Payrollfactor

Voor alle werkzaamheden en arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s zal een payrollbedrijf u een fee/toeslag (payrollkosten) doorberekenen. Deze vergoeding/fee/toeslag zit in een payrollfactor, ook wel loonsom/omrekeningsfactor genoemd, en is uit twee kostensoorten plus de toeslag/marge voor het payrollbedrijf opgebouwd.

Een payrollfactor ligt tussen de 1,50-1,80 (o.a. a.h.v. het soort werknemer) en heeft dezelfde componenten, die u, wanneer u personeel in dienst heeft, ook heeft (netto loon, een deel UWV, afdrachten Belastingdienst, premies verzekeringen, pensioenen, reserveringen etc). Checkt u dus bij een payrollofferte altijd eerst uw payrollfactor en/of payrolltarief (zie ook payrolltarief checklist).

Vervolgens vermenigvuldigt u de uitkomst van de opgebouwde payrollfactor met een bruto excl. uurloon (zonder reserveringen vakantiedagen en -geld) van €10,-, zodat u een payrollkostprijsberekening voor iedere werknemer kunt maken. U kunt ook het exacte bruto exclusieve uurloon voor uw payrollberekening vanuit uw CAO of het wettelijke minimumloon (WML) per uur gebruiken en deze vervolgens te vermenigvuldigen met de payrollfactor van het payrollbedrijf.

De grootste verschillen met uw eigen bovenstaande payrollkosten (c.q. personeelskosten) zijn echter dat de verplichte afdrachten door u op verschillende momenten dienen te worden betaald en uw arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s m.b.t. ziekte en ontslag niet vooraf zijn afgebakend. Met payroll bakent u deze risico’s wel af, doordat het payrollbedrijf het ziekte- en ontslagrisico van u overneemt. Zoals u misschien wel weet, kan een zieke medewerker in Nederland u al gauw een paar honderd euro per dag en bij ontslag totaal zelfs duizenden euro’s kosten.

Voor een werkgever/ondernemer in Nederland is de post personeelskosten dus vaak de grootste en onzekerste kostenpost. Dit komt o.a. door de onvoorspelbare kosten voor ziekte (o.a. extra consults arboarts, re-integratiekosten, arbeidsdeskundig en/of werkplekaanpassingsonderzoek, loondoorbetaling bij ziekte, verbruik eigen risico en hogere premie verzuimverzekering) en ontslag (dossieropbouw, proceskosten, transitie- of ontslagvergoedingen).

Maakt u echter van payroll gebruik, dan regelt het payrollbedrijf dus niet alleen uw personeels- en salarisadministratie, maar neemt zij, zoals al reeds eerder is vermeld, ook de arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s met betrekking tot ziekte en ontslag, tegen een vast all-in payrolltarief per daadwerkelijk gewerkt uur van u over.

Hierdoor heeft u op voorhand duidelijkheid, weet u op 1 januari op twee cijfers nauwkeurig vooraf wat een payrollwerknemer u per gewerkt uur kost en wat uw personeelskosten voor het komende jaar zullen zijn. Niets is namelijk zo gevaarlijk voor een ondernemer en/of werkgever om achteraf of halverwege met tegenvallende personeelskosten te worden geconfronteerd.

Bij ziekte, kort verzuim (calamiteiten) en bijzonder (buitengewoon) verlof, vakanties, feestdagen en evt. ADV- en ATV, kortdurend zorgverlof, geboorteverlof en/of seniorendagen (de laatste is per payrollbedrijf verschillend) ontvangt u dus geen rekening bij payroll. Mocht uw payrollwerknemer dus ziek of arbeidsongeschikt worden, dan heeft u ook geen dubbele kosten (geen eigen risicodagen), daar u uw zieke payrollwerknemer niet hoeft door te betalen en voor dit bedrag eventueel een vervangende werknemer kunt zoeken.

Komt u daarnaast in een arbeidsconflict met 1 van uw payrollwerknemers terecht, dan regelt het payrollbedrijf, als juridische werkgever, zonder extra kosten het eventuele ontslag van deze payrollwerknemer. U ziet dat payroll per definitie niet meer of minder hoeft te kosten dan wanneer u het zelf doet.

