis van €10,- bruto “exclusief uurloon” (idem uw bruto uurlonen of CAO lonen) te laten maken.
Een payroll tarief berekening bij een payroll bedrijf ziet er dan als volgt uit.
Payroll tarief per daadwerkelijk gewerkt uur =
€10,- bruto uurloon (CAO loon of WML) x b.v. 1,65 (payroll factor) = €16,50
Wilt u bovenstaand payroll tarief met uw eigen interne kosten vergelijken, dan dient u bovenstaande payroll tarief met 0,87 te vermenigvuldigen.
Dit is namelijk ongeveer het percentage dat uw medewerkers bij u en het payroll bedrijf ook daadwerkelijk productief voor u zijn. 260 werkdagen per jaar minus (b.v. vakantiedagen, feestdagen, ziekte, bijzonder, zorg verlof en kort verzuim) : 260 = circa 87%.
De vergelijking van uw kosten en een payroll bedrijf ziet er in de praktijk dan b.v. als volgt uit:
Payroll kosten:
€10,- x b.v. 1,65 = € 16,50 x 0,87 = € 14,36
Eigen kosten
€10,- x 1,40-1.50 (directe en indirecte werkgeverslasten = € 14,00 – € 15,00
Indien u deze payroll berekeningen bij een payroll bedrijf laat maken. Doet u er verstandig aan. Dit voor al uw verschillende medewerkers te laat doen.
De payroll factor voor studenten en scholieren dient namelijk lager, dan voor medewerkers met bepaalde of onbepaalde tijdscontracten binnen uw bedrijf te liggen. Dit komt doordat zij vaak in verband met hun leeftijd geen pensioen opbouw en bijna geen ziekte en ontslag risico’s kennen. Hierdoor vermenigvuldigt u bij studenten en scholieren de uitkomst niet met 0,87 maar met 0,90.
U ziet dat u voor een klein verschil per uur van al uw administratieve rompslomp en arbeidsrechtelijke werkgevers risico’s met payroll bent verlost. Hoe dit kleine verschil kan? Dit komt doordat payroll bedrijven duizenden payroll werknemers in dienst hebben. Hierdoor kunnen zij b.v. verzekeringen en arbodienst goedkoper inkopen.
Ook is hun salaris en personeelsadministratie proces volledig geautomatiseerd. En liggen ten slotte hun ziekte verzuim percentages door strakke begeleiding vaak lager dan het landelijk gemiddelde.
4. Hoeveel verlof, vrije en ziekte dagen?
Let u in uw aanbod er vooral goed op. Hoeveel ziekte en welke vakantie, feest, bijzonder verlof, kort verzuim, senioren, ADV of ATV en overige vrije dagen het payroll bedrijf in haar payroll factor heeft verwerkt. Zodat deze niet achteraf door het payroll bedrijf aan u in rekening worden gebracht. Goedkope payroll is dan duurkoop!
5. Doe alleen zaken met een betrouwbaar payroll bedrijf
Hiervoor geldt dat een payroll bedrijf minimaal over het keurmerk NEN 4400 certificering, recente WKA verklaring van de Belastingdienst en G-rekening dient te beschikken. Heeft u echter nog steeds twijfels. Vraagt u dan bij de Kamer van Koophandel de laatste jaarcijfers op!
6. Vraag om referenties bij het payroll bedrijf
Vraag altijd om 2 of 3 referenties bij het payroll bedrijf en bel deze op! Dit is 1 van de payroll tips en tricks die vaak wordt vergeten.
7. Pensioen en secundaire arbeidsvoorwaarden?
Uw werknemers bouwen bij een payroll bedrijf gelukkig straks ook een degelijk pensioen op. Voor uw werknemers geldt namelijk per 1 januari 2021 bij payroll v.w.b. pensioen het volgende.
