Payroll constructie

Bij een payroll constructie wordt het payrollbedrijf formeel juridisch de werkgever van uw werknemers. Zij komen bij een payroll constructie namelijk in dienst bij een payrollbedrijf en worden daarna vervolgens exclusief bij u tewerkgesteld (zie ook verschil uitzendbureau en payroll).

Wat is een payroll constructie?

Het payrollbedrijf neemt bij een payroll constructie naast de personeels- en salaris administratieve verantwoordelijkheden ook de arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s omtrent uw werknemers van u over. Bij een payroll constructie ontzorgt het payrollbedrijf u en uw afdelingen personeelszaken en/of salarisadministratie.

Het payrollbedrijf regelt namelijk bij een payroll constructie de betalingen van salarissen, loonheffingen, sociale en pensioenpremies, financiert de lonen voor, regelt het ziekteverzuim en houdt contact met instanties zoals het UWV, de Belastingdienst en arbodienst.

Doordat u of een werknemer binnen uw bedrijf hierdoor niet meer dagelijks de personeels- en salarisadministratie hoeft te doen. Geen ziekteverzuim hoeft te managen en lonenbetalingen uit te voeren. Houdt u en uw organisatie bij een payroll constructie meer tijd en geld over. U kunt met een payroll constructie uw organisatie hierdoor nog efficiënter inrichten en meer focussen op de economische ontwikkelingen binnen uw branche of sector.

Bij een payroll constructie doet u nog wel steeds zelf de werving en selectie van nieuwe werknemers, bepaalt u de arbeidsvoorwaarden (conform uw CAO), doet u de functionerings- en beoordelingsgesprekken en houdt u vanuit de Arbowetgeving ook nog steeds het toezicht op uw werkvloer.

Kortom bij een payroll constructie binnen uw bedrijf en voor uw werknemers verandert er eigenlijk niet zo heel veel!

Wet Arbeidsmarkt in Balans en payroll constructies

Voor de invoering van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WBA) per 1 januari 2020 was het belangrijk om te weten. Dat er tussen een payroll constructie bij een uitzendbureau en een echt payrollbedrijf verschil zat.

Het verschil zat hem namelijk in het toepassen van de geldende CAO voor uw werknemers. De uitzend-CAO’s van de ABU en/of NBBU waren meer op de verloning van uw tijdelijk werknemers dan van uw gehele personeelsbestand, dus inclusief werknemers met onbepaalde tijdscontracten gericht. Deze laatste groep ging er bij een payroll constructie onder deze CAO’s qua arbeidsvoorwaarden er namelijk vaak op achteruit.

Daarom is er met de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WBA) door de politiek dan ook ingegrepen. Hierdoor dienen zowel payrollbedrijven als uitzendbureaus, met een geheel aparte payrolltak/BV/entiteit, vanaf 1 januari 2020 bij een payroll constructie de gehele inlenersbeloning vanuit uw CAO toe te passen.

Dit geldt o.a. dus voor salarissen, reiskosten en netto vergoedingen, loonsverhogingen en opbouw van periodieken en vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren. Hierdoor is er voor iedereen binnen de payrollbranche een gelijk speelveld gecreëerd. Het concurreren op rechtsposities, pensioenregelingen en arbeidsvoorwaarden van payrollwerknemers behoort hierdoor definitief tot het verleden!

Payroll constructie en pensioenregeling

Waar in het verleden payrollbedrijven en uitzendbureaus (onder ABU- en NBBU-CAO) de mogelijkheid hadden om vanuit het StiPP pensioen payrollwerknemers, na eventueel 26 gewerkte weken (wachttijd) in de Basisregeling pensioen op te laten bouwen. Is dit met de voorschriften voor een ‘adequaat’ pensioenregeling vanuit de WAB per 1 januari 2021 niet meer mogelijk.

Basisregeling StiPP bij een payroll constructie

De totaal ingelegde pensioenpremie voor payrollwerknemers in deze Basis pensioenregeling bedroeg namelijk maar een paar procent. Ter vergelijking bij de meeste Bedrijfstakpensioenfondsen (Bpf) leggen werknemers en werkgevers aan premies vaak samen meer dan 12% in. Dat dit toentertijd dus voor sommige payrollwerknemers voor hun toekomst gevolgen (pensioen gat) had. Hoeven wij u toen en nu dan ook niet verder uit te leggen.

