Payroll factor

Voor alle werkzaamheden en arbeidsrechtelijke werkgevers risico’s zal een payrollbedrijf u een toeslag (payroll kosten) doorberekenen. Deze vergoeding, fee of toeslag zit in een payroll factor, ook wel loonsom of omrekeningsfactor genoemd, van een payrollbedrijf verwerkt. Een payroll factor bestaat uit twee kostensoorten plus de toeslag voor het payrollbedrijf.

Payroll factor in relatie tot een payroll tarief

Een payroll factor in Nederland ligt ongeveer tussen de 1,50-1,80 (o.a. a.h.v. het soort werknemer). Zij bestaat uit componenten, die u zelf ook heeft. Wanneer u in Nederland werknemers in dienst heeft. O.a. netto loon, een deel UWV, afdrachten Belastingdienst, premies verzekeringen, pensioen premies, RIE, arbodienst, reserveringen etc.

Checkt u bij een payroll offerte dus altijd eerst de payroll factor of payroll tarief van het payrollbedrijf (zie onze payroll tarief checklist).

Om het uiteindelijke payroll tarief voor een werknemer te berekenen. Vermenigvuldigt u de aangeboden payroll factor met een bruto “exclusief uurloon” van €10,- (dus zonder reserveringen vakantiegeld en dagen). Op deze wijze kunt u voor ieder daadwerkelijk gewerkt uur van een payroll werknemer dus een transparante payroll kostprijs berekening maken.

Ook kunt u het exacte bruto exclusieve uurloon op de loonstrook van uw payroll werknemer of vanuit uw geldende CAO voor uw payroll berekening gebruiken. Dit bruto “exclusief uurloon” vermenigvuldigt u dan vervolgens met de payroll factor van een payrollbedrijf.

Verschillen eigen personeelskosten en payroll kosten

De grootste verschillen met uw eigen bovenstaande personeelskosten (c.q payroll kosten) zijn echter dat de verplichte afdrachten door u op verschillende momenten dienen te worden betaald en uw arbeidsrechtelijke werkgevers risico’s v.w.b. ziekte en ontslag niet vooraf zijn afgebakend.

Doordat een payrollbedrijf de ziekte en ontslag risico’s omtrent uw werknemers bij payroll van u overneemt. Bakent u deze risico’s met payroll wel af. Wist u dat een dag verzuim of ziekte een werkgever in Nederland gemiddeld €250 door verminderde productiviteit en kosten voor een eventuele vervanger kost!!

Voor een werkgever en ondernemer in Nederland is de post personeelskosten dus vaak de grootste en onzekerste kosten post. Dit komt, zoals u al heeft kunnen lezen, o.a. door de onvoorspelbare kosten voor ziekte. O.a. extra consults Arboarts, re-integratie kosten, arbeidsdeskundig of werkplek onderzoek, loondoorbetaling bij ziekte, verbruik eigen risico en hogere premie verzuimverzekering. Maar ook door kosten voor ontslag. O.a. dossier opbouw, proces kosten, transitie of ontslag vergoedingen).

Payroll kosten vooraf inzichtelijk

Maakt u echter van payroll gebruik. Dan regelt het payrollbedrijf dus niet alleen uw personeel en salarisadministratie. Maar neemt zij ook uw onzekere arbeidsrechtelijke werkgevers risico’s met betrekking tot ziekte en ontslag, tegen een vast all in payroll tarief per daadwerkelijk gewerkt uur van u over.

Hierdoor weet u op 1 januari op twee cijfers nauwkeurig vooraf wat een payroll werknemer u per daadwerkelijk gewerkt uur en ongeveer over het hele jaar gaat kosten. Niets is namelijk zo gevaarlijk voor een ondernemer of werkgever om achteraf of halverwege met tegenvallende personeelskosten te worden geconfronteerd!

Geen ziekte en ontslag risico’s bij payroll

Bij ziekte, kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) verlof, vakanties, feestdagen, ADV en ATV, kortdurend zorgverlof, geboorte verlof of senioren dagen ontvangt u in principe dus geen rekening bij payroll. Let u wel op na calculatie of doorberekenen!

Mocht uw payroll werknemer dus ziek of arbeidsongeschikt worden, dan heeft u bij payroll ook geen dubbele kosten (geen eigen risico dagen). Dit omdat u bij payroll uw zieke payroll werknemer niet hoeft door te betalen en voor dit bedrag eventueel een vervangende werknemer kunt zoeken en inzetten.

Komt u daarnaast in een arbeidsconflict met 1 van uw payroll werknemers terecht. Dan regelt het payrollbedrijf als het goed is, zonder extra kosten het eventuele ontslag van deze payroll werknemer. U ziet dat payroll per definitie niet meer of minder hoeft te kosten dan wanneer u het zelf doet!

Opbouw payroll factor

Hieronder ziet u hoe een payroll factor in Nederland dient te zijn opgebouwd.