Hieronder ziet u hoe een payrollfactor in Nederland dient te zijn opgebouwd.

Opbouw payrollfactor:

Brutoloon werknemer:
– Netto salaris werknemer;
– Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. WW-premie, basispremie WAO/WIA, gedifferentieerde premie Whk, ziektekosten Verzekeringswet,  eigen risicodrager ziektewet) (24%), scholingsfonds (1,02%) en pensioen (gemiddeld (11%);

+

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:
– Reservering vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
– Reservering vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
– Reservering feestdagen (2,6%);
– Reservering ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
– Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
– Evt. ADV of ATV, senioren-, kortdurend zorgverlof- en geboorteverlofdagen (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo));
– Wachtdagcompensatie;
– Indirecte werkgeverslasten o.a. ziekteverzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

+

Toeslag (marge) payrollbedrijf:
O.a. Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico’s, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en werknemers.

= PAYROLLFACTOR

Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van uw CAO) en indirecte werkgeverskosten (o.a. boekhouder, accountant, arbodienst, verzekeringen en hard en software systemen (verzuim, salaris- en personeelsadministratie)) omtrent een werknemer, zonder de toeslag van een payrollbedrijf, voor u als werkgever in eigen dienst circa 50-60%.

Zoals al reeds op o.a. de pagina’s payrollberekening, payrolltarief checklist en payrolltarieven is vermeld, is de beste wijze om de payrollfactoren/-tarieven van diverse payrollbedrijven met elkaar te vergelijken o.b.v. de onderstaande formule en punten. Hierdoor zijn alle payrollbedrijven, qua payrollberekening (prijsvergelijking) namelijk sowieso gelijk en vergelijkt u dus geen appels met peren.

Payrolltarief per daadwerkelijk gewerkt uur =

Brutoloon excl. per uur (bijv. €10,-/CAO-loon/WML) x payrollfactor*

*De exacte payrollfactoren (v.w.b. brutoloon, werkgeverslasten, reserveringen en marge) bij payrollbedrijven zijn afhankelijk van o.a. (1) de opbouw brutoloon en payrollfactor/-tarief (zie ook bovenstaand), (2) het soort werknemers (studenten/scholieren, oproepkrachten en/of vast personeel), (3) de functies van de payrollwerknemers, (4) de geldende branche-CAO, (5) het aantal gewerkte uren en werknemers, (6) het ingecalculeerde ziekteverzuim, (7) juridische kosten, (8) kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof, (9) pensioen, (10) betalingstermijn, (11) koppeling systemen en (12) scholingsfonds.

1. Opbouw brutoloon en payrollfactor
Het (kale) bruto uurloon (wettelijk bruto minimum uurloon) in onze berekeningen is o.b.v. exclusief reserveringen vakantiegeld en -dagen (wettelijk minimum 20 dagen, echter per CAO verschillend). Zoals reeds bovenstaand is vermeld, is dit het eerste trucje dat payrollbedrijven uithalen om de goedkoopste te lijken. Zij geven u payrollfactoren zonder reserveringen vakantiegeld/-dagen (dit is wettelijk wel verplicht) en ook nog soms zonder reservering ziekte-, kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) verlof en feestdagen.

Hierdoor liggen de payrollfactoren bij exclusief reserveringen vakantiegeld/-dagen circa 14% (zie opbouw payrollfactor) lager. De exclusief andere reserveringsverschillen zijn: ziekte -4,2%, kort verzuim en bijzonder (buitengewoon) verlof -0,6% en feestdagen -2,6%.

Voor wat betreft evt. opbouw ADV-/ATV-, geboorteverlof, kort durend zorgverlof- en seniorendagen, moet u ook altijd vragen of het payrollbedrijf deze doorfactureert of in haar payrollfactor heeft meegenomen. ADV-/ATV-dagen zijn namelijk per CAO en opbouw (in uurloon/als dagen/uren) verschillend en daarnaast wordt zorgverlof ook steeds belangrijker (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo)/CAO, b.v. geboorteverlof) in Nederland.