Plusregeling StiPP bij een payroll constructie

Wij moeten hierbij echter wel een kanttekening plaatsen. Niet ieder payrollbedrijf voor 2020 in Nederland maakte van deze Basis pensioenregeling voor haar payrollwerknemers gebruik. Goede erkende NEN-4400 gecertificeerde payrollbedrijven lieten namelijk vaak standaard hun payrollwerknemers vanaf dag 1 (zonder wachttijd) sowieso in de betere Plusregeling bij het StIPP pensioen opbouwen.

Daarnaast schakelden zij bij iedere overstap naar een payroll constructie een pensioenadviseur in. Dit om eventueel de gevolgen voor iedere individuele payrollwerknemer te bekijken. Deze pensioenadviseurs beoordeelden dan ook of een waardeoverdracht (= het overdragen van de waarde van pensioenaanspraken om pensioenverlies te voorkomen wanneer een werknemer van werkgever wisselt) voor een payrollwerknemer zinvol was.

Adequaat pensioen bij een payroll constructie

Naast de bovenstaande inlenersbeloningsregeling en gelijke ontslagregels vanuit de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) is het nu ook wettelijk geregeld. Dat iedere payrollwerknemer in Nederland per 1 januari 2021 bij een payroll constructie vanaf dag 1 recht op een ‘adequaat’ pensioen (14,5% werkgeverpremie) heeft. Het huidige StiPP-pensioen was hierdoor niet meer toereikend (geen 14,5% werkgeverpremie) en is dus per 1 januari 2021 als payrollpensioen komen te vervallen.

Het uitgangspunt vanuit de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) bij pensioen is dat het payrollbedrijf de pensioenregeling van de inlener (lees u) volgt. Kan dit om wat voor reden niet. Dan is een adequate pensioenregeling (14,5% werkgeverspensioenpremie) de oplossing.

Soms is een aansluiting bij een Bpf zelfs verplicht (verplichtstelling). Vakkrachten (payrollwerknemers) binnen de bouw moeten bijvoorbeeld verplicht bij het pensioenfonds voor de bouw (Bpf Bouw) worden aangemeld.

Brand New Day is een voorbeeld van een pensioenaanbieder in Nederland. Die een adequaat WAB-proofed payrollpensioenregeling voor payrollbedrijven en hun payrollmedewerkers heeft ontwikkelt en aanbiedt.

Wij van payrollsite.nl controleren/checken het punt pensioen altijd bij een payroll constructie. Daarnaast kijken wij of en hoe lang een payrollbedrijf bij de Stichting Normering Arbeid (SNA) is geregistreerd en over een NEN-4400 certificering beschikt.

Wij maken hiervoor gebruik van de SNA attenderingsservice en krijgen hierdoor een signaal als er wijzigingen in de registratie van een payrollbedrijf (uitlener) zijn. Ook kijken wij of een payrollbedrijf over een recente WKA-verklaring beschikt. Hoe de jaarcijfers bij de Kamer van Koophandel zijn en/of er bij een payroll constructie van een G-rekening gebruik kan worden gemaakt.

Hieronder geven wij nog even kort de voordelen en nadelen, incl. weerleggingen, voor u en uw werknemers bij een payroll constructie weer.