Brutoloon werknemer:

Netto salaris werknemer;
Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. WW premies, Arbeidsongeschiktheid fonds (Aof), Uniforme opslag kinderopvang (Aof), Werkhervattingskas (rekenpremie) (Whk), Werkgeversheffing ZVW = totaal circa 27%) en pensioen (minimaal 14,5%), evt. scholingsregeling;

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:

Vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
Vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
Feestdagen (2,6%, 5-7 dagen);
Ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
Kort verzuim (calamiteiten verlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
Evt. ADV of ATV, senioren en kortdurend zorgverlof dagen, geboorte verlof (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo) (0,4%));
Indirecte werkgeverslasten o.a. verzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

Toeslag (marge) payrollbedrijf:

O.a. Juridische kwesties, uren verwerking, contractbeheer, ziekte begeleiding, risico’s, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en werknemers.
= PAYROLLFACTOR

Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten (afhankelijk van uw CAO) en indirecte werkgeverskosten (o.a. boekhouder, accountant, arbodienst, verzekeringen en hard en software systemen (verzuim, salaris en personeelsadministratie)) omtrent een werknemer, zonder de toeslag van een payrollbedrijf, voor u als werkgever in eigen dienst circa 50-60%.

Payroll factor in een payroll berekening

Misschien heeft u het al reeds op o.a. de pagina’s payroll berekening, payroll tarief checklist en payroll tarieven kunnen lezen. Maar de beste wijze om de payroll factoren en tarieven van diverse payrollbedrijven met elkaar te vergelijken. Is o.b.v. de onderstaande payroll berekening en punten. Hierdoor zijn alle payrollbedrijven, qua payroll berekening (prijs vergelijking) namelijk sowieso gelijk en vergelijkt u dus geen appels met peren.

Payroll tarief per daadwerkelijk gewerkt uur =

Brutoloon “exclusief uurloon” (bijv. €10,-, CAO-loon of WML) x payroll factor*

*Payroll factor is v.w.b. brutoloon, werkgeverslasten, reserveringen en marge bij payrollbedrijven afhankelijk van: O.a. (1.) de opbouw brutoloon en payroll factor (zie ook bovenstaand), (2.) het soort werknemers (studenten, scholieren, oproepkrachten of vast personeel), (3.) de functies van de payroll werknemers, (4.) de geldende branche CAO, (5.) het aantal gewerkte uren en werknemers, (6.) het ingecalculeerde ziekteverzuim, (7.) juridische kosten, (8.) kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) en zorgverlof, (9.) pensioen, (10.) betalingstermijn, (11.) koppeling systemen en (12.) scholingsregeling.

1. Opbouw brutoloon en payroll factor

Het (kale) bruto “exclusieve uurloon” (of Wettelijk Minimum Loon (WML)) in berekeningen moet o.b.v. exclusief reserveringen vakantiegeld en dagen (is wettelijk minimum 20 dagen, echter per CAO verschillend) zijn.

Dit is het eerste trucje dat payrollbedrijven uithalen om de goedkoopste te lijken. Zij geven u namelijk payroll factoren zonder reserveringen vakantiegeld en dagen (dit is wettelijk wel verplicht) en zelfs ook nog soms zonder reservering ziekte, kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon) verlof en feestdagen.

Hierdoor liggen de payroll factoren bij exclusief reserveringen vakantiegeld en dagen circa 20% (zie opbouw payroll factor) lager. Exclusief andere reserveringsverschillen zijn: ziekte -4,2%, kort verzuim en bijzonder (buitengewoon) verlof -0,6% en feestdagen -2,6%.

Met betrekking tot evt. opbouw ADV of ATV, geboorte verlof, kort durend zorgverlof en senioren dagen. Moet u ook altijd vragen of het payrollbedrijf deze door factureert of in haar payroll factor heeft meegenomen of versleuteld.

ADV of ATV dagen zijn namelijk per CAO en opbouw (in uurloon of als dagen of uren) verschillend. Daarnaast wordt zorgverlof in Nederland ook steeds belangrijker (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo) en CAO, b.v. geboorte verlof) en vormt het daardoor een steeds grotere reservering in de payroll factor van een payrollbedrijf.

2. Functies payroll werknemers en payroll factor

U zult dus begrijpen, dat door het hogere bruto “exclusief uurloon” i.v.m. een functie, leeftijd of aantal contract uren van een payroll werknemer. Het uiteindelijke payroll tarief voor deze werknemer hoger zal liggen, dan voor iemand met het Wettelijk Minimum Loon per uur!

3. Soort payroll werknemers en payroll factor

Aangaande het soort werknemers i.r.t. een payroll factor. Moet u altijd een onderscheid tussen de volgende werknemers maken: 1. studenten en scholieren, 2. oproepkrachten en 3. vaste werknemers.