2. Functies payrollwerknemers
U zult nu misschien al begrijpen, na bovenstaand gelezen te hebben, dat door het hogere bruto exclusief uurloon, i.v.m. functie, leeftijd of aantal werkweekuren, van een payrollwerknemer zijn/haar uiteindelijke payrolltarief hoger ligt dan een laaggeschoolde werknemer (geen excl. €10,- maar b.v. wettelijke minimum brutoloon per uur).

3. Soort payrollwerknemers
Voor wat betreft het soort werknemers, moet u altijd een onderscheid voor de volgende werknemers maken: 1. studenten/scholieren, 2. oproepkrachten en 3. vaste werknemers.

Studenten kennen namelijk een studententarief. Studenten mogen tijdens vakantieperiodes (ABU-CAO) namelijk zes weken achtereen voor een lager payrollfactor in dienst van een payrollbedrijf zijn (voor NBBU-leden en payrollbedrijven met een eigen payrollbedrijfs-CAO wijkt deze regeling in positieve zin af (namelijk gehele jaar)). Hierdoor hebben zij gedurende deze periode lagere sociale premies, (vaak) geen pensioen i.v.m. leeftijd en geen ziekte- en ontslagrisico. Voor oproepkrachten geldt hetzelfde v.w.b. pensioen (pas vaak na 26 gewerkte weken), ziekte (vaak geen) en ontslag (niet).

Bij oudere werknemers, die al langer bij u in dienst zijn, moet u altijd goed kijken (naast vervroegd pensioen- en vut-regelingen, zie pensioen) wat de afspraken bij het payrollbedrijf, voor wat betreft extra seniorendagen (ouwe lullendagen), zijn. Wij vinden namelijk dat een payrollbedrijf deze dagen ook in haar payrollfactor dient door te calculeren!

4. De geldende branche-CAO
In de ABU- en NNBU of eigen payrollbedrijfs-CAO (inlenersbeloning) en eigen branches-CAO’s (b.v. horeca of metaal) staan soms bepalingen, die bepalend voor een payrollfactor/-tarief kunnen zijn.

De inlenersbeloning (vanuit de Wet werk en zekerheid en Wet Arbeidsmarkt in Balans) houdt in dat uw payrollwerknemers in een gelijke of gelijkwaardige functies o.a. recht hebben op hetzelfde salaris, als de werknemers die nog in dienst bij u zijn en dezelfde aantal vakantiedagen (let hier dus goed op!!!), periodeloon in de schaal, mogelijke arbeidsduurverkorting (lees ADV),verschoven uren, toeslagen (payrollfactor over toeslagen?) voor overwerk, onregelmatigheid en ploegen, initiële loonsverhoging, onbelaste kostenvergoeding (payrollfactor over b.v. reiskosten?) en periodieken (per 2020 alle elementen bij payroll) hebben.

Wij vinden dat de payrollfactoren over reiskosten (tegen kostprijs!) en toeslaguren altijd lager dienen te liggen (geen eventuele reserveringsopbouw en ziekte- en/of ontslagrisico’s) dan over reguliere daadwerkelijk gewerkte uren!

Daarnaast is de sector (payroll = 45) waarin uw payrollwerknemers door het payrollbedrijf worden verloond van belang. Vraag dus altijd een payrollbedrijf wat de payrollfactoren voor reiskosten en toeslaguren zijn en in welke sector (-en) zij uw werknemers gaan verlonen en wat dan de mogelijke goedkopere consequenties (andere sector) hiervan voor uw payrollfactoren/-tarieven kan zijn? Dit laatste punt vraagt echter, om dit te kunnen uitzoeken, om de nodige payroll kennis, maar is voor ons iedere keer in prijsonderhandelingen weer lonend!

