Payrollwerknemer

Bij payroll draagt u het juridisch werkgeverschap van uw werknemers aan een payrollbedrijf over. Uw werknemers komen als payrollwerknemers op de loonlijst (= vertaling vanuit het Engels van payroll) van het payrollbedrijf te staan.

Uw payrollwerknemers krijgen daardoor van het payrollbedrijf een payroll contract (= arbeidscontract) aangeboden. Het payrollbedrijf neemt daardoor alle taken vanuit uw personeels- en salarisadministratie van u over en regelt voor uw payrollwerknemers o.a. de salarisbetalingen.

Doordat uw werknemers nu wettelijk bij het payrollbedrijf in dienst zijn, is het payrollbedrijf ook verantwoordelijk voor alle arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s (v.w.b. ziekte en ontslag) met betrekking tot uw payrollwerknemers.

Wat houdt payroll voor een werknemer in?

Payroll houdt dus in dat een werkgever en/of ondernemer zijn/haar personeels- en salarisadministratie en arbeidsrechtelijke en juridische werkgeversrisico’s omtrent zijn werknemers aan een payrollbedrijf uitbesteedt (outsourcet). Hierdoor heeft een werkgever en/of ondernemer minder administratie, werkgeversrisico’s en bespaart hij/zij zich hierdoor veel tijd en geld.

Deze vrijgekomen tijd en geld kan een ondernemer en/of werkgever gebruiken om meer aandacht aan zijn/haar bedrijf (efficiency) en werknemers te besteden (b.v. opleidingen, personeelsuitjes of informele gesprekken op de werkvloer).

Voor een payrollwerknemer verandert er dus met payroll niet veel op de werkvloer. De desbetreffende payrollwerknemer blijft namelijk gewoon zijn/haar werk doen. Het enige is dat het salaris wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks op een vast tijdstip door het payrollbedrijf aan de payrollwerknemer wordt uitbetaald.

Daarnaast betaalt het payrollbedrijf ook het vakantiegeld aan de payrollwerknemer uit (hij/zij heeft hierbij de keuze dit 2x per jaar te laten doen), houdt (boven) wettelijke vakantiedagen bij en draagt de pensioenpremies af. Dit alles komt dus doordat het payrollbedrijf de juridisch werkgever van een payrollwerknemer bij payroll is geworden.

Hoe werkt payroll voor een payrollwerknemer?

Bij payroll komt een payrollwerknemer dus bij een payrollbedrijf op de loonlijst/in dienst en wordt de payrollwerknemer exclusief (zie onderstaand verschil uitzendkracht) op de werkvloer van de ondernemer en/of werkgever tewerkgesteld .

Het payrollbedrijf verzorgt bij payroll de personeels- en salarisadministratie en salarisbetaling aan de payrollwerknemer en regelt alle zaken rond de arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s v.w.b. ziekte en ontslag. Het payrollbedrijf is daarnaast verantwoordelijk voor de loondoorbetaling bij ziekte, ziekte- en re-integratiebegeleiding, eventuele ontslag, arbodienst en verzekeringen, bijv. arbeidsongeschiktheid en pensioen.

De ondernemer en/of werkgever blijft echter wel verantwoordelijk voor de bepaling van de arbeidsvoorwaarden en salarissen (conform zijn/haar CAO), het voeren van de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken en vanuit de Arbowetgeving voor wat er op de werkvloer gebeurt. In de praktijk is er dus geen verschil tussen een eigen werknemer en payrollwerknemer op de werkvloer.

Rechten payrollwerknemer?

Vanuit de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) heeft een payrollwerknemer per
1 januari 2020 dezelfde rechten, als een werknemer die (nog steeds) bij het bedrijf in dienst is. Een payrollwerknemer heeft namelijk vanuit deze wet recht op alle elementen van de inlenersbeloning (1.): o.a. salarissen, reiskosten, geldende 13e maand, vakantiedagen, scholingsregelingen, verlofregelingen, netto vergoedingen, loonsverhogingen en opbouw van periodieken en vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren.

Daarnaast gold voor een payrollwerknemer met de komst van de Wet Werk en zekerheid in 2015, voor wat betreft (2.) ontslag (zie onderstaand) al dezelfde regels. Ook gelden per 1 januari 2020 alle nieuwe regels omtrent ontslaggronden en transitievergoedingsregeling vanuit de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) voor beide soort werknemers.