Studenten en scholieren regeling en payroll

Voor de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) was er nog een aparte studenten en scholieren regeling bij payroll. Hierdoor waren studenten en scholieren op vertoon van een studenten en scholieren verklaring bij payroll tijdens vakanties of het gehele jaar goedkoper in de verloning. Nu geldt deze studenten en scholieren regeling alleen nog bij uitzenden!!

Als u de studenten en scholieren regeling nu bij studenten en scholieren, o.b.v van een verklaring, bij payroll toepast. Is dit nu alleen voor de desbetreffende studenten en scholieren gunstig. Het payrollbedrijf mag namelijk bij het berekenen van de in te houden loonheffing van een periode van een kwartaal, in plaats van het werkelijke loontijd vak uitgaan.

Dit betekent dat een payrollbedrijf veel minder of helemaal geen loonheffing hoeft in te houden. Dat is voor de student of scholier, die bij u als vakantiekracht aan het werk is dus voordelig. Hij of zij houdt dan immers netto veel meer over. Ook hoeft hij of zij later de eventueel te veel betaalde belasting niet terug te vragen, door aangifte inkomstenbelasting te doen.

Studenten, scholieren, 50+, vangnetters en AOW gerechtigden

Het payroll tarief voor studenten en scholieren moet echter wel lager dan voor werknemers met bepaalde of onbepaalde tijdscontracten binnen uw bedrijf zijn. Dit komt doordat zij vaak i.v.m. hun leeftijd geen pensioen opbouw, zeker scholieren, en bijna geen ziekte en ontslag risico’s kennen.

Bij nieuwe payroll werknemers van boven de 50 jaar moet u altijd goed kijken. Hoe een payrollbedrijf de loonkosten subsidies eventueel in haar payroll factor heeft verwerkt. Bij payroll werknemers met het WML moet u goed op het Lage inkomensvoordeel LIV en jeugd LIV bij hen letten. Het transparantst is dat een payrollbedrijf de voordelen van deze regelingen 1:1 aan u overmaken!

Payroll werknemers met een vangnet vanuit het UWV moeten ook goedkoper zijn. Dit omdat u bij hen geen ziekte risico’s loopt. Ten slotte AOW gerechtigden hebben geen pensioen opbouw meer en kennen daardoor lagere werkgeverslasten en als het goed is dus ook een lagere payroll factor bij een payrollbedrijf (zie ook onze payroll tarief checklist).

4. De geldende branche CAO en payroll factor

Voordat de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) er per 1 januari 2020 was. Was het belangrijk om te weten bij welke payroll brancheorganisatie (Algemene Bond Uitzendondernemingen (ABU) of Nederlandse Bond van Bemiddelings- en Uitzend ondernemingen (NBBU)) een payrollbedrijf was aangesloten. Of zelfs over een eigen payrollbedrijf CAO beschikte.

Hierdoor was bekend onder welke CAO en arbeidsvoorwaarden een payrollbedrijf zijn dienstverlening payroll in Nederland aanbood. Iedere CAO had namelijk andere regels voor b.v. het aantal bepaalde tijdscontracten (keten regeling of fasen systematiek) en loondoorbetaling percentages bij ziekte de eerste 2 jaar.

Vanwege de nieuwe en duidelijke regels vanuit de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) omtrent payroll hebben de ABU, NBBU en eigen payrollbedrijf CAO echter geen toegevoegde waarde meer bij payroll. Daarom is dan ook besloten dat payroll overeenkomsten per 1 januari 2020 niet meer onder deze CAO’s vallen. Er gold in 2020 nog wel overgangsrecht voor al lopende overeenkomsten.

Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) en CAO

Door de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) heeft een payroll werknemer per januari 2020 dezelfde rechten gekregen, als een werknemer die (nog steeds) bij u in dienst is. Een payroll werknemer heeft namelijk vanuit deze wet recht op alle elementen van de inlenersbeloning. O.a. salarissen, reiskosten, geldende 13de maand, vakantiedagen, scholingsregelingen, verlof regelingen, netto vergoedingen, loonsverhogingen en opbouw van periodieken en vergoedingen voor overwerk of onregelmatige uren.

Daarnaast gold voor een payroll werknemer met de komst van de Wet Werk en zekerheid in 2015, voor wat betreft ontslag (zie onderstaand) al dezelfde regels. Ook gelden per 1 januari 2020 alle nieuwe regels omtrent ontslag gronden en transitievergoedingen vanuit de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) voor beide soort werknemers.

NEN 4400 certificering, reiskosten en sector indeling

Wel is belangrijk dat een payrollbedrijf over een NEN 4400 certificering van de Stichting Normering Arbeid beschikt.

Bovendien vinden wij, ondanks de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB), dat de payroll factoren over reiskosten (1:1 tegen kostprijs!) en toeslag uren bij payrollbedrijven nog steeds altijd lager dienen te liggen (geen eventuele reserveringsopbouw, ziekte en ontslag risico’s) dan over reguliere daadwerkelijk gewerkte uren!