5. Het aantal gewerkte uren of payrollwerknemers
U zult begrijpen dat het werk en bijbehorende kosten met betrekking tot bijvoorbeeld 2 parttimers of 15 vaste werknemers verhoudingsgewijs hoger liggen. Een tip is om verschillende payrolloffertes o.b.v. 0-5, 5-15 en >20 werknemers bij payrollbedrijven aan te vragen. Hierdoor ziet u de mogelijke payrollfactoren/-tarieven verschillen en kunt over lager payrollfactoren onderhandelen. Wij van Payrollsite.nl hebben dit reeds al voor u gedaan.

6. Ingecalculeerde ziekteverzuim
De belangrijkste vraag, naast bruto exclusief uurloon bij een payrollfactor is: “Hoe is de regeling met betrekking tot ziekte bij het payrollbedrijf geregeld?” Ziekte is namelijk, naast eventuele (7) juridische kosten (evt. ontslag) het grootste vraagteken (zie bovenstaand) voor een payrollbedrijf, v.w.b. haar kosten. Alle andere kosten zijn namelijk vooraf zo goed als bekend, waardoor zij deze vooraf in haar payrollfactor kan doorberekenen.

Voor wat betreft ziekte zijn payrollbedrijven namelijk echter net verzekeringsmaatschappijen en zullen zij de kosten v.w.b. ziekterisico op voorhand voor een groot gedeelte in hun payrollfactoren/-tarieven proberen in te calculeren.

Maar wat zijn de afspraken, qua doorberekenen, bij een hoger ziekteverzuim of (extra) ziekte- of re-integratiebegeleiding (herintreding of outplacement)?

De twee manieren van doorberekenen, die wij veel zien, zijn (a) een payrollfactorverhoging (vaak middels een staffel) na een periode (vaak 1/2 jaar) van veel ziekte in uw bedrijf en (b) nacalculatie en -facturering. Alle ziekte uren of het aantal boven de afgesproken hoeveelheid/percentage ziekte uren/dagen of kosten worden bij deze (b) laatste vorm per 4 weken, maandelijks, half- of jaar aan u door belast.

Met betrekking tot ziekte- of re-integratiebegeleiding is het dus goed te weten of de kosten hiervan (nog) aan u worden doorbelast. Vaak zien wij bij payrollbedrijven in de kleine lettertjes (trucje) dat u namelijk nog, qua kosten, verantwoordelijk bent/blijft voor de Wet verbetering poortwachter.

Vraagt u daarnaast ook altijd hoe hoog het ziekteverzuimpercentage bij een payrollbedrijf is (lager dan het landelijke gemiddelde?), welke arbodienst en verzuimverzekering het payrollbedrijf heeft? Deze zaken zeggen namelijk hoe een payrollbedrijf haar verzuimbeleid voor uw payrollwerknemers straks heeft geregeld (b.v. Inhouse verzuimspecialisten). U betaalt immers indirect uw ziekte uren/dagen zelf (middels een reservering in het payrollfactor, zie bovenstaand) en/of draait op voor wat betreft een payrollfactorverhoging of nacalculatie!

Een belangrijke vraag, die u ook aan het payrollbedrijf moet stellen, i.v.m. vergelijk voor wat betreft de arbeidsvoorwaarden van uw payrollwerknemers en payrollfactoren. Hoe worden de wachtdagenregeling en loondoorbetalingspercentages bij ziekte door een payrollbedrijf per 2020 toegepast? Bijna alle payrollbedrijven kenden namelijk voor de invoering van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WBA) per 2020 o.a. wachtdagen en een andere regeling v.w.b. de percentages loondoorbetaling bij ziekte gedurende de eerste twee jaar. Gaat een payrollbedrijf deze elementen uit de inlenersbeloningsregeling vanuit uw CAO volledig toepassen (verplicht!) en in haar payrollfactor verwerken of  gaat ze zaken doorbelasten en nog erger anders toepassen, om goedkoper te zijn.

Wij hebben altijd al gevonden dat een erkend en gecertificeerd payrollbedrijf, dit in haar payrollfactor/-tarief moet meenemen en doorcalculeren. Anders gaat de kreet voor veel payrollbedrijven namelijk niet op: “Uw werknemers gaan er bij payroll niet op achteruit!”