Werkgeversvoordelen bij een payroll constructie

    1. Geen arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s (v.w.b. ziekte en ontslag);
    2. Gemak;
    3. Kostenreductie door uitbesteden werkzaamheden m.b.t. personeelsadministratie. O.a. arbeidsovereenkomsten, loonstroken, jaaropgaven, verwerking CAO-bepalingen en wet- en regelgeving;
    4. Geen ziekterisico’s meer;
    5. Deskundige begeleiding bij ziekte (Wet verbetering Poortwachter (Wvp));
    6. Geen verantwoordelijkheden bij arbeidsongeschiktheid (WIA, WGA-risico);
    7. Geen kosten ziekteverzuimverzekering;
    8. Geen kosten arbodienst;
    9. Geen ontslagrisico’s
    en onverwachte juridische kosten meer;
    10. Minder administratieve lastendruk;
    11. Geen kosten salarisadministratie (software) meer;
    12. Betaling van alleen daadwerkelijk gewerkte uren;
    13. Volledige personeelskosten per uur 24/7 direct en duidelijk in beeld;
    14. 24/7 professionele en deskundige externe afdeling personeelszaken;
    15. Goedkoper dan uitzenden bij een uitzendbureau;
    16. Geen afdrachten en controles Belastingdienst v.w.b. uw personeelsadministratie;
    17. Personeelskosten per uur vooraf inzichtelijk;
    18. Gratis secundaire arbeidsvoorwaardenpakket (collectiviteitsregelingen verzekeringen, kortingen op laptops, telefoons, vakanties, hotels, dagjes uit of concerten);
    19. Bij geen pensioenregeling nu een adequate pensioenregeling (14,5% werkgeverspremie);
    20. Vanaf 1 januari 2020 WBA-proofed.

Werkgeversnadelen bij een payroll constructie

Voor wat betreft de nadelen voor een werkgever bij een payroll constructie geldt eigenlijk alleen.

1. Ketenaansprakelijkheid voor afdrachten bij een payroll constructie

U blijft te allen tijde aansprakelijk vanuit de ketenaansprakelijkheid voor de afdrachten van loonbelasting en premies sociale verzekeringen. In geval van faillissement van het payrollbedrijf is het dus mogelijk dat u premies en belastingen aan het UWV en de Belastingdienst nog een keer moet betalen.

Zelfs als u deze al eerder aan het payrollbedrijf heeft afgedragen. Een oplossing hiervoor is om een deel van uw factuurbedrag (circa 30%) op de afgeschermde G-rekening van het payrollbedrijf te storten (meer info payroll tips en tricks lijst).

Werknemersvoordelen bij een payroll constructie

Het grootste voordeel bij een payroll constructie voor een werknemer is de zekerheid, correctheid en stiptheid van de loonuitbetalingen. Daarnaast zijn de volgende 10 voordelen van een payroll constructie ook van belang voor een werknemer.

    1. Overname arbeidsvoorwaarden en arbeidsverleden (incl. dienstjaren);
    2. Opbouw en rechten op vakantiegeld en dagen (idem bij ondernemer);
    3. Mogelijkheid om vakantiegeld 2 keer per jaar te laten uitkeren;
    4. Recht op gelijke lonen, rechtspositie en ontslagregels;
    5. Recht op o.a. alle feestdagen, kort verzuim en bijzonder verlof uit CAO;
    6. Mogelijkheid om van collectieve verzekeringen gebruik te maken;
    7. Goed secundaire arbeidsvoorwaardenpakket (b.v. kortingen telefoons, concerten, vakanties, etc.);
    8. Pensioenregeling (Bpf of adequaat (14,5% werkgeverspremie));
    9. Recht op de scholingsregeling uit de geldende CAO;
    10. 24/7 een professionele en deskundige externe afdeling personeelszaken.

Werknemersnadelen bij een payroll constructie

Hieronder treft u de 4 meest genoemde nadelen bij een payroll constructie voor werknemers, incl. weerleggingen aan.

1. Minder binding bij een payroll constructie

Het risico bestaat dat als uw werknemer via een payroll constructie naar een onbekend payrollbedrijf wordt overgezet. Hij/zij minder binding met uw bedrijf houdt/krijgt.

Echter bij een payroll constructie blijft u degene, die het toezicht en de leiding op de werkvloer behoudt. Hier verandert er dus niets bij een payroll constructie. Doordat u bij een payroll constructie echter geen tijd meer aan allerlei zaken en documenten rond uw personeels- en salarisadministratie en ziektebegeleiding kwijt bent. Houdt u meer tijd over om meer aandacht aan uw werknemers en het reilen en zeilen binnen uw bedrijf (efficiency) te schenken.

Daarnaast beschikken uw payrollwerknemers bij een payrollbedrijf v.w.b. vragen over loonstroken, jaaropgaven, werkgeversverklaringen, saldo (boven-) wettelijke vakantiedagen, vakantiegeld/ 13de maand, onkosten vergoedingen, rechten bij aanzegging/ontslag, rechten bij ziekte en rechten vanuit CAO en/of wet- en regelgeving 24/7 over een persoonlijk aanspreekpunt (uw externe afdeling personeelszaken en salarisadministratie).