Belangrijk is wel te weten dat sommige CAO’s, zoals b.v. de CAO Schoonmaak, speciale CAO-bepalingen m.b.t. een maximaal aantal payrollwerknemers binnen een bedrijf kennen.

Een payrollwerknemer is ook voor (3.) ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid bij een payrollbedrijf verzekerd. Bij ziekte is het payrollbedrijf verantwoordelijk voor de ziektebegeleiding en re-integratie van de zieke payrollwerknemer.

Als een payrollwerknemer namelijk tijdens zijn/haar payroll contract ziek wordt, dient het payrollbedrijf gedurende het payroll contract en voor maximaal twee jaar minstens 70% van het loon door te betalen (i.i.g. het wettelijk minimumloon (WML)). Als uw CAO echter hogere loondoorbetalingspercentages kent dan heeft een payrollwerknemer hier ook het eerste en tweede jaar recht op.

Ook bouwt een payrollwerknemer bij een payrollbedrijf (4.) pensioen op. Voor uw payrollwerknemer bij een payrollbedrijf geldt per 1 januari 2021 v.w.b. pensioen het volgende. Is het voor een payrollbedrijf niet mogelijk om voor uw payrollwerknemer bij de pensioenregeling, die vanuit uw branche of sector (Bpf) geldt, aan te sluiten. Dan dient het payrollbedrijf voor uw payrollwerknemer per 1 januari 2021 over een ‘adequaat’ pensioen (14,5% werkgeverspremie) te beschikken.

Tot slot blijkt uit onderzoek van de ABU dat de dienstverlening payroll banen voor werkzoekenden schept. Doordat payrollbedrijven financiële werkgeversrisico’s en administratieve lasten van een ondernemer en/of werkgever overnemen. Zijn deze eerder bereid/geneigd om via payroll een werknemer aan te nemen.

Bij ontslag heeft een payrollbedrijf namelijk immers een inspanningsverplichting v.w.b. vervangende arbeid en in het geval van ziekte- en arbeidsongeschiktheid moet een payrollbedrijf de payrollwerknemer doorbetalen en de ziekte- en re-integratiebegeleiding voor de zieke payrollwerknemer regelen.

In bedrijven waarbij de personeelsadministratie een schoenendoos is en branches waar het werkgeverschap minder professioneel is geregeld. Zorgen payrollbedrijven juist voor professionalisering van de personeels- en salarisadministratie en een beter HR beleid voor de werknemers.

Voordelen van payroll voor een payrollwerknemer?

Het grootste voordeel voor een werknemer om bij een payrollbedrijf in dienst te zijn.Is de zekerheid, correctheid en stiptheid van de loonuitbetalingen. Daarnaast zijn de volgende 10 voordelen van payroll ook van belang voor een payrollwerknemer.

    1. Overname arbeidsvoorwaarden en arbeidsverleden (incl. dienstjaren);
    2. Opbouw en rechten op vakantiegeld en dagen (idem bij ondernemer);
    3. Mogelijkheid om vakantiegeld 2 keer per jaar te laten uitkeren;
    4. Recht op gelijke lonen, rechtspositie en ontslagregels;
    5. Recht op o.a. alle feestdagen, kort verzuim en bijzonder verlof uit CAO;
    6. Mogelijkheid om van collectieve verzekeringen gebruik te maken;
    7. Goed secundaire arbeidsvoorwaardenpakket (b.v. kortingen telefoons, concerten, vakanties, etc.);
    8. Pensioenregeling (Bpf of adequaat (14,5% werkgeverspremie));
    9. Recht op de scholingsregeling uit de geldende CAO;
    10. 24/7 een professionele en deskundige externe afdeling personeelszaken.

Nadelen van payroll voor een werknemer

Hieronder treft u de 4 meest genoemde nadelen van payroll voor een werknemer aan, incl. weerleggingen.

1. Minder binding

Voor wat betreft de veranderde band (binding) tussen uw werknemer en u bij payroll, zien wij juist een verbetering qua binding ontstaan:

  • 1. U bent minder tijd aan allerlei zaken en documenten rond uw personeels- en salarisadministratie en ziektebegeleiding kwijt. Waardoor
    u meer tijd heeft/krijgt, voor bijvoorbeeld informele gesprekken met uw werknemer;
  • 2. U werft en selecteert nog steeds zelf uw nieuwe werknemers, bepaalt de arbeidsvoorwaarden en salarissen (conform uw CAO/WML), doet de planning en roostering, houdt de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken en vanuit de Arbowetgeving blijft u ook nog steeds verantwoordelijk voor het toezicht op uw werkvloer (o.a. RI&E). Deze zaken blijven dus voor uw werknemer bij payroll onveranderd.
  • 3. Uw personeels- en salarisadministratie binnen uw bedrijf wordt met payroll veel professioneler geregeld. Uw werknemer krijgt een 24/7 vast aanspreekpunt binnen het payrollbedrijf. Hierdoor krijgt hij/zij direct antwoord op zijn/haar vragen over b.v.: loonstroken, jaaropgaven, werkgeversverklaringen, saldo (boven-) wettelijke vakantiedagen, vakantiegeld/ 13de maand, onkosten vergoedingen, rechten bij aanzegging/ontslag, rechten bij ziekte en rechten vanuit CAO en/of wet- en regelgeving. Daarnaast blijkt uit onderzoek ook nog dat werknemers bij payroll verbeteringen v.w.b. salarisbetalingen, bijzonder verlof regelingen, overwerkuren en toeslagen, loonstroken uitleg, ziektebegeleiding, pensioenregelingen, collectieve ziektekostenverzekeringen, juridische kwesties, CAO vragen etc. hebben ervaren.
  • 4. Veel payrollbedrijven bieden hun payrollwerknemers (gratis) opleidingen en cursussen (b.v. BHV) aan.
  • 5. Een payrollbedrijf heeft vaak collectiviteitsregelingen voor allerlei verzekeringen (b.v. ziektekosten-, auto-, woonhuis-, aansprakelijkheidsverzekering etc.) bij een verzekeringsmaatschappij voor uw werknemer afgesloten. Daarnaast krijgt uw werknemer bij sommige payrollbedrijven ook kortingen op o.a. telefoons, laptops, pretparken, dagjes uit, vakanties, hotels, restaurants, musea en concerten.
    6. Had uw werknemer bij u nog geen pensioensregeling, dan gaat hij/zij bij payroll vanaf dag 1 in uw Bedrijfstakpensioenfonds (Bpf) of een adequate pensioensregeling (14,5% werkgeverspremie) pensioen opbouwen.
  • 7. Tot slot kan uw werknemer zelf kiezen tussen een wekelijkse,
    4-wekelijkse of maandelijkse uitbetaling van haar/zijn salaris, tweemaal per jaar vakantiegeld opnemen, voorlichting over zijn/haar pensioen van een pensioenadviseur krijgen en voor alle vragen 24/7 bij zijn/haar persoonlijk deskundig HR-aanspreekpunt binnen het payrollbedrijf terecht.

Kortom 7 tegenargumenten waarom de binding tussen u en uw werknemer juist sterker i.p.v. minder wordt met payroll.

2. Makkelijker ontslag

Uw payrollwerknemer had met de komst van de Wet werk en zekerheid per 1 juli 2015 in Nederland al dezelfde ontslagbescherming, als uw werknemer die nog bij u in dienst is/was (zie ook payroll en ontslag). Daarnaast gelden per 1 januari 2020 alle nieuwe regels omtrent ontslaggronden en transitievergoedingsregeling vanuit de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) ook voor beide soort werknemers.

Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) en ontslag

Met de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) is het nu makkelijker om vaste contracten van zowel een payrollwerknemer als reguliere werknemer in Nederland flexibeler te maken (extra mogelijkheden om een contract door de kantonrechter te laten ontbinden) en zijn flexibele contracten voor hen iets vaster geworden.

Vanuit de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) hebben alle werknemers per
1 januari 2020 nu vanaf (a.) de eerste dag in plaats van na twee jaar, ongeacht een proeftijd, recht op een transitievergoeding (ontslagvergoeding). Daarnaast worden, door middel van een aanvullende regeling in de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB), (b.) kleine werkgevers voor de transitievergoeding gecompenseerd. Dit geldt als zij hun bedrijf wegens pensionering of ziekte moeten beëindigen. En is bij lange dienstverbanden de (c.) transitievergoeding opbouw verlaagd.

Met de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) moest het ontslag voor werkgevers dus gemakkelijker worden. Een werkgever (lees u of payrollbedrijf) in Nederland moest tot 2020 namelijk nog volledig aan 1 van de 8 ontslaggronden voldoen. Met komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) is het echter nu mogelijk zowel een payrollwerknemer als reguliere werknemer te ontslaan, wanneer er sprake van een optelsom van omstandigheden (zogenaamde cumulatiegrond) is.