Tot slot is een veel voorkomend twistpunt, met betrekking tot zieke payrollwerknemers, tussen werkgevers/ondernemers met payrollbedrijven. Het feit dat payrollwerknemers, naast bij de ondernemer/werkgever, zich ook bij het payrollbedrijf dienen ziek te melden. Zij zijn immers als juridische werkgever voor wat betreft de ziekte- en eventuele re-integratiebegeleiding en mogelijke boetes hiervoor verantwoordelijk.

Vergeet uw payrollwerknemer zich namelijk bij het payrollbedrijf ziek te melden, dan ontvangt deze werknemer geen ziektegeld over zijn/haar contracturen en krijgt u deze uren wel gewoon als zijnde gewerkte uren doorgefactureerd!! U zult begrijpen wat dan de discussie is. Let u daarom dus bij payroll altijd goed op of uw payrollwerknemer zich wel of niet bij het payrollbedrijf heeft ziek gemeld.

7. Juridische bijstand en kosten
Zoals als reeds eerder is vermeld: Wat zijn de kostenregelingen omtrent juridische bijstand en ontslag bij een payrollbedrijf? Vooral als u vaste werknemers met onbepaalde tijdscontracten heeft, is ontslag namelijk van belang.

Met payroll koopt u namelijk juridische bijstand in (b.v. opstellen juridisch correcte arbeidsovereenkomsten) en een deel van het ontslagrisico af. Stel dat de vraag afneemt of dat iemand zijn werk niet goed doet. Dan zou u relatief eenvoudig, met het in acht houden van een in het payroll contract vastgestelde opzegtermijn, van iemand afscheid moeten kunnen nemen. Het payrollbedrijf is in juridische zin de werkgever van de desbetreffende medewerker en dient het ontslag zonder verdere kosten voor u af te handelen.

Dit wetende begrijpt u dat ontslag en juridische bijstand de nodige risico’s en kosten voor payrollbedrijven met zich mee zouden kunnen brengen. Payrollbedrijven zijn, net zoals bij ziekterisico’s, net verzekeringsmaatschappijen en zullen de kosten van ontslag en juridische bijstand voor een groot gedeelte in hun payrollfactoren/-tarieven vooraf incalculeren. Zijn er echter mogelijke onduidelijkheden, dan zullen zij de juridische kosten middels bepalingen in een payrollovereenkomst en algemene voorwaarden aan u proberen door te berekenen (trucje).

Vandaar dat wij altijd adviseren om in de aangevraagde payrolloffertes te kijken en checken wat er met betrekking tot juridische bijstand is geregeld, dossiervorming bij ontslag wordt verlangd, wat de kosten bij een herplaatsingstraject zijn en wat het eventuele deel bij een ontslagvergoeding of transitievergoeding is. U mag als ondernemer/werkgever op gebied van ziekte en ontslag namelijk full service van een payrollbedrijf verwachten! Bij een payrollofferte via Payrollsite.nl hebben wij deze checks al voor u gedaan.

8. Kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof
Al lijkt het percentage hiervoor van 0,6% niet veel, dit kan echter naast ziekte en ontslag binnen een bedrijf per jaar flink verschillen. Bij kort verzuim (calamiteiten) verlof moet u denken aan bijzondere persoonlijke of onvoorziene omstandigheden, zoals kind ziek van school, overlijden nabestaande, partner moet bevallen.

Er geldt echter geen onvoorwaardelijk recht op doktersbezoek. Meestal is de afspraak dat werknemers zo veel mogelijk in hun vrije tijd naar de dokter of tandarts gaan. Als doktersbezoek buiten werktijd niet mogelijk is, kan een werknemer vanuit uw CAO wel recht hebben op kort verzuim verlof. In uw CAO kunnen dus afspraken over calamiteiten- of kort verzuimverlof staan. Let u dus bij payroll goed op of uw kort verzuimregeling overeen met die bij het payrollbedrijf komt en wat zij bij deze regelingen doen (in payrollfactor/doorcalculeren).