Hadden uw werknemers tenslotte bij u nog geen pensioensregeling. Bij een payroll constructie gaan zij vanaf dag 1 pensioen in een adequate pensioensregeling (14,5% werkgeverspremie) opbouwen.

2. Makkelijker ontslag bij een payroll constructie

Uw payrollwerknemers hadden, net als de werknemers bij u in dienst, met de komst van de Wet werk en zekerheid per 1 juli 2015 in Nederland al dezelfde ontslagbescherming (zie ook payroll en ontslag). Daarnaast gelden per 1 januari 2020 alle nieuwe regels omtrent ontslaggronden en transitievergoedingsregeling vanuit de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) ook voor zowel uw reguliere als payrollwerknemers.

Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) en ontslag

Met de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) is het nu makkelijker om vaste contracten van (payroll-)werknemers in Nederland flexibeler te maken (extra mogelijkheden om een contract door de kantonrechter te laten ontbinden) en zijn flexibele contracten iets vaster geworden.

Vanuit de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) hebben werknemers per 1 januari 2020 nu vanaf (a.) de eerste dag in plaats van na twee jaar, ongeacht een proeftijd, recht op een transitievergoeding (ontslagvergoeding). Daarnaast worden, door middel van een aanvullende regeling in de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB), (b.) kleine werkgevers voor de transitievergoeding gecompenseerd. Dit geldt als zij hun bedrijf wegens pensionering of ziekte moeten beëindigen. En is bij lange dienstverbanden de (c.) transitievergoeding opbouw verlaagd.

Cumulatiegrond bij ontslag bij een payrollconstructie

Met de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) moest het ontslag voor werkgevers dus gemakkelijker worden. Een werkgever (lees u of payrollbedrijf) in Nederland moest tot 2020 namelijk nog volledig aan 1 van de 8 ontslaggronden voldoen. Met komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) is het echter nu mogelijk een (payroll-)werknemer te ontslaan, als er sprake van een optelsom van omstandigheden (zogenaamde cumulatiegrond) is.

Door deze nieuwe negende grond heeft een kantonrechter in Nederland nu de mogelijkheid om verschillende omstandigheden (zogenaamde cumulatiegrond) te combineren. Wanneer de cumulatiegrond daadwerkelijk voor het ontslag wordt gebruikt. Is het belangrijk te weten dat een (payroll-)werknemer hierbij een halve transitievergoeding extra (bovenop de transitievergoeding) krijgt.

Kortom, voor wat betreft het punt ontslag zijn uw payrollwerknemers en reguliere werknemers volgens de wet (WAB) in Nederland vandaag de dag nog steeds gewoon gelijk!

3. Minder betaald en geen gelijkwaardige functies bij een payroll constructie

Dit is net als bovenstaande genoemde nadelen een misverstand. De paragraaf inlenersbeloning in de eigen payrollbedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO schreef in het verleden al voor de WAB het volgende voor. Payrollbedrijven dienen een payrollwerknemer net zoals een werknemer in eigen dienst gelijkwaardig te belonen en inschalen. De inlenersbeloningsregeling gold voor zowel het salaris als voor:

    1. Reiskostenvergoeding en overige netto vergoedingen;
    2. Opbouw van ATV en ADV dagen;
    3. Loonsverhogingen en opbouw van periodieken;
    4. Vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren.

Naast een gelijkwaardige beloning had uw payrollwerknemer ook vanuit bovenstaande CAO’s recht op een gelijkwaardige functie bij een payrollbedrijf. Punten als ervaringsjaren, diploma’s of aantal dienstjaren waren toen dus ook al van toepassing.

Echter met de komst van de Wet Arbeidsmarkt zijn de bepalingen omtrent de inlenersbeloning voor een payrollwerknemer bij een payroll constructie nog verder aangehaald. Een payrollwerknemer heeft vanuit de WAB nu wettelijk recht op volledig dezelfde rechtspositie en alle arbeidsvoorwaarden zoals een reguliere werknemer, die al bij een werkgever of ondernemer in dienst is.