Ten slotte, was voor de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) ook de sector, (payroll = 45) waarin uw payroll werknemers door het payrollbedrijf werden verloond, van belang voor een payroll factor. Er was voor de komst van deze wet immers enige ruimte om payroll werknemers onder mogelijke andere goedkopere sector premies en daardoor tegen lagere payroll factoren te verlonen. Om dit te kunnen doen, vroeg dit laatste punt om de nodige payroll kennis. Voor ons was dit bij iedere prijs onderhandeling echter weer lonend!

Per 1 januari 2020 zijn alle payrollbedrijven in sector 45 geplaatst en uitzendondernemingen in sector 52.

5. Het aantal gewerkte uren, payroll werknemers en payroll factor

U zult begrijpen dat het werk en bijbehorende kosten met betrekking tot bijvoorbeeld 2 parttimers of 15 vaste werknemers verhoudingsgewijs hoger liggen. Een tip is om verschillende payroll offertes o.b.v. 0-5, 5-15 & 20 werknemers bij payrollbedrijven aan te vragen. Hierdoor ziet u de mogelijke verschillende payroll factoren en kunt u over een lagere payroll factor onderhandelen. Wij van payrollsite.nl hebben dit bij onze payroll offertes al voor u reeds gedaan.

6. Ingecalculeerde ziekteverzuim en payroll factor

De belangrijkste vraag, naast bruto “exclusief uurloon” bij een payroll factor is. “Hoe is de regeling met betrekking tot ziekte bij een payrollbedrijf geregeld?”

Ziekte is namelijk, naast eventuele (7.) juridische kosten (zie ontslag) het grootste vraagteken v.w.b. de kosten (zie bovenstaand) voor een payrollbedrijf. Alle andere kosten zijn namelijk vooraf zo goed als bekend. Waardoor een payrollbedrijf deze vooraf 1:1 in haar payroll factor kan door calculeren of verwerken.

Wanneer het namelijk over ziekte gaat, zijn payrollbedrijven net verzekeringsmaatschappijen en zullen zij de kosten v.w.b. ziekte risico’s op voorhand voor een groot gedeelte in haar payroll factoren proberen in te calculeren of verwerken.

Afspraken omtrent doorberekenen

Maar wat zijn de afspraken bij een hoger ziekteverzuim of (extra) ziekte of re-integratie begeleiding (herintreding of outplacement)? Doorberekenen?

De twee manieren van doorberekenen, die wij veel zien, zijn:

Met betrekking tot de ziekte en re-integratie begeleiding uit de Wet verbetering poortwachter (Wvp) is dus goed om te weten of de kosten hiervan aan u worden doorbelast. Vaak zien wij namelijk bij payrollbedrijven in de kleine lettertjes (trucje) dat u hiervoor te allen tijde, qua kosten, zelf verantwoordelijk voor bent en blijft.

Vraagt u daarnaast ook altijd hoe hoog het ziekteverzuim percentage bij een payrollbedrijf is (lager dan het landelijke gemiddelde?) en welke arbodienst en verzuimverzekering het payrollbedrijf heeft?

Deze zaken zeggen namelijk iets over hoe een payrollbedrijf haar verzuimbeleid straks voor u en uw werknemers bij payroll heeft geregeld (b.v. Inhouse verzuim specialisten). U betaalt namelijk immers indirect uw ziekte uren en dagen, middels een reservering in uw payroll factor, payroll factor verhoging of na calculatie zelf!

Coronavirus (Covid 19) en payroll

U ziet dat er nogal wat punten zijn waarop u bij payroll en ziekte voor u zelf en uw werknemers op moet letten. Want hoe gaat een payrollbedrijf met bijvoorbeeld het Corona virus (Covid19) en de ziektegevolgen hiervan (o.a. ziekte en quarantaine dagen, kosten corona testen, vaccinatie kosten, re-integratie, NOWregelingen) om?

Ziekmelden bij payroll

Tot slot, is ook een veel voorkomend twistpunt, met betrekking tot zieke payroll werknemers, tussen werkgevers of ondernemers en payrollbedrijven onderling. Het feit dat payroll werknemers zich bij een payrollbedrijf vergeten ziek te melden.

Payroll werknemers dienen zich namelijk bij payroll, naast bij de ondernemer en werkgever zich ook bij het payrollbedrijf ziek te melden. Zij zijn immers als juridische werkgever voor wat betreft de ziekte en eventuele re-integratie begeleiding en mogelijke boetes bij payroll hiervoor verantwoordelijk.

Vergeet een payroll werknemer zich namelijk bij het payrollbedrijf ziek te melden. Dan ontvangt deze payroll werknemer geen ziekte geld over zijn of haar contracturen en krijgt u deze uren wel gewoon als zijnde gewerkte uren door gefactureerd!!