Is het voor een payroll bedrijf niet mogelijk om voor uw payroll werknemers bij de pensioen regeling, die vanuit uw branche of sector (Bpf) geldt, aan te sluiten. Dan dient het payroll bedrijf voor uw payroll werknemers per 1 januari 2021 over een ‘adequaat’ pensioen (14,5% werkgeverspremie) te beschikken.
Laat daarom altijd het payroll bedrijf een aparte voorlichting met een pensioen adviseur bij de overgang naar payroll voor uw werknemers regelen. Dit om haar pensioen regeling aan uw payroll werknemers uit te leggen. Daarnaast kan deze pensioen adviseur dan ook beoordelen of een waardeoverdracht voor iedere individuele payroll werknemer zinvol is.
Controleer ten slotte ook altijd welk secundaire arbeidsvoorwaarden het payroll bedrijf naast haar pensioen regeling voor uw medewerkers heeft geregeld. B.v. collectiviteit regelingen voor verzekeringen of kortingen bij sportscholen.
8. Regelingen omtrent ziekte en ontslag?
Nogmaals en wij kunnen het niet vaak genoeg benadrukken! Let u bij een payrollbedrijf vooral in haar aanbod op de regelingen voor wat betreft ziekte en ontslag. Deze regelingen zijn namelijk 9 van de 10 keer de reden van een welles nietes discussie tussen een klant en een payroll bedrijf.
Voor het punt ziekte zien wij vaak grofweg twee regelingen bij payroll bedrijven:
- 1. Na calculaties (welke kosten?) of
2. een verhoging van uw payroll factor bij veel voorkomend ziekteverzuim in een bepaalde periode binnen uw bedrijf (hoogte?).
Bij ontslag moet u goed op de volgende punten letten:
- 1. Wat wordt er m.b.t. dossier vorming bij ontslag van u verlangd?;
2. Kosten bij een herplaatsingstraject?;
3. Kosten bij een ontslag vergoeding (o.a. transitievergoeding)?
9. Beschikking dienstverlening variant?
Vraagt u vooraf of het payroll bedrijf over een “dienstverlening variant” beschikt. De benaming hiervan kan anders zijn (zie ook payroll vormen).
Van payroll bedrijven eisen wij dat zij een “dienstverlening variant” kunnen aanbieden! Deze “dienstverlening variant” dient namelijk bij soms oudere werknemers te worden toegepast. Zodat zij hun eventuele VUT rechten bij een overstap naar payroll niet verliezen.
Daarnaast kan deze variant van pas komen als een werknemer pertinent weigert over te stappen naar payroll. En hij of zij hierdoor de overgang van een werkgever en andere werknemers naar payroll blokkeert. Voor hem of haar wordt dan in eerste instantie tijdelijk deze variant van payroll toegepast. Hij of zij blijft dan nog (even) in dienst van de werkgever.
Het payroll bedrijf wordt echter hierbij door u gemachtigd om alle afdrachten omtrent belastingen, sociale en pensioen premies op uw aansluitnummers voor u te doen. U betaalt bij deze payroll vorm ook gewoon alleen de daadwerkelijk gewerkte uren van uw werknemer. En regelt het payroll bedrijf ook de ziekte en eventuele begeleiding bij ziekte van deze werknemer.
Echter voor het punt ontslag wordt bij deze payroll vorm vaak afgesproken. Dat het payroll bedrijf u (kosteloos) bij een ontslag procedure zal ondersteunen. Het payroll bedrijf kan namelijk het ontslag niet zelf aanvragen en regelen. Dit komt doordat deze werknemer nog steeds bij u juridische in dienst is. Dit is dus het enige verschil met een gewone payroll constructie). Vraag bij het payroll bedrijf dus of zij deze payroll vorm kunnen aanbieden!
10. Schakel uw financieel adviseur of accountant in
Zeker bij fulltime werknemers adviseren wij u om de overgang naar payroll met uw financieel adviseur of accountant te bespreken.