Door deze nieuwe negende grond heeft een kantonrechter in Nederland nu de mogelijkheid om verschillende omstandigheden (zogenaamde cumulatiegrond) te combineren. Wanneer de cumulatiegrond daadwerkelijk voor het ontslag wordt gebruikt. Is het belangrijk om te weten dat een werknemer hierbij een halve transitievergoeding extra (bovenop de transitievergoeding) krijgt.

Kortom, voor wat betreft het punt ontslag is uw payrollwerknemer en reguliere werknemer volgens de wet (WAB) in Nederland vandaag de dag nog steeds gewoon gelijk!

3. Minder betaald en geen gelijkwaardige functie

Dit is net als bovenstaande genoemde nadelen een misverstand. De paragraaf inlenersbeloning in de eigen payrollbedrijfs-, ABU- en NBBU-CAO schreef in het verleden al voor de WAB het volgende voor. Payrollbedrijven dienen een payrollwerknemer net zoals een werknemer in eigen dienst gelijkwaardig te belonen en inschalen. De inlenersbeloningsregeling gold voor zowel het salaris als voor:

    1. Reiskostenvergoeding en overige netto vergoedingen;
    2. Opbouw van ATV en ADV dagen;
    3. Loonsverhogingen en opbouw van periodieken;
    4. Vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren.

Naast een gelijkwaardige beloning had uw payrollwerknemer ook vanuit bovenstaande CAO’s recht op een gelijkwaardige functie bij een payrollbedrijf. Punten als ervaringsjaren, diploma’s of aantal dienstjaren waren toen dus ook al van toepassing.

Echter met de komst van de Wet Arbeidsmarkt zijn de bepalingen omtrent de inlenersbeloning voor een payrollwerknemer nog verder aangehaald. Een payrollwerknemer heeft vanuit de WAB nu wettelijk recht op volledig dezelfde rechtspositie en alle arbeidsvoorwaarden zoals een reguliere werknemer, die al bij een werkgever of ondernemer in dienst is.

Kortom, de arbeidsvoorwaarden voor een payrollwerknemer moeten bij payroll dus sinds de WAB 1:1 volledig bij die van de inlener (lees u) aansluiten. Alle arbeidsvoorwaarden van de inlener moeten dus bij payroll worden toegepast!!

Waar bij uitzenden in de WAB de inlenersbeloning nog tot zes elementen beperkt is gebleven. Moet deze bij payroll met de komst van deze wet per 1 januari 2020 helemaal gelijk zijn. Een payrollwerknemer heeft dus bij de inlener met payroll nu dus ook recht op een geldende 13e maand, scholingsregelingen, alle verlofregelingen etc.

4. Ontlopen werkgeversverplichtingen

Een veel gehoord nadeel is dat een ondernemer en/of werkgever bij payroll makkelijker zijn/haar juridische- en werkgeversverplichtingen zou kunnen ontlopen.

Het tegendeel is echter waar! Want door met een payrollbedrijf samen te werken. Worden werkgevers namelijk juist door het payrollbedrijf aan wet- en regelgeving en CAO-bepalingen voor hun werknemers gehouden.

Naast dat een payrollbedrijf tweemaal jaarlijks op het naleven van de wet- en regelgeving en CAO’s wordt gecontroleerd (zie NEN-4400 certificering). Hebben payrollbedrijven voor verschillende aspecten van het werkgeverschap, zoals wet- en regelgeving en CAO, verzuim en salarisadministratie specialisten in dienst. Zij zullen ondernemers en/of werkgevers juist aan de regels houden en/of hen erop wijzen.

Een payrollbedrijf krijgt namelijk als juridisch werkgever de boetes voor b.v. verkeerd toepassen of uitvoeren van o.a. de salarisadministratie, personeelsadministratie, wet- en regelgeving, CAO-bepalingen, Wet Poortwachter, Arbeidstijdenwet, etc.

Ondernemers en/of werkgevers kunnen bij payroll dus geen loopje met de regels in Nederland nemen. Waardoor een payrollwerknemer te allen tijde met payroll bij een erkend en NEN-4400 gecertificeerd payrollbedrijf is beschermd en juist krijgt waar hij/zij wettelijk recht op heeft.

Verschil payrollwerknemer en uitzendkracht?

Doordat een uitzendkracht en een payrollwerknemer beide bij een bedrijf te werk worden gesteld. Denken veel mensen dat alles met betrekking tot een payrollwerknemer bijna hetzelfde is als bij een uitzendkracht. Dit is echter niet het geval (zie ook verschil uitzendbureau en payroll)!