U zult begrijpen wat dan de discussie is of wordt. Let u daarom dus bij payroll altijd goed op of uw payroll werknemers zich wel of niet bij het payrollbedrijf hebben ziekgemeld!!

Loondoorbetaling verplichting i.v.m. ziekte bij payroll

Een vraag die u zich met de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) per 1 januari 2020 niet meer aan een payrollbedrijf hoeft te stellen. Maar toen zeker belangrijk voor het vergelijken van de arbeidsvoorwaarden van uw payroll werknemers en een payroll factor was.

Hoe worden de wachtdagen regeling en loondoorbetaling verplichting bij ziekte de eerste twee jaar door een payrollbedrijf toegepast?

Bijna alle payrollbedrijven kenden namelijk voor de invoering van de WAB verschillende aantal wachtdagen en regelingen v.w.b. de percentages loondoorbetaling verplichting bij ziekte gedurende de eerste twee jaar.

Uit de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) heeft een payroll werknemer echter per 1 januari 2020 dezelfde rechten, als een werknemer die (nog steeds) bij het bedrijf in dienst is. Een payroll werknemer heeft daardoor dus recht op dezelfde percentages loondoorbetaling verplichting bij ziekte vanuit uw CAO gedurende de eerste twee jaar. “Uw werknemer gaat er bij payroll en ziekte dus niet meer op achteruit!”

7. Juridische bijstand, kosten en payroll factor

Voor wat betreft ontslag en payroll is het belangrijk dat u de volgende vraag bij payroll i.r.t. een payroll factor stelt. Wat zijn de kosten regelingen omtrent juridische bijstand en ontslag bij een payrollbedrijf? Vooral als u vaste werknemers met onbepaalde tijdscontracten heeft. Is ontslag zeker namelijk van belang.

Met payroll koopt u namelijk juridische bijstand in (b.v. opstellen juridisch correcte arbeidsovereenkomsten) en een deel van het ontslag risico af. Stel dat de vraag in uw branche afneemt of dat iemand zijn werk niet goed doet. Dan zou u relatief eenvoudig. Met wel het in acht nemen van een in het payroll contract vastgestelde opzegtermijn, van iemand afscheid moeten kunnen nemen. Het payrollbedrijf is immers in juridische zin de werkgever van de desbetreffende payroll werknemer. Zij dient dus het ontslag zonder verdere kosten voor u af te handelen.

Payroll en ontslag

Dit wetende begrijpt u dat ontslag en juridische bijstand de nodige risico’s en kosten voor payrollbedrijven met zich mee kunnen brengen. Payrollbedrijven zijn, zoals bij ziekte risico’s (zie payroll en ziekte), net verzekeringsmaatschappijen en zullen de kosten van ontslag en juridische bijstand voor een groot gedeelte in hun payroll factoren en tarieven vooraf incalculeren of verwerken. Maar zullen bij mogelijke onduidelijkheden de juridische kosten hiervan, middels bepalingen in een payroll overeenkomst en algemene voorwaarden, zo veel mogelijk aan u proberen door te berekenen (trucje).

Vandaar dat wij altijd adviseren om in uw aangevraagde payroll offertes naar het volgende te kijken en te checken:

U mag als ondernemer en werkgever bij payroll namelijk op gebied van ontslag en ziekte full service van een payrollbedrijf verwachten!

Bij een payroll offerte via ons van payrollsite.nl hebben wij deze checks al voor u gedaan. Hierdoor komt u achteraf bij een ontslag van een payroll werknemer niet voor verrassingen te staan.

8. Kort verzuim (calamiteiten), bijzonder (buitengewoon), zorgverlof, geboorte verlof en senioren dagen en payroll factor

Al lijkt het reservering percentage van deze regelingen, tussen de 0,6%-1,0% niet hoog. Dit kan echter naast ziekte en ontslag binnen een bedrijf per jaar flink verschillen.

Kort verzuim (calamiteiten) verlof bij payroll

Bij kort verzuim verlof moet u denken aan bijzondere persoonlijke of onvoorziene omstandigheden, zoals kind ziek van school, overlijden nabestaande, partner moet bevallen.

Er geldt echter geen onvoorwaardelijk recht op doktersbezoek. Meestal is de afspraak dat werknemers zo veel mogelijk in hun vrije tijd naar de dokter of tandarts gaan. Als doktersbezoek buiten werktijd niet mogelijk is. Kan een payroll werknemer vanuit uw CAO wel recht hebben op kort verzuim verlof. In uw CAO kunnen dus afspraken over calamiteiten of kort verzuim verlof staan.

Let u dus bij payroll goed op of uw kort verzuim regeling in de payroll factor van een payrollbedrijf is verwerkt. Of dat zij deze dagen en uren aan u doorberekenen. Met als doel dus om op het eerste oog goedkoper te lijken!