Zij kennen immers uw bedrijf, verzekeringen en personeelskosten vaak door en door. En weten ook hoe de volgende zaken bij u zijn geregeld of kosten. B.v. verzuim, rechtsbijstand, aansprakelijkheid verzekering, pensioen premies, kosten arbodienst, ziekte en re-integratie begeleiding, RIE, loonadministratie, uitzendbureaus, juridische bijstand bij arbeidsovereenkomsten opstellen of arbeidsconflicten, transitie of ontslag vergoedingen, boetes UWV of Belastingdienst etc.
Eigenlijk als u dit allemaal zo leest. Komt er in Nederland v.w.b. werknemers eigenlijk heel wat op een werkgever af. Vandaar dat er vaak accountants in Nederland zijn. Die payroll juist aan hun klanten aanbevelen.
Zij weten namelijk dat de personeel en salarisadministratie en risico’s omtrent ziekte en ontslag bij een payroll bedrijf voor hun klanten professioneel wordt geregeld. En zij zich met payroll bij hen nog steeds met hun expertise op gebied van cijfers kunnen blijven bezighouden.
11. Kondig uw overstap naar payroll op tijd aan
Communiceer tijdig met uw werknemers. Zodat uw besluit om van payroll binnen uw bedrijf gebruik te gaan maken. Niet voor verrassingen en onrust op uw werkvloer zorgt.
12. Beëindigingsvoorwaarden
Controleer altijd de voorwaarden en afspraken voor wat betreft beëindiging of opzegging van uw payroll overeenkomst bij een payroll bedrijf.
Aan ieder goed payroll huwelijk kan namelijk ook een einde komen. Meestal geldt hier een opzegtermijn van 2 tot 3 periodes. Dit heeft alles te maken met het netjes terug leveren van de personeel en salarisadministratie aan u. Zodat u ook weer ruim de tijd heeft om alles weer zelf voor uw werknemers te kunnen regelen.
Meer payroll informatie en tips en tricks
Wilt u naast de genoemde payroll tips en tricks nog meer over onder andere de voordelen, tarieven en kosten van payroll weten? Vraagt u dan nu een advies gesprek of payroll offerte bij ons aan.
NEN 4400 gecertificeerde payroll bedrijven in Nederland
De volgende payroll bedrijven kunnen u ook payroll tips en tricks geven. Zij ontzorgen immers werkgevers met payroll door heel Nederland. Hierdoor hebben zij dan ook gezamenlijk enkele 10.000en werknemers van diverse bedrijven uit verschillende branches en plaatsen in Nederland bij hen op de payroll staan.
Payroll bedrijven en payroll tips en tricks
Ab flexkracht payroll B.V., Adecco Payroll en HR BV, BC Group Payroll BV, Com.pas, Connexie Payroll, Devocare Payroll B.V., Driessen Payroll en HR, Flex Expert Payroll B.V. Fortium Payroll en HRM B.V., Get Payroll BV, GJ Pay-Roll BV, Zebra HRM en Payroll B.V. Holland Payroll en HRM B.V. Koers Oost Payroll B.V., Kolibrie Payroll BV, Lean Payroll Service B.V., Level One Payroll en HRM BV, People Payroll en HRM 2.0, Manpower Payroll Solutions, Nedflex Payroll, Next Payroll B.V., One Payroll BV, So Toff HRM en Payroll BV, Pay to Payroll, Pay for People Payroll B.V. Pay for People Payroll BV, Payroll Nederland, Payper Payroll, Payroll Professionals B.V. Payroll Select BV, Persoonality Payroll BV, Please Payroll B.V., Pro Payroll, P-services Payroll, Randstad Payroll Solutions, Renew Payroll B.V. Repay Payroll HRM B.V. Select Payroll, Servorg Payroll BV, Smart Payroll Services BV, Tempo-Team Payroll Services, Tentoo Payroll B.V., WePayPeople Payroll, Wijco Payroll BV.