Kortom, de arbeidsvoorwaarden voor een payrollwerknemer moeten bij een payroll constructie dus sinds de WAB 1:1 volledig bij die van de inlener (lees u) aansluiten. Alle arbeidsvoorwaarden van de inlener moeten dus bij een payroll constructie worden toegepast!!

Waar bij uitzenden in de WAB de inlenersbeloning nog tot zes elementen beperkt is gebleven. Moet deze bij een payroll constructie met de komst van deze wet per 1 januari 2020 helemaal gelijk zijn. Een payrollwerknemer heeft dus bij de inlener bij een payroll constrcutie nu dus ook recht op een geldende 13e maand, scholingsregelingen, alle verlofregelingen etc.

4. Ontlopen werkgeversverplichtingen bij een payroll constructie

Een veel gehoord nadeel is dat een ondernemer en/of werkgever bij een payroll constructie makkelijker zijn/haar juridische- en werkgeversverplichtingen zou kunnen ontlopen.

Het tegendeel is echter waar! Want door met een payrollbedrijf samen te werken. Worden werkgevers namelijk juist door het payrollbedrijf aan wet- en regelgeving en CAO-bepalingen voor hun werknemers gehouden.

Naast dat een payrollbedrijf tweemaal jaarlijks op het naleven van de wet- en regelgeving en CAO’s wordt gecontroleerd (zie NEN-4400 certificering). Hebben payrollbedrijven voor verschillende aspecten van het werkgeverschap, zoals wet- en regelgeving en CAO, verzuim en salarisadministratie specialisten in dienst. Zij zullen ondernemers en/of werkgevers juist aan de regels houden en/of hen erop wijzen.

Een payrollbedrijf krijgt namelijk als juridisch werkgever de boetes voor b.v. verkeerd toepassen of uitvoeren van o.a. de salarisadministratie, personeelsadministratie, wet- en regelgeving, CAO-bepalingen, Wet Poortwachter, Arbeidstijdenwet, etc.

Ondernemers en/of werkgevers kunnen bij een payroll constructie dus juist geen loopje met de regels in Nederland nemen. Waardoor een payrollwerknemer te allen tijde bij een payroll constructie van een erkend NEN-4400 gecertificeerd payrollbedrijf is beschermd en juist krijgt waar hij/zij wettelijk recht op heeft.

Meer informatie over een payroll constructie

Wilt u meer weten over wat een payroll constructie voor u en uw werknemers en/of bedrijf na 1 januari 2020 (komst WAB) kan betekenen weten? Vraagt u dan nu snel een gratis een geheel vrijblijvend payrolladviesgesprekpayrollofferte op maat of payrollberekening bij ons aan.

Payrollbedrijven in Nederland

Enkele payrollbedrijven in Nederland, op alfabetische volgorde, die al jaren diverse payroll constructies (zie ook payroll vormen) aanbieden, zijn (zie ook payroll brancheorganisaties, ABU- en NBBU-ledenlijst): Abflexkracht payroll, Adecco Payroll, BC Group Payroll, Com.pas Payrolling, Connexie Payroll, Devocare Payroll, Driessen Payroll, FlexExpert Payroll B.V., Fortium Payroll B.V., Get Payrolling BV, GJ Pay-Roll BV, Holland Payroll B.V., Koers Oost Payroll B.V., Kolibrie Payroll, Lean Payroll Service B.V., Level One Payroll, Manpower Payroll Solutions, Nedflex Payrolling, Next Payroll B.V., One Payroll, Pay to Payroll, Pay for People Payroll B.V., Pay for People Payroll, Payroll Nederland, Payper, Payroll Professionals B.V., Payroll Select, Persoonality Payrolling, Please Payroll B.V., Pro Payroll, P-services Payroll, Randstad Payroll Solutions, Renew Payroll B.V., Repay HRM B.V., Select Payrolling, Servorg Payroll BV, Smart Payroll Services BV, Tempo-Team Payroll Services, Tentoo Payroll B.V., WePayPeople Payroll, Wijco Payrolling B.V.

Vraag direct een offerte aan!
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.