Bijzonder (buitengewoon) verlof

Voor wat betreft bijzonder (buitengewoon) verlof zijn er geen wettelijke regels. Maar wordt dit verlof vastgelegd in een CAO, arbeidsovereenkomst of bedrijfsreglement. U moet hierbij denken aan familie omstandigheden of een bijzondere gebeurtenis. Zoals de begrafenis van een familielid, huwelijk of ambtsjubileum. Ook hier geldt. Zijn deze dagen en uren in de payroll factor van een payrollbedrijf verwerkt of worden ze aan u doorberekend?

Geboorte verlof

Geboorte verlof wordt ook wel kraam verlof, vaderschap verlof of partner verlof genoemd.

Sinds 1 januari 2019 hebben payroll werknemers als partners recht op eenmaal het aantal werkuren per week aan geboorte verlof. De partners van payroll werknemers hebben sinds 2 augustus 2022 zelf recht op vijf dagen doorbetaald geboorte verlof.

Het payrollbedrijf moet het loon tijdens dit verlof volledig doorbetalen. De payroll werknemer kan de geboorte verlofdagen naar eigen inzicht opnemen. Maar moet dit wel binnen 4 weken na de geboorte van het kind doen. Wederom geldt hierbij. Zijn deze dagen en uren in de payroll factor van een payrollbedrijf verwerkt of worden ze aan u doorberekend?

Aanvullend geboorte verlof

Per 1 juli 2020 kunnen payroll werknemers als partners ook maximaal 5 weken (5 keer het aantal werk uren per week) aanvullend geboorte verlof opnemen. Tijdens het verlof heeft de payroll werknemer geen recht op salaris doorbetaling. Maar komt hij of zij in aanmerking voor een uitkering van het UWV. Zij moeten het aanvullend geboorte verlof opnemen binnen 6 maanden na de geboorte van het kind. En zij moeten eerst het geboorte verlof van 1 week hebben opgenomen.

Kortdurend zorgverlof

Ten slotte heeft u als werkgever en een payrollbedrijf ook nog met verlof regelingen vanuit De Wet Arbeid en Zorg (Wazo) (zie ook calamiteiten verlof) en CAO (boven de wettelijke regelingen) te maken.

Het belangrijkste verlof hierbinnen is het “kortdurend zorgverlof”. Hieronder valt dat uw payroll werknemer een ziek kind, partner of ouder moet verzorgen. Het payrollbedrijf als juridische werkgever moet hierbij minimaal 70% van zijn of haar salaris gedurende tweemaal het wekelijkse aantal arbeidsuren van uw werknemer doorbetalen (percentage ligt bij sommige CAO’s hoger!).

Ook hier geldt weer. Zijn deze dagen en uren in de payroll factor van een payrollbedrijf verwerkt of worden ze aan u doorberekend?

Senioren dagen en payroll factor

Bij oudere payroll werknemers die al langere bij u in dienst zijn. Dient u naast de eventueel vervroegd pensioen- en vut regelingen vanuit uw bedrijfstak pensioenregeling (zie payroll en pensioen) met een eventueel hogere payroll factor voor hen rekening te houden.

Dit komt dan door de eventuele extra senioren dagen (ouwe lullen dagen) vanuit uw CAO. Wij vinden namelijk dat een payrollbedrijf i.v.m. transparantie deze eventuele vrije dagen ook in haar payroll factor dient door te calculeren of verwerkt. Let hier dus op (zie onze payroll tarief checklist)!

U ziet dat bovenstaande regelingen voor een payrollbedrijf het verschil tussen een positieve of negatieve marge kan betekenen. Vandaar dat sommige payrollbedrijven niet alle maar sommige regelingen in hun payroll factoren door calculeren of verwerken.

Hierdoor lijken zij op het eerste gezicht goedkoper (trucje). Maar bent u bij het door berekenen van deze uren en dagen misschien uiteindelijk veel duurder uit. Zeker bij bedrijven met veel parttime vrouwelijke werknemers zijn bovenstaande regelingen voor payroll factoren een belangrijk issue.

9. Pensioenregeling en payroll factor

Naast ziekte, ontslag en bovenstaande verlof regelingen is de pensioenregeling ook een punt dat van groot belang is voor een payroll factor. De vraag die u zichzelf dan ook altijd moet stellen. “Hoe is de pensioenopbouw of regeling voor mijn werknemers bij een payrollbedrijf geregeld (aansluiting bij Bpf of een adequate pensioenregeling)?”

Omdat per 1 januari 2021 payroll werknemers recht op een ‘adequaat’ pensioen hebben. Was het StiPP pensioen niet meer toereikend (geen 14,5% werkgeverspremie) en is per 1 januari 2021 dus als payroll pensioen in Nederland komen te vervallen.