Voor wat betreft bijzonder (buitengewoon) verlof zijn er geen wettelijke regels, maar wordt dit verlof vastgelegd in een CAO, arbeidsovereenkomst of bedrijfsreglement. U moet hierbij denken aan familieomstandigheden of een bijzondere gebeurtenis. Zoals de begrafenis van een familielid, uw huwelijk of ambtsjubileum. Ook hier geldt. Komt de regeling bij het payrollbedrijf hieromtrent overeen met uw huidige regeling en wat is de regeling bij het payrollbedrijf voor wat betreft toepassing hiervan (in payrollfactor/doorcalculeren)?

Tenslotte heeft u als werkgever en het payrollbedrijf te maken met verlofregelingen vanuit De Wet Arbeid en Zorg (Wazo) (zie ook calamiteitenverlof) en CAO (boven de wettelijke regelingen). Het belangrijkste verlof hierbinnen is het “Kortdurend zorgverlof”, waarbij uw werknemer een ziek kind, partner of ouder moet verzorgen en het payrollbedrijf of u als werkgever hierbij minimaal 70% van zijn/haar salaris gedurende tweemaal het wekelijkse aantal arbeidsuren van uw werknemer moet doorbetalen (percentage ligt bij sommige CAO’s hoger!).

U ziet dat bovenstaande regelingen voor een payrollbedrijf het verschil tussen een positieve of negatieve marge kan betekenen. Vandaar dat sommige payrollbedrijven alle of sommige regelingen niet in hun payrollfactoren doorberekenen, waardoor deze lager zijn (trucje), maar wel aan u worden door belast. Zeker bij bedrijven met veel parttime vrouwelijke werknemers zijn bovenstaande regelingen voor payrollfactoren een belangrijk issue.

9. Pensioenregeling
Naast ziekte, ontslag en kort verzuim en bijzonder (buitengewoon) verlof is de pensioenregeling ook een punt dat van groot belang is voor een payrollfactor en de uiteindelijke arbeidsvoorwaarden van uw payrollwerknemers. De vraag die u zichzelf dan ook altijd moet stellen, is: “Hoe is de pensioenopbouw/-regeling bij het payrollbedrijf geregeld?”

Nu is het nog zo dat een payrollwerknemer bij een ABU- en/of NBBU payrollbedrijf (na hun 21 jaar) na een wachttijd, van de eerste 26 gewerkte weken voor een bepaalde tijd in de Basisregeling van het StiPP kunnen worden ondergebracht en na 52 weken pensioenopbouw in de Basisregeling automatisch naar de betere Plusregeling gaan (bij payrollbedrijven met een eigen payrollbedrijfs-CAO kan deze pensioenregeling verschillen, b.v. vanaf 1e dag pensioenopbouw). U kan te allen tijde wel beslissen dat uw payrollwerknemers direct pensioen gaan opbouwen in de Basis- dan wel Plusregeling.

De pensioenpremies voor payrollwerknemers in de Basisregeling bedragen maar enkele procenten (geheel ten lasten van het payrollbedrijf). Ter vergelijking bij een beetje Bedrijfstak Pensioen Fonds (BPF) zijn de werknemers- en werkgeverspremies al gauw meer dan 10%! Dat dit voor uw payrollwerknemer zijn/haar pensioenopbouw en de kostenkant van het payrollbedrijf (werkgeverslasten in hun payrollfactor) gevolgen heeft, hoeven wij u niet verder uit te leggen (trucje). Naast dat de politiek straks (2020) vanuit de Wet Arbeidsmarkt in Balans een adequate pensioen voor iedere payrollwerknemer wil vinden wij van Payrollsite.nl het belangrijk dat iedere payrollwerknemer, vanuit goed werkgeverschap, tot die tijd vanaf dag 1 in de Plusregeling bij het StiPP pensioen moet opbouwen!