De vier belangrijkste verschillen tussen een uitzendkracht en payrollwerknemer

Het (1.) eerste verschil in de praktijk is dat een uitzendbureau een uitzendkracht zelf heeft geworven en geselecteerd. Terwijl bij een payrollwerknemer u als ondernemer en/of werkgever dit zelf heeft gedaan. Het (2.) tweede verschil is dat een payrollwerknemer exclusief bij u werkt en een uitzendkracht door het uitzendbureau zonder toestemming van u bij andere bedrijven te werk kan worden gesteld (allocatiefunctie).

Het (3.) derde verschil is dat een payrollwerknemer in de verloning goedkoper (10-20%) dan een uitzendkracht is. Dit komt doordat het uitzendbureau haar werving en selectie fee in haar tarief doorberekent. Tenslotte (4.) doet u bij payroll nog steeds zelf en niet het payrollbedrijf de salarisonderhandelingen, beoordelings-, functionerings- en arbeidsvoorwaardengesprekken met uw payrollwerknemer.

Wettelijk sprake van payroll en niet van uitzenden

Met de Wet Arbeidsmarkt in Balans is er een aparte definitie van payroll gekomen. Van payroll is er nu sprake als er aan de volgende twee criteria wordt voldaan:

    1. De payrollwerkgever (lees payrollbedrijf) heeft niet zelf vraag en aanbod bij elkaar gebracht (allocatiefunctie).
    2. De werknemer (lees payrollwerknemer) mag alleen met toestemming van de opdrachtgever (lees inlener elders worden geplaatst (exclusiviteit).

De definitie van payroll

De definitie van payroll in Nederland is na de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) per 1 januari 2020 nu als volgt:

“het op basis van een overeenkomst van opdracht, die niet tot stand is gekomen in het kader van het samenbrengen van vraag en aanbod op de arbeidsmarkt, ter beschikking stellen van een arbeidskracht, om onder toezicht en leiding van de opdrachtgever, anders dan krachtens een met deze gesloten arbeidsovereenkomst, arbeid te verrichten, waarbij degene die de arbeidskracht ter beschikking stelt alleen met toestemming van de opdrachtgever bevoegd is deze arbeidskracht aan een ander ter beschikking te stellen.”

Kenmerkend voor de betekenis van payroll is dus nu volgens deze definitie dat (1.) de payrollwerkgever (lees payrollbedrijf) geen ‘allocatiefunctie’ op de arbeidsmarkt vervult en (2.) dat de arbeidskracht (lees payrollwerknemer) exclusief aan de opdrachtgever (lees inlener/ondernemer) ter beschikking wordt gesteld. Alleen als aan beide criteria wordt voldaan, is er dus sinds 1 januari 2020 sprake van payroll en niet van uitzenden!

Meer payroll informatie

Wilt u na dit alles te hebben gelezen nog meer weten, over wat payroll voor u en uw werknemers verder kan betekenen? Vraagt u dan nu snel een gratis geheel vrijblijvend payrolladviesgesprek of payrollofferte op maat bij ons aan.

NEN-4400 gecertificeerde payrollbedrijven in Nederland

Enkele erkende NEN-4400 gecertificeerde payrollbedrijven, op alfabetische volgorde, die gezamenlijk in Nederland meer dan 200.000 payrollwerknemers in dienst hebben, zijn (zie ook payroll brancheorganisaties, ABU- en NBBU-ledenlijst): Abflexkracht payroll, Adecco Payroll, BC Group Payroll, Com.pas Payrolling, Connexie Payroll, Devocare Payroll, Driessen Payroll, FlexExpert Payroll B.V., Fortium Payroll B.V., Get Payrolling BV, GJ Pay-Roll BV, Holland Payroll B.V., Koers Oost Payroll B.V., Kolibrie Payroll, Lean Payroll Service B.V., Level One Payroll, Manpower Payroll Solutions, Nedflex Payrolling, Next Payroll B.V., One Payroll, Pay to Payroll, Pay for People Payroll B.V., Pay for People Payroll, Payroll Nederland, Payper, Payroll Professionals B.V., Payroll Select, Persoonality Payrolling, Please Payroll B.V., Pro Payroll, P-services Payroll, Randstad Payroll Solutions, Renew Payroll B.V., Repay HRM B.V., Select Payrolling, Servorg Payroll BV, Smart Payroll Services BV, Tempo-Team Payroll Services, Tentoo Payroll B.V., WePayPeople Payroll, Wijco Payrolling B.V.

Vraag direct een offerte aan!
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.