Voor uw payroll werknemers bij een payrollbedrijf geldt per 1 januari 2021 nu v.w.b. pensioen het volgende.

Is het voor een payrollbedrijf niet mogelijk om voor uw payroll werknemers bij de pensioenregeling aan te sluiten, die vanuit uw branche of sector (vaak Bpf) geldt. Dan dient het payrollbedrijf voor uw payroll werknemers per 1 januari 2021 over een ‘adequaat’ pensioenregeling (14,5% premie voor de werkgever) voor uw payroll werknemers te beschikken.

Vakkrachten (payroll werknemers) binnen de bouw moeten bijvoorbeeld nu al verplicht bij het pensioenfonds voor de bouw (Bpf bouw) worden aangemeld.

Brand New Day is een voorbeeld van een pensioen aanbieder in Nederland. Die een adequaat WAB proofed payroll pensioenregeling voor payrollbedrijven en hun payroll medewerkers heeft ontwikkeld en aanbiedt.

Pensioen adviseur bij payroll inschakelen

Wij adviseren echter nog wel steeds dat een payrollbedrijf een pensioen adviseur bij overgang naar payroll moet inschakelen. Dit om de door haar gekozen adequate pensioenregeling aan uw payroll werknemers uit te leggen.

Daarnaast kan deze pensioen adviseur dan namelijk ook beoordelen of een waardeoverdracht voor iedere individuele payroll werknemer zinvol is.

Laat uw werknemers hiervoor dan wel even het pensioen register raadplegen. Dit i.v.m. mogelijke overige pensioen potjes bij andere Bedrijfstak pensioenfondsen (Bpf).

Ook zien wij voor wat betreft pensioen tenslotte nog steeds vaak bij payrollbedrijven. Dat er door hen niet samen met een pensioen adviseur (bewust) wordt gekeken naar de eventuele negatieve gevolgen van het overstappen naar een andere pensioenregeling (beschikbare premie stelsel versus middelloon of eindloon regeling).

De gevolgen zijn dan in de (nabije) toekomst voor uw payroll werknemers soms dan niet te overzien. Bijvoorbeeld lager of minder (nabestaanden) pensioen bij pensionering of verlies evt. vervroegd pensioenregeling of vut rechten vanuit de huidige (Bpf) pensioenregeling!

Een goed en erkend payrollbedrijf (kaf van het koren) zal dan in dezen u en uw desbetreffende werknemers namelijk adviseren geen gebruik van ‘gewoon’ payroll te maken. Waarbij het payrollbedrijf dus de juridische werkgever van uw werknemer wordt en hij of zij hierdoor aan een adequate pensioenregeling moet gaan deelnemen. Hierdoor is hij of zij dan namelijk niet meer aan het Bpf in uw branche verbonden en verliest zijn of haar eventuele opgebouwde rechten.

Dienstverlening variant bij payroll

In zo’n geval dient naar onze mening een payrollbedrijf voor hem of haar over een zogeheten “dienstverlening variant” te beschikken en deze ook goed kunnen toepassen (zie payroll vormen).

10. Betalingstermijnen en payroll factor

Heeft een payrollbedrijf een staffel voor wat betreft betalingstermijnen of gaat zij sowieso van automatische incasso in haar payroll factor uit?

Aangaande het eerste en tweede punt kan het voor u (b.v. in de bouw) i.v.m. uw debiteurenbetaling afspraken en liquiditeit (i.v.m. BTW terugvorderen) gunstig zijn om een langere betalingstermijn met een payrollbedrijf af te kunnen spreken. U betaalt vanuit de staffel of schriftelijke afspraak (soms) dan wel een hogere payroll factor.

Vraagt u dus aan een payrollbedrijf altijd de verschillende payroll factoren bij automatische incasso, 7, 14, 21, 30 of >30 dagen betalingstermijn. U kunt dan vanuit de aangeboden payroll factoren de beste keuze maken, die bij u past.

Wij van payrollsite.nl hebben dit reeds al voor u in onze payroll tarieven gedaan!

11. Koppeling uren systemen en payroll factor

Kosten besparingen door automatisering is met de komst van internet steeds belangrijker bij payrollbedrijven geworden. Waar vroeger ondernemers of werkgevers nog wekelijks, 4 wekelijks of maandelijks telefonisch of met een fax de gewerkte uren van hun payroll werknemers doorgaven. En deze bij het payrollbedrijf dan vervolgens handmatig werden ingevoerd. Gebeurt dit nu vaak in een afgeschermde internet omgeving.

Echter u moet nog steeds vaak bij payroll zelf de uren vanuit uw systeem in het systeem van een payrollbedrijf handmatig ingeven en accorderen. De vraag die u daarom hieromtrent altijd moet stellen: “Wat zijn de payroll factoren, als u een uren registratie, klok, kassa of ander soort urenverwerking systeem aan het systeem van het payrollbedrijf kan worden gekoppeld?”