Daarnaast adviseren wij altijd dat uw payrollaanbieder een pensioenadviseur moet inschakelen, om de eventuele negatieve/positieve gevolgen voor iedere individuele payrollwerknemer (zeker bij vaste werknemers) te bekijken en hen hierin te adviseren. Daarnaast kan de adviseur beoordelen of een waardeoverdracht (= het overdragen van de waarde van pensioenaanspraken om pensioenverlies te voorkomen wanneer een werknemer van werkgever wisselt) voor een payrollwerknemer zinvol is.

Vaak zien wij namelijk bij payrollbedrijven, dat er door hen niet (bewust) wordt gekeken naar de negatieve gevolgen van het overstappen naar een andere pensioenregeling (StiPP). De gevolgen zijn dan in de (nabije) toekomst voor uw payrollwerknemers niet te overzien, b.v. lager/minder(nabestaanden) pensioen bij pensionering en/of verlies evt. vervroegd pensioenregeling of vut-rechten vanuit de huidige pensioenregeling!

Een goed erkend payrollbedrijf (kaf van het koren) zal in dezen u en uw desbetreffende werknemer(-s) adviseren geen gebruik van de alom bekende payrolldienst te maken, waarbij het payrollbedrijf de juridische werkgever wordt en uw payrollwerknemer automatisch een aansluiting bij het StiPP krijgt. Maar voor hem/haar de zogeheten “Dienstverleningsvariant” toe te passen (zie meer informatie hierover op payroll en pensioen).

Zoals u al hierboven heeft kunnen lezen wil de politiek tenslotte het liefst zien (WAB) dat een payrollwerknemer vanaf dag 1 een adequate pensioen bij het pensioenfonds, dat voor alle werknemers binnen het bedrijf of branche geldt (BPF), opbouwt of bij een pensioenfonds (b.v. verplichte deelname Plusregeling StiPP en/of aanpassing hiervan) dat gelijkwaardige inlegpercentages hanteert (= basispensioenregeling).

10. Betalingstermijnen
Heeft een payrollbedrijf een staffel voor wat betreft betalingstermijnen of gaat het payrollbedrijf sowieso altijd van automatische incasso in haar payrollfactoren uit? Voor wat het eerste en tweede punt kan het namelijk voor u (b.v. in de bouw), i.v.m. zijn/sector debiteurenbetalingsafspraken en liquiditeit (i.v.m. BTW terugvorderen), gunstig zijn om een langere betalingstermijn met het payrollbedrijf af te spreken. U betaalt dan vanuit de staffel of schriftelijke afspraak (soms) een hoger payrollfactor.

Vraag dus aan het payrollbedrijf altijd de verschillen in payrollfactoren bij automatische incasso, 7, 14, 21, 30 of >30 dagen betalingstermijn. U kunt hier dan meespelen en de beste keuze maken. Wij van Payrollsite.nl hebben dit reeds voor onze payrolltarieven gedaan.

11. Koppeling systemen
Kostenbesparingen door automatisering is met de komst van internet steeds belangrijker bij payrollbedrijven geworden. Waar vroeger ondernemers en/of werkgevers nog wekelijks/4-wekelijks of maandelijks telefonisch of met een fax de gewerkte uren van hun werknemers doorgaven en bij het payrollbedrijf deze handmatig vervolgens werden ingevoerd. Gebeurt dit nu vaak in een afgeschermde internetomgeving. Echter u moet nog steeds vaak zelf de uren vanuit uw systeem in het systeem van een payrollbedrijf handmatig ingeven en accorderen.

De vraag die u daarom hieromtrent altijd moet stellen: Wat zijn de payrollfactoren, als u uw urenregistratie-, klok-, kassa- of ander soort urenverwerkingssysteem aan het systeem van het payrollbedrijf kan worden gekoppeld? Vaak zien wij namelijk, dat een goed en erkend payrollbedrijf lagere payrollfactoren, i.v.m. minder werkzaamheden en kans op fouten, dan hanteert. Bij Payrollsite.nl heeft u automatisch al de scherpste payrollfactoren!