Vaak zien wij dat een goed en professioneel payrollbedrijf dan lagere payroll factoren, i.v.m. minder werkzaamheden en kans op fouten, naar u hanteert. Wij van payrollsite.nl hebben dit punt al in onze payroll tarieven uit onderhandeld. U heeft daardoor altijd automatisch de scherpste payroll factoren bij ons!

12. Scholingsregeling bij payroll factor

Als laatste heeft een payroll werknemer vanuit de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) per 1 januari 2020 ook recht op de scholingsregelingen uit uw CAO bij payroll.

DOORZAAM en payroll

In de payroll branche werd voor de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) 1,02% van de bruto loonsom door payrollbedrijven aan de Stichting DOORZAAM afgedragen. Met behulp van deze tegoeden konden payroll werknemers een opleiding volgen. Echter met de komst van de WAB geldt de reservering voor deze scholingsregeling nu alleen nog bij uitzenden.

Dit houdt dus in dat u naast de (online) opleidingen en cursussen die het payrollbedrijf, gratis of bijv. via de NTI aan uw werknemers (b.v. BHV, Microsoft Office, adviserend verkopen of social media) bij payroll aanbiedt. Ook naar het standpunt van een payrollbedrijf voor wat betreft de eventuele scholingsregelingen vanuit uw CAO informeert.

U ziet dat u uw secundaire arbeidsvoorwaardenpakket (van pensioen, collectiviteit regeling v.w.b. verzekeringen tot speciale incentives) voor uw werknemers bij payroll tegen een vaste payroll factor in 1 klap gratis als werkgever direct goed kunt regelen!

Om niet voor verrassingen komen te staan en te controleren wat u uiteindelijk bij payroll koopt. Adviseren wij u wel altijd om onze payroll tarief checklist te doorlopen.

Payroll factor en een goedkoop payrollbedrijf

Kortom, zoals u ziet en heeft kunnen lezen. Is het altijd zeer belangrijk om bij een payroll factor of tarief in uw payroll offerte goed naar bovenstaande punten te kijken. Een payroll factor bij een zogenaamd “goedkoop” payrollbedrijf onder de 1,5 voor vaste werknemers is dus niet realistisch! De directe en indirecte personeelskosten (payroll kosten) voor een werkgever en payrollbedrijf in Nederland zijn al hoger.

Dit zou dan betekenen, dat het payrollbedrijf op ieder uur verlies gaat draaien. Wat dus niet echt logisch is! Of dat het payrollbedrijf reserveringen en kosten in de aangeboden payroll factor heeft weggelaten. Dit laatste, zoals u nu weet, is dus dan eerder het geval!

Meer payroll informatie

Om niet alle payrollbedrijven, incl. alle (neven-) vestigingen in Nederland (circa 3.000), individueel naar hun payroll factoren te informeren. Kent payrollsite.nl de meest voornaamste en betrouwbaarste NEN 4400 gecertificeerde payrollbedrijven in Nederland. Zo kunnen wij er voorzorgen dat u een payroll offerte in uw branche en plaats van ons ontvangt.

Vraagt u daarom nu bij ons een adviesgesprek of payroll offerte met een payroll factor op maat aan!

Payrollbedrijven in Nederland

Onderstaande payrollbedrijven kunnen u net als ons ook alles over een payroll factor vertellen. Zij hebben niet voor niets gezamenlijk enkele 10.000en werknemers bij diverse bedrijven in verschillende branches in Nederland op de payroll staan.

Payrollbedrijven

Abflexkracht payroll B.V., Adecco Payroll en HR BV, BC Group Payroll BV, Com.pas, Connexie Payroll, Devocare Payroll B.V., Driessen Payroll en HR, FlexExpert Payroll B.V. Fortium Payroll en HRM B.V., Get Payroll BV, GJ Pay-Roll BV, Zebra HRM en Payroll B.V. Holland Payroll en HRM B.V. Koers Oost Payroll B.V., Kolibrie Payroll BV, Lean Payroll Service B.V., Level One Payroll en HRM BV, People Payroll en HRM 2.0, Manpower Payroll Solutions, Nedflex Payroll, Next Payroll B.V., One Payroll BV, So Toff Payroll HRM en Payroll BV, Pay to Payroll, Pay for People Payroll B.V. Pay for People Payroll BV, Payroll Nederland, Payper Payroll, Payroll Professionals B.V. Payroll Select BV, Persoonality Payroll BV, Please Payroll B.V., Pro Payroll, P-services Payroll, Randstad Payroll Solutions, Renew Payroll B.V. Repay Payroll HRM B.V. Select Payroll, Servorg Payroll BV, Smart Payroll Services BV, Tempo-Team Payroll Services, Tentoo Payroll B.V., WePayPeople Payroll, Wijco Payroll BV.

Payroll Informatie

Laatste payroll nieuws