12. Scholingsfonds
In de payrollbranche wordt 1,02% van uw brutoloonsom door payrollbedrijven aan de Stichting DOORZAAM afgedragen. Met behulp van deze tegoeden kunnen payrollwerknemers een opleiding volgen. DOORZAAM is een goed voorbeeld van een sectoroverstijgend scholingsfonds, doordat payrollwerknemers in diverse branches of sectoren werkzaam zijn.

Vaak weten ondernemers en/of werkgevers echter niet dat dit scholingsfonds er voor hun payrollwerknemers is. Terwijl ze hier wel indirect aan afdragen. Sommige payrollbedrijven verzwijgen (trucje) dit ook bewust tegen sommige (kleinere) payrollklanten, zodat zij de gelden uit dit fonds kunnen inzetten om grotere payrollklanten te behouden of binnen te halen.

Vraagt u dus altijd bij uw payrollofferte aanvraag, hoe en wanneer u hier gebruik van kunt maken en wanneer u eventuele facturen v.w.b. scholing/cursussen kan indienen en vergoed krijgt. Ons advies is om dit jaarlijks te doen, zodat het payrollbedrijf aan de hand van uw brutoloonsom in dat jaar uw exacte vergoeding kan bepalen. De payrollbedrijven via Payrollsite.nl wijzen u, vanuit goed werkgeverschap, te allen tijde op dit scholingsfonds.

Tenslotte is het ook goed om, naast de collectiviteitsregeling v.w.b. verzekeringen en speciale incentives, te informeren naar welke (online) opleidingen en cursussen het payrollbedrijf, gratis of bijv. via de NTI aan haar payrollwerknemers (b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen en/of social media) aanbiedt. Uw secundaire arbeidsvoorwaardenpakket kunt u dan tegen vaste payrollfactoren bij payroll in 1 klap gratis en goed hebben geregeld!

Om niet voor verrassingen komen te staan en te controleren wat u uiteindelijk bij payroll koopt, adviseren wij u om onze payrolltarief checklist te doorlopen.

Kortom, zoals u ziet en heeft kunnen lezen, is het is altijd zeer belangrijk om bij een payrollfactor/-tarief in uw payrollofferte goed naar bovenstaande punten te kijken. Een payrollfactor bij een zogenaamd “goedkoop” payrollbedrijf onder de 1,5 voor vaste werknemers, nu u dit weet, is dus niet realistisch! De directe en indirecte personeelskosten (payrollkosten) voor een werkgever en/of payrollbedrijf in Nederland zijn al hoger.

Dit zou namelijk betekenen, dat het payrollbedrijf op ieder uur verlies gaat draaien. Wat dus niet echt logisch is! Of dat het payrollbedrijf reserveringen en/of kosten heeft weggelaten in de aan u aangeboden payrollfactoren/-tarieven. Dit laatste, weet u nu, is dus eerder het geval!

Om niet alle payrollbedrijven, incl. alle (neven-)vestigingen in Nederland (circa 3.000), individueel naar hun payrollfactoren te informeren. Kent Payrollsite.nl de meest voornaamste en betrouwbaarste payrollbedrijven in Nederland en kunnen wij er voorzorgen dat u een transparante en scherpe payrollofferte van een payrollbedrijf in uw branche en/of buurt ontvangt. Vraag daarom dus nu snel een payrolladviesgesprek of payrollofferte bij ons aan!

Enkele payrollbedrijven met transparante payrollfactoren in Nederland zijn (zie ook payroll brancheorganisaties, ABU- en NBBU-ledenlijst): Persoonality Payrolling, Driessen Payroll, Randstad Payroll Solutions, Adecco Payroll, Kolibrie Payroll, Tempo-Team Payroll, Connexie Payroll, Repay Payroll, Ziezzo Payroll, E-payroll, Payroll Select, Payroll Talent, Tentoo Payroll, Please Payroll , One Payroll, Prokx Payrolling, Luba Payroll, Cardan Payroll, Payper, Easy Staff Payroll Services, Fortium Payroll, Pay for People Payroll, Payroll Company, Nedflex Payrolling, Direct Payrolling, WePayPeople en PRO Payroll.

Vraag direct een offerte aan!
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.